Hiljaisen tiedon hallinta ja johdon ohjausjärjestelmät

Abstract

Hiljainen tieto on kokemusperäistä, henkilökohtaista tietoa, jota on vaikea pukea sanoiksi. Sen nähdään muodostavan uusiutuvan ja kestävän pohjan organisaation toiminnalle, suojaavan yrityksen kilpailuetua sekä erottelevan kilpailijat toisistaan ollen siten organisaation strategisesti merkittävin resurssi. Jo taloudellisen merkityksensä vuoksi hiljainen tieto on asia, jota johtajien tulee hallita. Johtuen sen ihmissidonnaisuudesta sitä myös ohjataan jatkuvasti, joko tiedostetusti tai tiedostamatta. Näissä kummassakin tapauksessa merkittävässä asemassa ovat johdon ohjausjärjestelmät, jotka tarkoituksensa mukaisesti ohjaavat toimintoja, resursseja ja työntekijöitä siten, että yrityksen strategia toteutuu. Johdon ohjausjärjestelmien tulee kuitenkin hoitaa samanaikaisesti useita tehtäviä ja tasapainottaa erilaisia jännitteitä. Tällainen jännite koskee esimerkiksi innovoinnin kautta tapahtuvaa kasvua samalla, kun pyritään varmistamaan riittävät kontrollit sekä ennalta määriteltyjen tulostavoitteiden toteutuminen. Innovaatioprosessissa hiljainen tieto on myös oleellisessa osassa, joten sen varmistaminen, että hiljaista tietoa voidaan riittävästi hyödyntää samalla kuitenkaan vaarantamatta yrityksen strategiaa, on tärkeää.

Tämän tutkielman tarkoituksena on tutkia ja kuvailla, miten johdon ohjausjärjestelmiä käytetään hallitsemaan hiljaista tietoa formaalin johtamiskulttuurin kontekstissa. Samalla analysoidaan tarkemmin eri ohjausjärjestelmien roolia toisiinsa verrattuna tutkittavassa ilmiössä. Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena suomalaisessa autokauppatoimialan yrityksessä, joka on viime aikoina käynyt läpi useita, hiljaista tietoa mahdollisesti vaarantavia toimintaympäristön muutoksia. Metodit, joita tutkimuksessa hyödynnettiin, koostuivat puolistrukturoiduista ja analyyttisistä haastatteluista, havainnoinnista sekä kohdeyrityksen sähköisistä ja kirjallisista materiaaleista.

Tutkielman avulla luotiin kuva johdon ohjausjärjestelmien vaikutuksista hiljaisen tiedon hallintaan sekä tarkempi analyysi eri ohjausjärjestelmien rooleista. Tämä toteutettiin muodostamalla ensin aiempia tutkimuksia hyödyntäen teoreettisista johtopäätöksistä koostettu viitekehys, jota tutkittiin tarkemmin tutkimuksen kohdeyrityksessä. Formaalien johdon ohjausjärjestelmien todettiin mahdollistavan hiljaisen tiedon hallintaa, ja merkittävimmin tätä tehtävää toteuttivat uskomusjärjestelmät. Sen sijaan rajoitejärjestelmät, huolimatta niiden osittaisesta mahdollistavasta vaikutuksesta, olivat hiljaisen tiedon hallinnan kannalta eniten estäviä tai rajoittavia. Teoreettisiin johtopäätöksiin verrattuna havaittiin muutamia poikkeamia ja selvitettiin yhteyksien vahvuuksia. Yleisesti ottaen kuitenkin johdon ohjausjärjestelmien vaikutus oli pitkälti sellainen, mitä teorian pohjalta annettiin olettaa.