Henkilöstön osallistaminen strategisen tietojärjestelmämuutoksen implementoinnissa : Case Ab Yritys Oy

Abstract

Toiminnanohjausjärjestelmät ovat moderneissa organisaatioissa toimialasta riippumatta keskeisimpiä työkaluja, mutta kuitenkin niiden käyttöönotossa usein epäonnistutaan, eivätkä järjestelmät saavuta niille asetettuja tavoitteita. Lisäksi toiminnanohjausjärjestelmien laajuuden takia muutos on hyvin strateginen, jonka takia järjestelmän implementointi tarvitsee myös organisaation johdon ohjausta. Järjestelmää ei kuitenkaan voida ottaa käyttöön pelkästään johdon näkemysten pohjalta, vaan myös henkilöstöä tarvitsee kuunnella, jotta heidän asiantuntemustaan voidaan hyödyntää ja saada sitoutettua heidät paremmin muutosprosessiin. Nämä taustat huomioiden tässä tutkimuksessa haluttiin selvittää, miten henkilöstö on osallistettu mukaan strategisen tietojärjestelmämuutoksen implementointiin tutkimuksen kohdeyrityksessä. Teoreettisena viitekehyksenä sovellettiin strategian implementoinnin teoriaa, jossa esiteltiin erilaisia implementointityylejä jaoteltuna henkilöstön osallistamisen laajuuden mukaan.

Tutkimus toteutettiin laadullisena tapaustutkimuksena haastattelemalla puolistrukturoiduin teemahaastatteluin kohdeyrityksessä seitsemää eri osaston työntekijää, jonka lisäksi hyödynnettiin kohdeorganisaation julkaisemia, järjestelmämuutokselle omistettuja ERP-News -tiedotuslehtiä ja erästä johdon tilannekatsausta. Aineiston analyysin pohjalta selvisi, että kohdeyrityksessä henkilöstöä oli osallistettu laajasti mukaan ympäri organisaatiota, mutta heillä ei kuitenkaan aina ollut paljoa vaikutusvaltaa. Henkilöstö oli osallistettu mukaan heidän substanssiosaamisensa takia, koska monet olivat lähinnä syöttämässä järjestelmään taustatietoja ja määrityksiä. Osa henkilöstöstä pääsi järjestämään käyttäjäkoulutuksia, mutta eniten valtaa oli niillä työntekijöillä, jotka olivat mukana valitsemassa järjestelmää.

Kohdeyrityksen tapauksessa valittiin järjestelmä, jota ei muokattu organisaation tarpeisiin. Tämä rajoitti henkilöstön vaikutusvaltaa, koska järjestelmään ei voinut tehdä juurikaan muutoksia. Osallistaminen voi kuitenkin saada henkilöstön sitoutumaan järjestelmään paremmin, koska he kokevat antaneensa oman kontribuutionsa sille ja tuntevat sen enemmän omakseen. Erityisesti esimiesten osallistaminen voi olla keskeistä, koska monelle työntekijälle oma lähiesimies on tärkein tietolähde, minkä takia esimiesten täytyy olla motivoituneita ja tietää muutoksen ajankohtaisista asioista. Osallistamista tulee tarkastella tapauskohtaisesti ja organisaation johdon pitää löytää tasapaino strategisesti hyvän järjestelmän ja henkilöstön kuuntelemisen ja osallistamisen välillä.