Tietojärjestelmävaihdokset pk-yrityksissä johdon näkökulmasta : Case suomalaiset autoliikkeet

Abstract

Erilaisten tietojärjestelmien käyttö yritysten toiminnassa on arkipäiväistynyt teknologian kehityksen myötä. Yritysten käytössä olevat niiden toimintaan soveltuvat ja nykyaikaiset tietojärjestelmät saattavat olla elinehto yrityksen toiminnalle ja kilpailukyvylle, erityisesti suomalaisessa hyvin digitalisoituneessa valtiossa. Talouden ja työllisyyden puolesta tärkeiden pk-yritysten tietojärjestelmäprojekteilla ei kuitenkaan ole käytettävissään yhtä paljon resursseja kuin suuryritysten projekteilla, minkä vuoksi niiden projektit saattavat epäonnistua herkemmin. Pk-yritysten järjestelmäprojekteille suunnitellun vaihemallin hyödyntäminen projektin aikana voikin edistää vaihdoksen onnistumista ohjaamalla johdon huomion tärkeimpiin vaiheisiin. Tutkielman teoriaosiossa järjestelmävaihdoksia käsitellään jakamalla ne kolmeen päävaiheeseen. Tämä helpottaa järjestelmävaihdoksen onnistumisen edellytyksiin perehtymistä, sillä vaihemallin avulla voidaan tarkastella pk-yritysten järjestelmävaihdoksia yksityiskohtaisemmin. Tutkielmassa luodaan myös katsaus järjestelmävaihdoksen yhteydessä tapahtuvaan muutosjohtamiseen, projektinhallintaan ja projektin aikana esiintyvään muutosvastarintaan pk-yritysten kontekstissa. Tutkielma toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena, jonka aineisto kerättiin kolmessa pk-yrityksessä haastattelemalla johtoon kuuluvia henkilöitä. Kaikkien tapausyritysten pääasiallisia toimialoja ovat autokauppa ja autojen huoltopalveluiden tarjoaminen. Tutkielman aineisto jaettiin teoriaosiossa käsitellyn tietojärjestelmävaihdosten kolmiosaisen mallin avulla kullekin vaiheelle ja edelleen niiden alavaiheille, jolloin vaiheiden etenemistä pystyttiin tarkastelemaan yksityiskohtaisesti. Tutkielman aineiston analyysin avulla tietojärjestelmävaihdosten kolmivaiheista mallia muokattiin soveltuvammaksi pk-yritysten tarpeisiin. Analyysin perusteella pääteltiin, että pk-yritysten järjestelmävaihdokset ovat suuryritysten tietojärjestelmäprojektien lailla kolmivaiheisia, mutta yksinkertaisempia, sillä päävaiheissa on vähemmän ja yksinkertaisempia alavaiheita kuin suurempien yritysten järjestelmävaihdoksissa. Lisäksi yksi huomattava tutkimustulos oli, etteivät pk-yritykset välttämättä käytä järjestelmävaihdoksensa apuna ulkoisia konsultteja. Tutkielman tuloksia voidaan hyödyntää pk-yritysten tietojärjestelmävaihdoksissa eri vaiheiden tukena, jolloin projekti onnistuu todennäköisemmin.