Reporting for Responsibility: The Road to ESRS S1 : Creating reporting processes in a case company and achieving the Own workforce requirements of the European Sustainability Reporting Standards

Abstract

The need for sustainability reporting has never been greater. The share of companies publishing sustainability reports has been rising globally. This growth reflects how both stakeholders and regulators have increasing expectations when it comes to the transparency on the sustainability impacts that companies have externally and internally. Despite the increased sustainability pressure, gaps remain in the content, quality and comparativeness of the reports. To address these gaps, the EU introduced the European Sustainability Reporting Standards (ESRS), which require large companies to report on sustainability information in a standardized manner. The ESRS reporting requirements include environmental, governance and social topics, which are further broken down into smaller topics. This thesis focuses on the social sustainability topic of the Own Workforce (ESRS S1), which reports on a company’s sustainability impacts on its employees and non-employees. The thesis explores how companies can meet these new requirements, by conducting a qualitative abductive case study in a large company that operates in the energy industry within two EU countries. The groundwork for the study was laid during reporting workshops attended by the researcher and the research data was collected through documentation and interviews. The goal was to establish how companies can meet the new reporting standards both from an informational data perspective, as well as from a personal process perspective. The study identifies practical steps for implementing reporting processes that are compliant with the ESRS. This included understanding the new reporting requirements, assessing current data availability, and bridging the gaps through new data collection practices. The study benchmarks the reporting approaches taken by early adopters of the standards and provides recommendations for how the case company can implement new reporting processes. Thick description is given for the recommendations to provide generalizable guidance for responding to new reporting standards. The alternative of outsourcing the reporting process is also discussed as an option. The research outlines nine reporting steps identified from the descriptions of the reporting process given by interviewees: four central steps related to data and five holistic steps covering the overall reporting process. Lastly, reflections are gathered based on the experiences surrounding the last reporting cycle and future reporting processes. The findings highlight both technical and organizational challenges in adopting ESRS standards and offer actionable guidance for companies preparing for mandatory sustainability reporting. The results emphasize strategic alignment, cross-functional collaboration, and improved data infrastructure as critical success factors.

Tarve kestävyysraportoinnille ei ole koskaan ollut suurempi. Kestävyysraportteja julkaisevien yritysten osuus on noussut maailmanlaajuisesti. Tämä kasvu heijastaa sitä, kuinka sekä sidosryhmillä että päättäjillä on kasvavia odotuksia yritysten raportoinnin läpinäkyvyydelle liittyen yrityksen ulkoisiin ja sisäisiin kestävyysvaikutuksiin. Huolimatta kasvaneista kestävyysvaatimuksista, raporteissa on yhä puutteita niiden sisällön, laadun ja vertailukelpoisuuden osalta. Näiden puutteiden korjaamiseksi EU on ottanut käyttöön ESRS-kestävyysraportointistandardit, jotka velvoittavat suuret yritykset raportoimaan kestävyystietoja standardoidulla tavalla. ESRS-raportointivaatimukset sisältävät ympäristön, hallinnollisen ja sosiaalisen vastuun aiheet, jotka jakautuvat edelleen pienempiin osa-alueisiin. Tämä tutkielma keskittyy sosiaalisen kestävyyden osa-alueeseen Oma työvoima (ESRS S1), joka raportoi yrityksen kestävyysvaikutuksista sen työsuhteellisiin ja muihin työntekijöihin. Työssä tutkitaan, miten yritykset voivat täyttää nämä uudet vaatimukset, toteuttamalla kvalitatiivinen ja abduktiivinen tapaustutkimus suuressa energia-alan case-yrityksessä, jolla on toimintaa kahdessa EU-maassa. Pohja tutkimukselle on luotu raportointityöpajoissa, joihin tutkija osallistui, ja tutkimusaineisto kerättiin dokumentaation ja haastattelujen kautta. Tavoitteena oli selvittää, kuinka yritykset voivat täyttää uudet raportointistandardit sekä tiedonhallinnan että inhimillisten prosessien näkökulmasta. Tutkimus tunnistaa käytännön askelia ESRS-vaatimusten mukaisten raportointiprosessien toteuttamiseksi. Tähän kuului uusien raportointivaatimusten ymmärtämistä, nykyisen datan saatavuuden arviointia ja puutteiden korvaamista uusilla tiedonkeruukäytännöillä. Tutkimus vertaa varhaisten standardien käyttöönottajien raportointikäytäntöjä ja antaa suosituksia siitä, kuinka case-yritys voi ottaa käyttöön uusia raportointiprosesseja. Suosituksista annetaan tiheät kuvaukset, jotta niitä voidaan käyttää yleistettävänä ohjeistuksena uusien raportointistandardien täyttämiseen. Raportointiprosessin ulkoistamista käsitellään myös vaihtoehtona. Tutkimuksessa kiteytetään yhdeksän raportointivaihetta, jotka on tunnistettu haastateltavien kuvausten perusteella: neljä keskeistä vaihetta liittyen dataan ja viisi kokonaisvaltaista vaihetta, jotka kattavat yleisemmin koko raportointiprosessin. Lopuksi tutkielma kokoaa pohdintoja viimeisimmän raportointikierroksen ja tulevien raportointiprosessien kokemuksista. Löydökset korostavat sekä teknisiä että organisatorisia haasteita ESRS-standardien käyttöönotossa ja tarjoavat konkreettisia ohjeita yrityksille, jotka valmistautuvat pakolliseen kestävyysraportointiin. Tulokset painottavat strategista kohdistamista, monialaista yhteistyötä ja parannettua datainfrastruktuuria kriittisinä menestystekijöinä.