Designing a performance measurement framework for procurement in a construction company

Abstract

In the current competitive and dynamic business environment, performance measurement has become crucial for achieving an organization's strategic objectives and ensuring continuous improvement. As procurement often has a significant impact on a company’s overall costs, its performance has been recognized to have a notable influence on the performance of the entire organization. Despite the increasing acknowledgment of procurement's strategic importance, many companies still face challenges in developing comprehensive performance measurement practices suited to their needs and operating environment. Performance measurement is conducted through performance measurement systems. Typically, the design of the performance measurement system begins with developing a performance measurement framework that defines the key performance perspectives, measures, and their alignment with strategic objectives. Although literature provides several general principles and frameworks that can be utilized in designing a procurement performance measurement framework, their applicability in the construction industry has been researched only to a limited extent. The industry's unique characteristics pose challenges to applying these frameworks, and performance measurement has traditionally focused on cost, time, and quality, with procurement seen mainly through initial costs. However, companies in the industry have recognized the limitations of these traditional approaches and have sought to develop their operations, leading to advancements in procurement and supply chain management practices. Nevertheless, research on how a construction company can design a procurement performance measurement framework suitable for the current operating environment has not been widely conducted. This study was commissioned by a Finnish construction company, with the main purpose of exploring what kind of procurement performance measurement framework should be developed for the company. The study is limited to exploring the topic from the perspective of the case company’s residential construction business unit and aims to develop a practical framework suitable for it. Simultaneously, the study aims to fill a research gap by providing solutions that can also be utilized in other construction companies. The study employs a constructive research approach, and the data was collected using qualitative methods through semi-structured interviews and workshops involving key internal stakeholders of the case company, particularly procurement and business unit management personnel. The main practical outcome of this study is the presentation of a procurement performance measurement framework tailored to the needs of the case company. The findings are generally consistent with previous literature and highlight the importance of strategic alignment, stakeholder involvement, identification of cause-and-effect relationships, a balanced and multidimensional approach, and continuous improvement in the design of the framework. The study identifies five key performance measurement perspectives for the case company, which, in addition to traditional cost, time, and quality measures, highlight the significance of sustainability, risk management, and supplier development work. Compared to previous literature, the findings emphasize internal measurement due to the limited digital data availability but also show intent to broaden the framework to external perspectives in the future. The findings also support earlier research regarding the importance of usability and implementability but indicate that overemphasizing these aspects may reduce the strategic value of the framework. Overall, the study concludes that the performance measurement framework in a construction company should be aligned with their strategic objectives, support balanced and multidimensional measurement, continuous improvement, and integrate both usability and strategic comprehensiveness. However, examining a single company limits the generalizability of the findings.

