Mitigating the impact of a severe supply disruption with increased information processing capacity

Abstract

Supply chains are inherently complex and interconnected systems, and thus vulnerable to disruptions. When a company experiences a disruption along its supply chain, its information processing requirements may increase dramatically, driven by a sudden growth in uncertainty and equivocality. For the company to be able to react effectively to a severe supply disruption, its information processing capacity must be able to match the requirements. Mechanisms for increasing information processing requirements in the context of supply management are discussed and evaluated in this thesis. This thesis was made as an assignment for an industrial company (Case Company) facing a supply disruption with limited information processing capacity. Purpose for the research was to identify the shortcomings of the available information and procurement analytics in a rapidly changing business environment for increased resilience and effective supply disruption mitigation. After identifying the new requirements, information processing capacity would be increased by development of advanced analytics. The thesis provides a rich description of the Case Company’s supply disruption mitigation efforts, with information processing theory providing the theoretical foundation. The supply disruption was seen to increase the uncertainty and equivocality experienced by the Case Company, driven by elements of complexity and lack of visibility to its upstream supply chain. To increase the Case Company’s information processing capacity, an improved material requirements planning tool was developed. The MRP tool provided clearer and more fit-for-purpose information by visualizing and calculating the business impact of the disruption, enabling data-driven decision-making. The improved information processing capacity was not only a result of improved analytics; other structural mechanisms in the disruption event phase, such as weekly meetings between main stakeholders of the Case Company’s business lines, frequent meetings between the global sourcing team and daily information sharing sessions between members of the operational purchasing and S&OP team together created an environment where equivocality could be decreased and solutions for known issues could be devised and acted upon. The case supports the core principle of information processing theory, suggesting that a “fit” between information processing capacity and requirements induces effectiveness in decision making. Adaptability in turn, or the quick ability to regain the “fit” as evidenced by the case study, could therefore be seen as resilience.

Maailmanlaajuiset toimitusketjut muodostavat osistaan keskinäisriippuvaisen, moni- ja laajaulotteisen, häiriöalttiin kokonaisuuden. Vakava häiriö toimitusketjussa lisää yrityksen päätöksenteossa kokemaa epävarmuutta ja epämääräisyyttä äkillisesti, johtaen kasvaneeseen tiedonkäsittelytarpeeseen. Jotta yritys kykenisi vaikuttavasti ja nopeasti lievittämään sitä kohdanneen toimitushäiriön mahdollisia vaikutuksia, tulee sen tiedonkäsittelykapasiteetin kyetä vastaamaan lisääntyneisiin tiedonkäsittelytarpeisiin. Tämä pro gradu -tutkielma esittelee mekanismit, joilla tiedonkäsittelykapasiteettia voidaan lisätä, sekä ajurit, jotka vaikuttavat erityisesti hankintatoimen tiedonkäsittelytarpeisiin. Tutkimus tehtiin toimeksiantona toimitushäiriön kohdanneelle valmistavan teollisuuden yritykselle (Yritys). Tutkimuksen tarkoituksena oli tunnistaa päätöksentekijöiden olennaisimmat tiedonkäsittelytarpeet nopeasti muuttuvassa toimintaympäristössä ja tukea näin Yrityksen toimitusketjussa tapahtuneen häiriön vaikutusten lieventämistoimia. Tarpeiden tunnistamisen jälkeen tiedonkäsittelykapasiteettia päätettiin kasvattaa tarvetta vastaavalla, edistyneemmällä analytiikalla. Tapaustutkimuksessa luodaan yksityiskohtainen kuvaus Yrityksen toimista toimitushäiriön vaikutusten lieventämiseksi, tiedonkäsittelyteorian (Information processing theory) muodostaessa tutkimuksen teoreettisen viitekehyksen. Toimitushäiriön havaittiin lisäävän Yrityksen kohtaamaa epävarmuutta ja epämääräisyyttä, johtuen erityisesti toimitusketjun ja Yrityksen tuotteiden kompleksisuudesta sekä riittämättömästä näkyvyydestä koko toimitusketjuun. Yrityksen tiedonkäsittelykapasiteettia kasvatettiin Power BI -pohjaisella, edistyneemmällä materiaalitarpeiden suunnittelutyökalulla, joka antoi havainnollistavamman kuvan mahdollisista puutteista, ja toteutuessaan, niiden tuotannollisista sekä taloudellisista vaikutuksista. Työkalu mahdollisti tietoperusteisemman päätöksenteon, vähentämällä erityisesti koettua epävarmuutta häiriön kokonaislaajuudesta ja vaikutuksista tuleviin asiakastoimituksiin. Se toi tarvittavaa tietoa muille tehostetuille tiedonkäsittelykykyä lisääville mekanismeille, kuten liiketoimintayksiköittäin perustettujen työryhmien, hankinnan, sekä S&OP-prosessiin liittyvien toimijoiden kokouksille, joiden tuloksena syntyneet toimintasuunnitelmat osaltaan vähensivät koettua epämääräisyyttä. Tutkimus tukee tiedonkäsittelyteorian periaatetta, jonka mukaan tiedonkäsittelytarpeiden ja -kapasiteetin ”yhteensopivuus” (”fit”) mahdollistaa vaikuttavan päätöksenteon. Siten sopeutuvuus, tai kyvykkyys yhteensopivuuden nopeaan uudelleenmuodostukseen, voidaan nähdä oleellisena osana yrityksen resilienssiä.