IT-kustannusten allokointi : Interventionistinen tapaustutkimus suomalaisessa teollisuusyrityksessä

Abstract

IT-osasto on tavallisesti yrityksen tukifunktio, joka tukee muiden apukustannuspaikkojen sekä valmistavien pääkustannuspaikkojen toimintaa. IT-osaston roolista yrityksissä löytyy laaja määrä tutkimusta. IT-kustannusten kasvu luo IT-päälliköille painetta perustella, mihin paisuvien IT budjettien varat kuluvat. Tähän voidaan tarjota ratkaisuksi kustannusten allokointia IT-osastolta yrityksen muille osastoille ja kustannuspaikoille. Toisin sanoen IT-kustannukset pyritään siirtämään sinne, missä ne alun perin syntyvätkin. Tämä auttaa tarjoamaan paremmat perustelut IT-budjettien koolle, sekä havainnollistamaan, mistä tarve IT:n tarjoamille palveluille muodostuu. Tämä tutkimus suoritettiin interventionistisena tapaustutkimuksena suomalaisessa teollisuusyrityksessä. Tutkimuksen tavoitteena oli selvittää, millaisia kustannusajureita yrityksen IT-kustannuksiin liittyy ja millaisilla allokointisäännöillä nämä IT-kustannukset voitaisiin kohdistaa yrityksen IT-osastolta muille osastoille ja kustannuspaikoille. Tutkimuksen tuloksena luotiin allokointimalli, jonka avulla IT-kustannukset pystytään allokoimaan case-yrityksen muille osastoille ja kustannuspaikoille sekä ryhmittymän muille yrityksille. Allokointimalli muodostuu kahdesta eri vaiheesta sekä neljästä eri allokointiryhmästä, joihin case-yrityksen IT-kustannuspaikat jaettiin. Vaiheessa yksi tapahtuu IT-kustannusten allokointi IT-osaston sisällä ensimmäiseltä ja toiselta allokointiryhmältä allokointiryhmille kolme ja neljä. Ensimmäisen allokointiryhmän kustannukset ovat IT:n yleiskustannuksia, jotka allokoidaan IT osaston sisällä IT:n henkilöstömäärän perusteella allokointiryhmien kolme ja neljä kustannuspaikoille. Allokointiryhmän yksi kustannuspaikkojen pääasiallisena kustannusajurina toimii IT:n henkilöstömäärä. Allokointiryhmän kaksi muodostaa kustannuspaikka, jolle palvelinkustannukset kirjataan. Kustannusajurina tälle kustannuspaikalle toimii palvelinten laatu sekä määrä ja nämä kustannukset allokoidaan eteenpäin IT-osaston sisällä sen mukaan, miten IT:n palvelut ja sovellukset käyttävät kyseisiä palvelimia. Vaiheessa kaksi IT-kustannukset allokoidaan eteenpäin allokointiryhmien kolme ja neljä kustannuspaikoilta muille osastoille sekä ryhmittymän muille yrityksille. Allokointiryhmä kolme muodostuu IT-kustannuspaikoista, jotka pitävät sisällään infrastruktuuri- sekä laitekustannuksia, ja näiden kustannuspaikkojen kustannusajureina toimivat laitemäärät. Tämän allokointiryhmän kustannuspaikkojen kustannukset allokoidaan eteenpäin laitteiden, kuten tietokoneiden, näyttöjen ja puhelinten määrän perusteella. Neljännen allokointiryhmän muodostavat IT-kustannuspaikat, jotka pitävät sisällään sovelluskustannuksia. Kustannusajureina näille kustannuspaikoille toimivat sovellusten lisenssimäärät, sekä sovellusten kehittäminen. Tämän allokointiryhmän kustannukset allokoidaan eteenpäin sovellusten käyttäjämäärien sekä sovellusten omistajuuden perusteella. Sovellusten omistajuudella tarkoitetaan allokointimallin yhteydessä sitä, että tarve joihinkin IT-osaston tarjoamista sovelluksista syntyy toisen yksittäisen osaston vaatimuksesta, jolloin sovellusten kustannukset halutaan allokoida täysimääräisinä kyseisille osastoille. Luodun allokointimallin pohjalta tullaan rakentamaan case-yrityksen IT-osaston sekä muiden osastojen käyttöön raportti, jonka avulla IT-kustannusten kertymistä voidaan seurata osastokohtaisesti.