B2B-ohjelmistojen käyttöönoton ohjaaminen hyödyntäen viihdepelien tutoriaaliratkaisuja

Abstract

Useat yrityksissä käytössä olevat hyötyohjelmistot ovat uusille käyttäjille monimutkaisia käyttää sekä opetella. Monet laajalla käytöllä olevat suuret järjestelmät eivät ohjaa uutta käyttäjää lähes lainkaan ohjelman käyttöönotossa. Sen sijaan käyttäjän odotetaan oppivan käyttö jotain muuta kautta, kuten ohjekirjaa lukemalla, osallistumalla koulutustilaisuuteen tai kurssiin, tai katsomalla esimerkiksi YouTube-videotutoriaaleja. Videopelit ovat kehittyneet suuresti viimeisten kahden vuosikymmenen aikana, ja käytännössä jokaisessa pelissä on nykyään sisäänrakennettuna jonkinlainen tutoriaaliratkaisu, joka opettaa uudelle käyttäjälle pelin mekaniikat ja kontrollit. Tutoriaalit eivät kuitenkaan ole vielä yleistyneet samoissa määrin monimutkaisemmissa tietokonejärjestelmissä, joissa ominaisuuksien opettaminen sisäänrakennetulla tutoriaalilla voisi tuoda suurta hyötyä niin ajallisesti kuin rahallisestikin. Tässä tutkielmassa käydään läpi erilaisia tutoriaaliratkaisuja ja niiden hyötyjä. Tutoriaalin voi toteuttaa monella tapaa, mutta parhaaksi todettu tutoriaali opettaa käyttäjää kontekstissa, eli silloin kun opetettavaa asiaa oikeasti tarvitaan. Irrelevanttien asioiden opettaminen lähinnä hämmentää käyttäjää, joka mahdollisesti myös unohtaa opetetun asian siihen mennessä, kuin opetettua asiaa tulisi hyödyntää. LOGE-keskustelujärjestelmän keskustelun luomisen käytettävyyttä testattiin hyödyntäen käytettävyystestaukseksi kutsuttua testausmenetelmää. Testauksessa suoritettiin yksi testi-iteraatio viidellä testikäyttäjällä käyttäen järjestelmän keskustelun luomiseen keskittyvää prototyyppiä. Tutkimuksen perusteella voidaan todeta, että pitämällä käytettävyyden ja käyttöönoton jo heti suunnitteluvaiheessa mielessä, voidaan näkymien tärkeimmät osiot opettaa ilman erillisiä ohjekirjoja. Käyttöönotossa on tärkeintä se, että itsestään selviltä tuntuvat asiat eivät välttämättä ole itsestäänselvyyksiä kaikille käyttäjille ja käyttäjätyypeille.

Many software solutions used in companies are complex for new users to start using and to start learning. Many widely used programs are not very good at aiding their users in the introduction process and will instead expect the users to research the software’s features themselves, for example, by reading the manual, participating in a training session or by watching tutorial videos on YouTube or similar video sharing websites. Video games have become hugely popular during the last two decades, and nowadays a tutorial of some kind can almost certainly be expected to be built into newly released games. The tutorial will teach new users the mechanics and the controls needed to play the game. On the other hand, these kinds of tutorials are not common in the complex programs used for work where users could really need some help for getting started. Teaching the features via a tutorial inside the programs could save both time and money. In this thesis, we look at different kinds of tutorial solutions and how they teach the users. A tutorial can be implemented in many ways but the best way to convey information seems to be teaching in context. When teaching in context the users are taught when the information is relevant, in other words, right before the user needs the knowledge. Teaching currently irrelevant features mainly confuses users who will likely also have forgotten the information when the information finally becomes relevant. For research we have used usability testing, which by its name is designed to test usability. We completed one usability testing iteration with five test users using a prototype created for testing the discussion creation process in a discussion application called LOGE. The research indicates that keeping usability and the introduction process in mind as early as in the design process of a new application helps the development of creating a product that does not require a separate manual. The most important thing in the introduction process is that the usability of self-evident features might not be self-evident for all end users.