Sähköinen taloushallinto tilitoimistoasiakkaiden näkökulmasta

Abstract

Sähköinen taloushallinto on ollut yritysten ulottuvilla jo parikymmentä vuotta, mutta sähköistyminen on edennyt odotettua hitaammin erityisesti pienissä yrityksissä. Monen pien- ja mikroyrityksen kirjanpito hoidetaan edelleen perinteisesti paperitositteilla. Kirjoituksissa ja julkisessa keskustelussa painotetaan tavallisesti sähköisen taloushallinnon hyötyjä heikkouksien ja haasteiden sijaan. Taloushallinnon automatisoinnin hidas eteneminen osoittanee kuitenkin, että siihen liittyy myös epäilyksiä tai muita sähköistymistä haittaavia tekijöitä. Pienimmille yrityksille automaation tuomat edut eivät myöskään ole niin ilmeisiä kuin suuremmille yrityksille. Tämän tutkielman tavoitteena oli selvittää, miten sähköinen taloushallinto vastaa tilitoimistoasiakkaiden tarpeisiin. Tutkimus toteutettiin toiminta-analyyttisena tapaustutkimuksena. Teoreettisessa viitekehyksessä tarkastellaan taloushallinnon roolia pienessä yrityksessä sekä sähköisen taloushallinnon hyötyjä, kustannuksia ja haasteita. Empiirinen aineisto kerättiin haastattelemalla kahta tilitoimistoyrittäjää ja kolmea pien- tai mikroyrittäjää, jotka ovat ulkoistaneet taloushallintonsa. Haastateltavat pitivät sähköisen taloushallinnon hyötyjä kiistattomina. Taloushallintoprosessin tehostuminen oli tuonut yrittäjille ajansäästöä ja helpottanut heidän työsarkaansa. Keskeisiksi hyödyiksi koettiin lisäksi joustavuuden lisääntyminen sekä kirjanpitoinformaation ajantasaisuuden ja sisäisen laskennan mahdollisuuksien paraneminen. Tilitoimistoyrittäjien mukaan sähköinen taloushallinto ei pääsääntöisesti tuo pienille yrityksille kustannussäästöjä, vaan kustannukset vastaavat usein perinteisen taloushallinnon kustannuksia. Pienimpien yritysten kohdalla myös kustannusten nousua pidetään mahdollisena. Yrittäjän oman ajan säästyminen voi toisaalta tasoittaa kustannusten nousua. Sähköisen taloushallinnon heikkoudeksi mainittiin riippuvuuden lisääntyminen niin yhteyksistä ja sähköstä kuin ohjelmistotoimittajastakin. Heikkouksia enemmän haastatteluissa korostuivat kuitenkin käyttöönottovaiheeseen ja opetteluun liittyvät haasteet. Tutkielman perusteella sähköinen taloushallinto vastaa erityisesti joustavuutta, ajankäytön tehostamista ja ajantasaista informaatiota koskeviin tarpeisiin. On kuitenkin huomioitava, että yritysten tarpeet ja yrittäjien mieltymykset ovat erilaisia. Sähköistämishalukkuutta voivat vähentää aikaavievä opetteluvaihe ja mahdollinen taloushallintokustannusten nousu. Toisaalta sähköinen taloushallinto voi välillisesti edistää esimerkiksi liiketaloudellisesti järkevää päätöksentekoa, millä voi olla suurikin positiivinen vaikutus yrityksen talouteen. Sähköiseen taloushallintoon siirtymisen voikin ajatella olevan osa laajempaa yritystoiminnan kehittämistä.