Taloushallinnon tietojärjestelmien automaatio : käytön ja päätöksenteon muutokset

Abstract

Tutkielma tarkastelee taloushallinnon tietojärjestelmien automaation vaikutuksia tietojärjestelmien käyttöön ja organisaation sisäiseen päätöksentekoon suomalaisissa pienissä ja keskisuurissa yrityksissä (PK-yrityksissä). Tutkimuksen lähtökohtana on PK-yritysten huomattava taloudellinen merkitys, sillä EU-alueella PK-yritykset muodostavat 99 % osuuden kaikista yrityksistä ja pelkästään Suomessa PK-yrityksiä on hieman yli 400 000. PK-yrityksillä on myös lähtökohtaisesti käytössään vaatimattomammat resurssit suuryrityksiin verrattuna. Aiemmat aihepiirin tutkimukset ovat keskittyneet lähinnä automaation objektiivisiin ja mitattavissa oleviin vaikutuksiin, kuten tehokkuuden kasvuun ja kustannusten alenemiseen. Tässä tutkielmassa painopiste on kuitenkin käyttäjäkokemuksissa, subjektiivisissa havainnoissa ja automaation vaikutuksissa organisaation sisäiseen päätöksentekoon. Tutkielman teoreettisena viitekehyksenä toimii DeLonen & McLeanin (2003) tietojärjestelmien menestymisen malli, jota perinteisestä käyttötarkoituksesta poiketen hyödynnetään teema-alueittain laadullisen tutkimusotteen vuoksi. Teema-alueita ovat informaation laatu, järjestelmän laatu, palvelun laatu, järjestelmien käyttö, käyttäjätyytyväisyys sekä nettohyödyt. Metodologisesti tutkielma toteutettiin laadullisena toiminta-analyyttisenä tutkimuksena ja aineisto kerättiin puolistrukturoiduin haastatteluin kolmessa suomalaisessa PK-yrityksessä. Järjestelmien osalta pilvipohjaiset järjestelmät, kuten Netvisor, nousevat esiin automaatiota tukevina järjestelminä. Tutkielman kohdeyritykset ovat lähestyneet automaatiota käytännönläheisesti, sillä automaatioratkaisuja on pyritty rakentamaan yksinkertaisiin ja usein toistuviin tehtäviin. Automaatioratkaisut ovat pääosin toteutettu sääntöpohjaista automaatiota hyödyntäen, mutta myös älykästä teknologiaa oli hyödynnetty. Ohjelmistorobotiikkaa ei juurikaan käytetty, sillä sen on todettu vaativan huomattavaa ylläpitoa. Automaatioprojektien onnistumisessa järjestelmätoimittajan rooli korostui merkittävänä osatekijänä, sillä toimittaja tarjoaa tietojärjestelmän asiakkaalle avaimet käteen-periaatteella. Järjestelmätoimittajan tarjoama tuki, halu kehittää tuotteitaan yhdessä asiakkaiden kanssa ja kyky skaalautua PK-yritysten järjestelmätarpeisiin vaikuttavat automaatioprojektien onnistumiseen merkittävästi. Tutkielman tulosten perusteella automaation voidaan todeta parantavan informaation laadullisista ominaisuuksista ajantasaisuutta ja tarkkuutta, jotka tukevat päätöksenteon laatua, ennakoitavuutta ja proaktiivisuutta. Erityisesti informaation ajantasaisuuden todettiin mahdollistavan siirtyminen tietopohjaiseen päätöksentekoon. Ajantasaisen ja luotettavan informaation havaittiin helpottavan investointien ja liiketoiminnallisten hankkeiden toteutusta, sekä mahdollistavan paremman kassavirtasuunnittelun ja liiketoiminnallisten ennusteiden rakentamisen. Tietojärjestelmien käytön suhteen havaittiin käytön luonteen muutos, sillä automaatio vapauttaa henkilöstön aikaresursseja rutiininomaisista tehtävistä ja mahdollistaa resurssien suuntaamisen analyyttisempiin ja arvoa tuottavampiin toimintoihin. Edistyneemmän automaation todettiin vaikuttavan järjestelmän käyttöön siirtämällä käytön tietojärjestelmästä käyttöliittymästä tehtäväkeskeiseen automaationäkymään. Tutkielman johtopäätöksenä voidaan todeta, että taloushallinnon tietojärjestelmien automaatio muuttaa merkittävästi tietojärjestelmien käyttöä sekä päätöksentekoprosesseja PK-yrityksissä, mutta hyötyjen realisointi edellyttää myös henkilöstön hyväksyntää. Tämän vuoksi uuden teknologian käyttöönottoon tulisi hyödyntää suunnittelua ja asteittaista käyttöönottoa. Tulevaisuudessa automaatioratkaisujen odotetaan lisääntyvän yhä edelleen, erityisesti tekoälyteknologian yleistymisen myötä.