Nykyisessä kilpaillussa ja nopeasti muuttuvassa liiketoimintaympäristössä suorituskyvyn mittaaminen on noussut keskeiseksi organisaation strategisten tavoitteiden saavuttamisessa ja jatkuvan kehittymisen varmistamisessa. Koska hankinnalla on usein merkittävä vaikutus yrityksen kokonaiskustannuksiin, on hankinnan suorituskyvyllä tunnistettu olevan merkittävä vaikutus koko organisaation suorituskykyyn. Vaikka hankintojen strateginen merkitys tunnustetaan yhä laajemmin, monilla yrityksillä on edelleen haasteita kehittää kattavia tarpeisiin ja toimintaympäristöön sopivia suorituskyvyn mittauksen käytänteitä. Suorituskyvyn mittaaminen perustuu suorituskyvyn mittausjärjestelmiin. Näiden järjestelmien kehitys alkaa yleensä viitekehyksen rakentamisella, jossa määritellään suorituskyvyn olennaiset ulottuvuudet, mittarit ja yhteys strategisiin tavoitteisiin. Vaikka kirjallisuus tarjoaa useita yleisiä periaatteita ja valmiita viitekehyksiä, joita voidaan hyödyntää hankintojen suorituskyvyn mittaamisen suunnittelussa, niiden soveltuvuutta rakennusalan kontekstiin on tutkittu niukasti. Rakennusalan erityispiirteet haastavat yleisten viitekehysten soveltamista ja perinteisesti suorituskyvyn mittaaminen alalla on keskittynyt kustannuksiin, aikaan ja laatuun. Hankintaa on tässä yhteydessä perinteisesti tarkasteltu pääosin suorien kustannusten näkökulmasta. Alan yritykset ovat kuitenkin tunnistaneet näiden perinteisten lähestymistapojen rajoitukset ja pyrkineet kehittämään toimintamallejaan, mikä on johtanut myös hankinnan ja toimitusketjujen johtamisen toimintatapojen kehittymiseen. Silti tutkimusta siitä, kuinka rakennusalan yritys voi suunnitella nykyiseen toimintaympäristöön sopivan hankinnan suorituskyvyn mittauksen viitekehyksen, ei ole laajasti tutkittu. Tämä tutkimus on toteutettu toimeksiantona suomalaiselle rakennusalan yritykselle ja tutkimuksen päätarkoituksena on pyrkiä selvittämään, millainen hankinnan suorituskyvyn mittauksen viitekehys olisi kehitettävä case yritykselle. Tutkimus rajautuu asuntorakentamisen liiketoimintayksikön hankintaan ja keskittyy käytännönläheisen ja yritykselle soveltuvan viitekehyksen luomiseen. Samalla tutkimus pyrkii paikkaamaan alan kirjallisuudessa havaittua tutkimusaukkoa tarjoamalla ratkaisuja, joita voidaan hyödyntää myös muiden rakennusalan yritysten hankintojen suorituskyvyn mittauksen suunnittelussa. Tutkimuksessa hyödynnetään konstruktiivista tutkimusotetta, ja aineisto on kerätty laadullisin menetelmin puolistrukturoiduilla haastatteluilla ja työpajoilla, joihin osallistui yrityksen keskeisiä sisäisiä sidosryhmiä. Tutkimuksen keskeisenä käytännön tuloksena esitetään hankintojen suorituskyvyn mittaamisen viitekehys, joka vastaa tapausyrityksen tarpeeseen. Tulokset ovat yleisesti yhteneväisiä aiempaan kirjallisuuteen ja korostavat strategisen yhteneväisyyden, sidosryhmien osallistamisen, syys-seuraussuhteiden tunnistamisen, tasapainoisen ja moniulotteisen lähestymistavan sekä jatkuvan parantamisen merkitystä viitekehyksen suunnittelussa. Tutkimus osoittaa viisi olennaista suorituskyvyn mittaamisen näkökulmaa case yritykselle, jotka korostavat perinteisten kustannus-, aika- ja laatumittareiden lisäksi vastuullisuuden, riskien hallinnan ja toimittajakehitystyön merkitystä mittaamisessa. Verrattuna aiempaan kirjallisuuteen, tulokset korostavat sisäistä suorituskykyä digitaalisen tiedon rajoitteiden vuoksi, mutta samalla ilmenee selkeä tahtotila laajentaa suorituskyvyn mittaamisen viitekehystä laajemmin ulkoisiin näkökulmiin. Tulokset tukevat aiempaa kirjallisuutta myös käytettävyyden ja implementoitavuuden tärkeydestä, mutta osoittavat, että niiden liiallinen painottaminen voi heikentää viitekehyksen strategista arvoa. Kaiken kaikkiaan tutkimus osoittaa, että suorituskyvyn mittaaminen tulee kytkeä rakennusalan yrityksen strategisiin tavoitteisiin, tukea tasapainoista ja moniulotteista mittaamista sekä jatkuvaa kehitystä, ja yhdistää käytettävyys ja strateginen kattavuus. Yhden case-yrityksen tarkastelu rajoittaa kuitenkin tulosten yleistettävyyttä.