Implementing change project idea portfolio : Case Project Portfolio Management practices in LocalTapiola

Abstract

As business becomes increasingly project-oriented, the ability of companies to manage their change project portfolios is emphasized. At the same time, companies are struggling with ever-increasing external demands. Moreover, companies are unable to implement the amount of internal ideation they want, as resources flow to maintain business continuity. Therefore, companies must be agile in their operations in order for them to operate as efficiently as possible when managing the agile and complex change project portfolios. This thesis seeks to answer the following research question: how to develop LocalTapiola’s project portfolio management (PPM) process, with a focus on the agile early-stage process. Moreover, to get an answer to the research question this thesis must find the answers to the following operational objectives: how is the PPM process currently arranged in LocalTapiola?, how can LocalTapiola develop its PPM process to be more agile, and which challenges LocalTapiola is facing in its PPM process.

This thesis is a qualitative case study based on an action research. The PPM literature has extensively studied the processes of change project implementation for many decades. However, the early-stage process of PPM has been left without deeper research attention. To fill this research gap this thesis forms a comprehensive picture of the PPM process based on the previous literature and by interviewing ten people from the case company at different hierarchical levels around the PPM process. This enables comparing the process identified from the case company case with literature. Besides, this thesis explores how the company's PPM process could be applied in a more agile way.

This thesis identified five elements to be considered in the early-stage of the PPM process. These are project evaluation, preparation, strategical focus, dependency management, and transparency. In addition to these aspects, this research found five crucial elements that a company should consider when forming a more agile PPM process. These are continuous process evaluation, stable teams, flexible budgeting, involving decision making, and strategy-based decisions. Finally, this thesis suggests adding pre-screening and utilizing phases to the case company's current PPM process. It is also proposed that the Business Change Management (BCM) -team used in the case company could be more widely deployed to help to utilize business benefits.

Yritystoiminnan muuttuessa yhä enemmän projektiluontoiseksi korostuu yritysten kyky hallita omia projektisalkkujaan. Samalla nykypäivänä yritykset joutuvat kamppailemaan alati lisääntyvien ulkoisten vaatimusten kanssa ja täten eivät pysty toteuttamaan haluamaansa määrää yrityksen sisäistä ideointia resurssien kohdistuessa toiminnan jatkuvuuden ylläpitämiseen. Yritysten olisikin tärkeä ketteröittää omaa toimintaansa, jotta ne pystyisivät toimimaan mahdollisimman tehokkaasti tässä kiristyvässä kilpailussa. Tässä tutkielmassa pyritään löytämään vastaus seuraavaan tutkimuskysymykseen: kuinka kehittää LähiTapiola muutos projektisalkunhallinnan prosessia keskittyen ketterään alkuvaiheen prosessiin. Vastauksen saamiseksi tutkimuksen on löydettävä vastaukset seuraaviin toiminnallisiin tavoitteisiin: miten projektisalkunhallinnan prosessi on tällä hetkellä järjestetty LähiTapiolassa, miten LähiTapiola voi kehittää projektisalkunhallinnan prosessiaan ketterämmäksi ja mitä haasteita LähiTapiola on kohdannut omassa projektisalkunhallinnan prosessissaan.

Tämä tutkimus on laadullinen tapaustutkimus, jossa käytetään toiminnan tutkimustyyppistä lähestymistapaa. Projektisalkkuhallinnan (PPM) kirjallisuudessa on tutkittu laajasti yritysten PPM:n ympärillä olevaa prosessia vuosikymmenien ajan, mutta PPM:n alkuvaiheen prosessia ei ole tutkittu perusteellisesti. Tämän tutkimusaukon täyttämiseksi tämä tutkimus on aluksi muodostanut kattavan kuvan PPM-prosessista aikaisemmista tutkimuksista. Tämän jälkeen tutkimuksen data on kerätty haastattelemalla 10 ihmistä, jotka toimivat eri hierarkkisilla tasoilla esimerkkiyrityksen PPM-prosessin ympärillä reflektoiden esimerkkiyrityksestä tunnistettua PPM-prosessia kirjallisuuteen. Lisäksi tutkimuksessa on selvitetty, kuinka yrityksen PPM-prosessista saataisiin vieläkin ketterämpi ja ehdotetaan mihin alkuvaiheen kohtiin yrityksen tulisi kiinnittää huomiota toteuttaessaan ketterämpää muutoshankkeiden idea portfoliota.

Tutkimuksessa löydettiin viisi seikkaa, jotka olisi hyvä ottaa huomioon PPM-prosessin aikaista vaihetta muodostaessa. Nämä ovat hankkeen arviointi, valmistelu, strateginen painopiste, riippuvuuden hallinta ja läpinäkyvyys. Näiden lisäksi tutkimuksessa löydettiin viisi seikkaa, jotka yrityksen tulisi ainakin ottaa huomioon muodostettaessa ketterämpää PPM-prosessia. Nämä ovat jatkuva prosessien arviointi, ydintiimit, joustava budjetointi, osallistava päätöksenteko ja strategiapohjaiset päätökset. Tutkimuksessa ehdotettiin myös esiseulonnan ja hyödyntämisen vaiheiden lisäämistä PPM-prosessiin. Lopuksi tutkimuksessa ehdotettiin, että tapaustutkimuksessa käytetty Business Change Management (BCM) -tiimi otettaisiin laajemmin käyttöön kehitysprojektien liiketoiminnallisten hyötyjen realisoimisen tukena.