Lean Six Sigma menetelmän arviointi ja soveltuvuus digitaalisten prosessien optimoinnissa vakuutusyhtiön kontekstissa - Voutilainen, Lassi (My University, 2024)
Digitaalisten prosessien optimointi on keskeistä nykypäivän organisaatioille. Nopea teknologinen kehitys ja digitaalinen transformaatio vaativat yrityksiltä jatkuvaa prosessien arviointia ja kehittämistä, jotta ne voivat pysyä kilpailukykyisinä ja vastata asiakkaiden odotuksiin. Lean Six Sigma menetelmä tarjoaa yhdistelmän työkaluja prosessien hukan minimointiin ja laadun parantamiseen, mikä on erityisen tärkeää palvelusektoreilla, kuten vakuutusalalla. Tässä pro gradu tutkielmassa perehdytään siihen, miten Lean Six Sigma menetelmää voidaan soveltaa digitaalisten prosessien optimoinnissa vakuutusyhtiön kontekstissa. Työ toteutettiin toimeksiantona erään vakuutusyhtiön tukiyksikölle tapaustutkimuksena, jossa havainnoitiin, mitattiin ja analysoitiin yksikön digitaalisia pääprosesseja. Työn tavoitteena oli selvittää yksikön pääprosessien toimintatavat ja tunnistaa niistä potentiaaliset hukat ja prosessivirheet. Tutkimustulosten avulla organisaatio voi parantaa yksikön toimintatehokkuutta samanaikaisesti lisäten myös asiakastyytyväisyyttä. Tutkielmassa yhdistetään Leanin hukan minimointiin keskittyvät periaatteet ja Six Sigman laadunhallintamenetelmä, tavoitteena selvittää, miten nämä menetelmät voivat auttaa tunnistamaan ja poistamaan hukkatyötä ja parantamaan prosesseja vakuutusyhtiön digitaalisessa ympäristössä. Tutkielman tulokset esitetään järjestelmällisesti DMAICviitekehyksen avulla, joka koostuu prosessien määrittelystä, analysoinnista, kehitysehdotuksien laatimisesta sekä valvontaehdotuksien implementoinnista. Määrittelyssä asetetaan projektille tavoitteet, analysoinnissa tunnistetaan prosessien pullonkaulat, kehitysehdotuksissa luodaan ratkaisuja tunnistettuihin ongelmiin ja valvontaehdotuksien tarkoituksena on varmistaa, että tehtyjä parannuksia ylläpidetään ja niiden tehokkuutta seurataan jatkuvasti. Tutkimuksen tuloksina tunnistettiin ja analysoitiin kymmenen pääprosessia vakuutusyhtiön yksikössä. Näistä havaittiin yhteensä kymmenen hukkatyötä. Prosesseissa erityisesti korostuivat tarpeettomat työvaiheet, odotusajat ja hyväksyntäviiveet. Mittaustyönä tarkasteltiin neljän pääprosessin läpimenoaikoja asiantuntijakohtaisesti. Mittausvaihe paljasti prosessivirheitä, jotka hidastivat prosessien läpivientiä ja lisäsivät työkuormaa. Parhaina käytäntöinä tunnistettiin erilaiset sisäiset työkalut ja valmiit tekstisyötteet. Parannus- ja valvontaehdotukset keskittyivät prosessien tehokkuuden parantamiseen ja hukkatyön vähentämiseen. Tutkimuksen johtopäätöksinä todetaan, että Lean Six Sigma tarjoaa hyödyllisiä työkaluja digitaalisten prosessien tehostamiseen vakuutusyhtiön kontekstissa, edistäen samalla asiakastyytyväisyyttä ja organisaation tehokkuutta. Menetelmien hyödyntämisessä on myös haasteita, joita ovat esimerkiksi sen jäykkyys ja byrokraattisuus. Tutkielmassa painotetaan, että näiden haasteiden taklaaminen vaatii menetelmän joustavaa soveltamista ja organisaation sitoutumista jatkuvaan parantamiseen. Tulokset auttavat parantamaan käsitystä siitä, miten teoria ja käytännön sovellukset voivat yhdessä kehittää toimialakohtaisia prosesseja rahoitus- ja vakuutussalalla.
Keywords: Lean Six Sigma, digitaalinen prosessi, DMAIC-menetelmä