Peppol-hankintasanomien käyttöönottoa edistävät ja estävät tekijät Suomen kuudessa suurimmassa kunnassa - Tarvonen, Patrik (My University, 2023)
Tämän tutkielman aiheena on Peppol-hankintasanomien käyttöönottoa edistävät ja estävät tekijät Suomen kuudessa suurimmassa kunnassa. Hankintasanomat ovat tilaus- ja toimitusprosesseissa käytettäviä rakenteellisessa ja koneellisesti käsiteltävässä muodossa olevia sanomia. Ne ovat organisaatioiden välisen tiedonsiirron välineitä, joita käytetään tuoteluetteloiden, tilauksien, tilausvahvistuksien ja toimituksien välittämiseen. Peppol (Pan-European Public Procurement Online, nykyään Peppol ilman yhteyttä julkisiin hankintoihin) on vuorostaan joukko teknisiä määritelmiä, joita voidaan käyttää sähköisessä hankinnassa ja liiketoimintatietoa välitettäessä. Hankintasanomien käyttöönotto on yksi Yrityksen Digitalous -hankkeen keskeisistä tavoitteista, ja Peppol-muotoiset tilaus- ja tilausvahvistussanomat on määrä ottaa käyttöön valtion hankintatoimessa 1.4.2024 alkaen. Tutkielman aiheen tutkiminen nähtiin tärkeäksi ensinnäkin sen takia, että käyttöönoton toivotaan laajentuvan kuntiin. Toiseksi aihetta ei ole vielä tutkittu, minkä takia tutkimukselle on suurta tarvetta. Suomen kuusi suurinta kuntaa valittiin tutkimuksen kohteeksi muun muassa sen takia, että ne ovat todennäköisesti ensimmäisiä kuntia, joihin mahdollinen käyttöönotto laajenee. Tällä hetkellä Peppol-hankintasanomien käyttöönotto on vapaaehtoista, mutta tämä tilanne voi muuttua muiden Pohjoismaiden tapaan, ainakin julkishallinnossa. Peppol-hankintasanomien käyttöä voidaan velvoittaa lailla, mutta tämä ei yksinään varmista onnistunutta käyttöönottoa. Tämän takia on tärkeä selvittää edistäviä ja estäviä tekijöitä näissä kunnissa, minkä lisäksi muun muassa kartoitettiin niiden valmiutta ja päätöksentekoa. Nämä teemat laadittiin teorialähtöisesti aiemman tutkimuksen perusteella. Tutkimuksen teoriataustana toimi organisaatioiden välinen tiedonsiirtoon liittyvä kirjallisuus, ja sen teoreettisena viitekehyksenä oli innovaatioiden diffuusioteoria. Tutkimus toteutettiin laadullisena haastattelututkimuksena, johon osallistui 22 asiantuntijaa. Suurin osa haastatteluista toteutettiin fokusryhmähaastatteluina, ja niitä järjestettiin kahdeksan kappaletta. Haastatteluissa esitetyt kysymykset liittyivät kolmeen eri teemaan, jotka ovat kuntien valmius, käyttöönottoa edistävät ja estävät tekijät sekä kuntien päätöksenteko. Tämän lisäksi haastatteluiden lopussa täytettyyn lyhyt kyselylomake liittyen Peppol-hankintasanomien käytön vaikutuksiin. Tutkimuksen perusteella kunnat lähestyvät Peppol-hankintasanomien käyttöönottoa hyvin käytännönläheisesti, ja ne painottavat sen suhteellista etua ja yhteensopivuutta. Lisäksi sen perusteella innovaation soveltuvuus riippuu innovaation koettujen ominaisuuksien lisäksi käyttöönoton koetuista ominaisuuksista. Kuntien valmius Peppol-hankintasanomien on teknisestä näkökulmasta riittävä, mutta niiden operatiivinen valmius ei välttämättä ole riittävä. Huolta herättivät etenkin käyttöönoton kustannukset ja toimittajien valmius. Tutkimuksessa nousi esille se, että käyttöönotosta ja sen toteutuksesta on hyvin erilaisia näkemyksiä. Lisäksi tietämys Peppol-hankintasanomista oli pitkälti vähäistä. Tämän tilanteen tutkielmassa annetut suositukset käytännön toiminnalle liittyivät Peppol-hankintasanomien käyttöönoton suhteelliseen etuun ja yhteensopivuuteen sekä Peppol-hankintasanomien käyttöönottoon liittyvään epävarmuuteen.
Keywords: Peppol-hankintasanomat, organisaatioiden välinen tiedonsiirto, EDI, hankinnasta maksuun -prosessi, kuntien digitalisaatio, innovaatioiden diffuusio, innovaation käyttöönotto