Assessment of the procurement process in an R&D organization

Abstract

The business potential and value brought by procurement cannot be ignored by any organization, regardless of the industry. Along with the traditional goods and services required to run businesses, the increase in outsourcing activities shifts responsibility to the procurement department. Procurement must ensure the continuous flow of high-quality purchases to internal customers.

Procurement processes should support the organizational objectives. This requires the comprehension of the process itself. Breaking down the procurement process can support consistent operation because managers are aware of all procedures, steps, descriptions of roles, and responsibilities. In this research the procurement process of an organization was assessed, and its prevailing problem areas were identified.

This study was conducted as an assignment to a Finnish organization in the research and development industry. The objective was to assess the current process and identify key challenges in the current process environment. Data collection was conducted by interviews from the different roles in the procurement process, covering internal customers and buyers in various positions. Interviews allowed the realistic depiction of the procurement process.

The research model was proposed from the literature review, which covered procurement process, lean methods and value stream mapping. Value stream mapping was chosen for the assessment because its core is to reduce waste. The research model supported the realistic visualization of the procurement process and the identification of current waste. Problem areas were categorized under the seven types of waste, which allowed the detailed understanding of current issues.

The research findings indicate the current procurement process contains several types of waste. Waste was created by waiting, defects, unnecessary processing, transportation and unnecessary movement. There was no evidence of overproduction or excessive inventories. In conclusion, value stream mapping was an effective method to visualize and assess the current procurement process. It generates an easily understandable overview of the process, and pinpoints areas for future improvements.

Hankintojen tuottama liiketoimintapotentiaali ja lisäarvo on tunnustettava kaikissa organisaatioissa toimialasta riippumatta. Perinteisesti hankittujen tuotteiden ja palveluiden lisäksi, eri toimintojen ulkoistamisen kasvu siirtää hankinnoille enemmän vastuuta, jotta sisäisille asiakkaille turvataan laadukkaiden hankintojen kestävä virta.

Hankintaprosessin tulee tukea organisaation tavoitteita. Tämä edellyttää prosessin ymmärrystä. Käsitys hankintaprosessin eri vaiheista, rooleista ja vastuita on mahdollista saavuttaa prosessin erittelyllä. Tämä edesauttaa prosessin jatkuvaa ja tasaista toimintaa. Tässä tutkimuksessa arvioitiin yrityksen hankintaprosessi ja sen ongelmakohdat tunnistettiin.

Tämä tutkimus toteutettiin toimeksiantona suomalaiselle organisaatiolle tutkimus ja kehitys toimialalla. Tutkimuksen tavoitteena oli luoda käsitys nykyisestä hankintaprosessista ja tunnistaa haasteita nykyisessä toimintaympäristössä. Tutkimusaineisto kerättiin haastatteluilla hankintaprosessin eri rooleilta. Aineisto koostui sisäisistä asiakkaista ja eri ostaja rooleista. Haastattelut mahdollistivat hankintaprosessin todenmukaisen kuvauksen ja arvioinnin.

Tutkimuksessa hyödynnetty tutkimusmalli luotiin kirjallisuuskatsauksen pohjalta. Kirjallisuuskatsaus käsitti hankintaprosessin ja lean menetelmiä. Arvovirtakuvaus sopi tämän tutkimuksen toteutukseen, koska sen ydin on hukan vähentäminen. Tutkimusmalli tuki mahdollisimman realistisen hankintaprosessin arvion laatimista sekä olemassa olevan hukan tunnistamista. Ongelmakohdat jaoteltiin seitsemän hukka tyypin mukaan, mikä mahdollisti yksityiskohtaisen ymmärryksen nykyisistä haasteista.

Tutkimuksen tulokset osoittivat, että nykyisessä hankintaprosessissa on useampaa eri laatuista hukkaa. Hukkaa aiheutti odottaminen, virheet, tarpeeton prosessointi, kuljetus, ja tarpeeton liike. Hankintaprosessista ei ollut merkkejä ylituotannon tai liiallisen varaston hukasta. Yhteenvetona, arvovirtakuvaus oli tehokas menetelmä nykyisen hankintaprosessin visualisoinnissa ja arvioinnissa. Menetelmän avulla hankintaprosessista sai luotua helposti ymmärrettävän yleiskuvauksen ja se mahdollisti tulevaisuuden kehityskohteiden paikantaminen.