Kadonneen dokumentin jäljillä : Suomea koskevien keskiaikaisten asiakirjojen paikantaminen - Kivistö, Terhi (My University, 2018)
Tutkielmani aihe on keskiaikaisten asiakirjojen paikantaminen. Tutkimukseni käsittelee Finlands Medeltidsurkunder -lähdejulkaisusarjassa julkaistuja Suomea koskevia keskiaikaisia dokumentteja ja niiden tämänhetkisten sijaintitietojen selvittämistä. Diplomatarium Fennicum -tietokannan hankkeella oli vaikeuksia paikantaa alkuperäisiä asiakirjoja, joiden pohjalta Reinhold Hausen teki FMU-lähdejulkaisusarjan vuosina 1915—1935. Hankkeelta saamani 69 vaikean tapauksen listan perusteella tutkin löytymättömyyden syitä. Paikantamatta oli asiakirjoja sekä kotimaasta että ulkomailta. Asiakirjat olivat lähdejulkaisun valmistumisen aikaan sijainneet niin yksityisissä arkistoissa ja kokoelmissa kuin julkisissa arkistoissa, museoissa ja kirjastoissa. Ei ollut mahdollista selvittää kaikkia asiakirjoja, joten pyrin esimerkkien avulla tutkimaan mahdollisimman monien eri tyyppisten arkistojen paikantamattomia asiakirjoja. Tutkin Hausenin lähdejulkaisun tietoja asiakirjan sijaintipaikasta ja toisaalta viittauksia aikaisempiin lähdejulkaisuihin. Pyrin selvittämään arkiston nykyisen sijainnin ja ottamaan yhteyttä kyseiseen arkistoon sekä analysoin paikantamisen ongelmien syitä. Keskeisimmiksi syiksi osoittautuivat Hausenin epämääräiset viittaukset asiakirjan sijainnista sekä alkuperäisten dokumenttien sijasta vanhempiin lähdejulkaisuihin tehdyt viittaukset. Lähdejulkaisun ilmestymisen jälkeen useita asiakirjoja on siirretty yksityiskokoelmista julkisiin arkistoihin ja siirtoja on tehty myös eri arkistojen ja muistiorganisaatioiden välillä. Arkistojen nimien muutokset ovat myös vaikeuttaneet paikantamista. Tutkimukseni perusteella tietokannan rakentuminen vanhemmalle lähdejulkaisulle ja erityisesti lähdejulkaisusta kopioidut vanhentuneet sijaintitiedot johtavat virheiden kopioitumiseen. DF-hankkeen alkuperäisten asiakirjojen tarkan arkistosijainnin ilmoittaminen ja asiakirjan kuvaaminen parantaa huomattavasti tietokannan käytettävyyttä ja luotettavuutta. Tutkimus osoitti, että myös ulkomaisissa tietokannoissa ja arkistoissa on samanlaisia vanhempiin lähdejulkaisuihin, arkistosiirtoihin ja yksityisarkistojen kokoelmiin liittyviä ongelmia.
Keywords: keskiaika, arkistot, arkistointi, asiakirja, lähdejulkaisut, löytyvyys, tietokannat, valta