Master data management in industry

Abstract

The purpose of master data management (MDM), is to create and maintain company’s business core data. In this procedure, information technology processes and business processes are integrated into each other. Master data is used for example in product information, employee information, customer information and supplier information. Master data is a base for using transactional data due to for example sending of invoices need customer information which belongs to master data.

In this research, MDM was researched in the branch of industry. The theoretical part combined a base from publications and literature. In addition, the improvement of the MDM in the case company was considered.

As the main findings of the theoretical part were listed: better MDM mirrors to decreasing of redundant costs, better decision making with more reliable data, deviant data mastery policies in MDM compared to normal data mastery policies, MDM’s company-wide scope and the important role of MDM in possible changes of business needs.

Implementing MDM in industry includes three steps which are found to be the most important ones. These steps are: master data model planning, implementation style selection and master data change request planning.

The case company had challenges with MDM which occurred mainly from using Excel files which made the management less reliable and these files congested mail servers. In addition, the process included unnecessary manual interphases.

The new MDM solution for the case company made the MDM more reliable. The improvement contained a centralized database and a web application. This removed the need for using Excel files in MDM. The solution also enabled the master data to be transferred into downstream applications with less manual interphases.

Master datan hallinnan tarkoituksena on luoda ja ylläpitää yrityksen liiketoimintojen ydindataa. Menetelmässä integroidaan tietotekniset ja liiketoiminnalliset prosessit toisiinsa. Master dataa käytetään esimerkiksi tuotetiedoissa, työntekijätiedoissa, asiakastiedoissa ja toimittajatiedoissa. Master data on perusta transaktionaalisen datan käytölle sillä esimerkiksi laskujen lähettämiseen tarvitaan asiakastietoja jotka ovat master dataa.

Tässä tutkimuksessa tutkittiin master datan hallintaa teollisuuden toimialalla. Teoreettinen osuus kokosi perustan julkaisuista ja kirjallisuudesta. Lisäksi tarkasteltiin master datan hallinnan parantamista kohdeyrityksessä.

Tutkimuksen teoreettisen osuuden päälöydöiksi lueteltiin: paremman master datan hallinnan heijastuminen tarpeettomien kustannusten vähenemiseen, luotettavamman datan perusteella tehtävien päätösten paraneminen, normaalista datanhallinnasta poikkeavat politiikat master datan hallinnassa, master datan hallinnan yrityksen laajuinen ulottuvuus ja master datan hallinnan tärkeä rooli mahdollisissa liiketoiminnan tarpeiden muutoksissa.

Master datan hallinnan toteutus teollisuudessa sisältää kolme vaihetta joiden on todettu olevan tärkeimpiä. Nämä vaiheet ovat master data mallin suunnittelu, toteutustyylin valinta ja master datan muutospyynnön suunnittelu.

Kohdeyrityksellä oli haasteita master datan hallinnan kanssa mikä johtui pääasiassa Excel-tiedostojen käyttämisestä. Näiden tiedostojen käyttäminen teki hallinnasta vähemmän luotettavaa ja ruuhkautti sähköpostipalvelimia. Lisäksi, prosessi sisälsi tarpeettomia manuaalisia välivaiheita.

Uusi master datan hallintaratkaisu teki kohdeyrityksen master datan hallinnasta luotettavampaa. Parannus sisälsi keskitetyn tietokannan ja web-sovelluksen. Tämä poisti tarpeen käyttää Exceltiedostoja master datan hallinnassa. Ratkaisu myös mahdollisti master datan siirtämisen loppupään sovelluksiin vähemmillä manuaalisilla välivaiheilla.