Reducing medical waste in upstream logistics process in hospital pharmacy - a case study

Abstract

Information systems in medical institutions have been a highly discussed topic in Finland for the past 30 years. Some studies suggest that IT adaptation in health sector at an international level drags 10 to 15 years behind other industries. The main concerns regarding old legacy systems seem to revolve around the costs which these old systems create. It has been reported that on national level in Finland, the medical waste has become a problem. There has not been much current research done on the procurement processes in hospitals and information systems involved. Furthermore, pharmaceutical industry and hospital pharmacies in Finland have unique characteristics, which limits the research even more. The goal of this study is to better understand the procurement processes of medical supplies and medicines in university hospitals and to find out whether there are common patterns and procedures, which contribute towards generation of medical waste. This study also aims to determine best practices in processes and information systems relying on the literature reviewed. Additionally, future possibilities to enhance the current integrations in hospital procurement processes and information systems are explored.

The research was performed by first creating a good understanding of different supply chain models in hospitals relying on literature reviewed. Afterwards, a research framework was developed based on the literature. A single-case study methodology was employed as a research strategy and Turku University hospital was chosen as case subject. Pharmacists with differing job descriptions working in the hospital pharmacy were interviewed using half-structured theme interviews. Last, the results of the interviews were combined, analyzed and conclusions were made based on the analysis.

The study shows that a collaborative vendor managed inventory (VMI) arrangement could be employed to battle against medical waste in upstream logistics process in university hospitals. It seems that unique characteristics of Finnish pharmaceutical landscape can be both beneficial and disadvantageous towards collaborative VMI arrangements. Albeit mandatory reserve supply will lead to inevitable medical waste, single-channel system can be seen as a good fit for collaborations. Information systems and integrations between supply chain partners play key roles in the upstream logistics processes.

Tiivistelmä

Tietojärjestelmät sairaaloissa ovat olleet laajalti keskusteltu puheenaihe Suomessa viimeisen kolmenkymmenen vuoden aikana. Joidenkin tutkimusten mukaan informaatioteknologian (IT) käyttöönotto terveydenhuollon organisaatioissa laahaa kymmenestä viiteentoista vuotta muita aloja perässä kansainvälisellä tasolla. Suurimmat vanhoihin järjestelmiin kohdistuvat huolenaiheet liittyvät niiden tuottamiin ylimääräisiin kustannuksiin. On raportoitu, että kansallisella tasolla Suomessa lääkehävikistä on muodostunut ongelma. Sairaaloiden hankintaprosesseihin ja niissä käytettyihin IT-järjestelmiin ei ole kohdistunut paljoa nykytutkimusta. Lisäksi, sairaala-apteekeilla sekä lääkealalla Suomessa on uniikkeja ominaisuuksia, joka rajoittaa tutkimusta entisestään. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on ymmärtää paremmin lääketarvikkeiden ja lääkkeiden hankintaprosessia yliopistollisissa keskussairaaloissa. Tutkimus pyrkii myös selvittämään, onko olemassa yleisiä malleja ja toimintatapoja, jotka ovat kytköksissä lääkehävikin muodostumiseen. Tutkimuksen tavoitteena on myös määritellä prosesseihin ja tietojärjestelmiin liittyviä parhaita käytäntöjä nojaten käsiteltyyn tutkimustietoon. Lisäksi, tutkimuksessa etsitään mahdollisia parannuskohteita nykyisistä integraatioista sairaalan hankintaprosesseissa ja tietojärjestelmissä.

Tutkimus suoritettiin luomalla ensin kattava ymmärrys erilaisista toimitusketjujen muodoista sairaalaympäristössä käsittelemällä aiheeseen liittyvää tutkimuskirjallisuutta. Tämän jälkeen luotiin tutkimuksen rakenne nojautuen käsiteltyyn tutkimuskirjallisuuteen. Yksittäinen case-tutkimus valittiin tutkimusmenetelmäksi ja Turun yliopistollinen keskussairaala valittiin tutkimuksen kohteeksi. Sairaala-apteekissa eri tehtävissä työskenteleviä farmaseutteja haastateltiin hyödyntäen puolistrukturoitua teemahaastattelua. Lopulta haastattelujen tulokset yhdisteltiin ja analysoitiin, ja näiden perusteella luotiin johtopäätökset.

Tutkimus osoittaa, että yhteistoiminnallista toimittajan hallinnoimaa varastointia (collaborative vendor managed inventory) voitaisiin hyödyntää taistelussa lääkehävikkiä vastaan yliopistollisen keskussairaalan logistiikkaketjun ylävirrassa. Näyttää siltä, että Suomen lääkealan uniikit ominaisuudet voivat olla sekä hyödyksi että haitaksi yhteistoiminnallisen toimittajan hallinnoiman varastoinnin käyttämisessä. Vaikka lääkkeiden velvoitevarasto tuottaakin vääjäämättä lääkehävikkiä, Suomen yksinkanavajärjestelmän voidaan tulkita olevan sopiva yhteistoiminnalle. Tietojärjestelmät ja integraatiot ovat tärkeitä kokonaisuuden kannalta.

Asiasanat: Yhteistoiminnallinen toimittajan hallinnoima varastointi, lääkehävikki, integraatiot