Controllereiden informaatiotaktiikat ja viestinnän mukauttaminen sisäisten sidosryhmien välillä

Abstract

Controllereiden kaksoisrooli liiketoimintayksikön ja talouden funktion välissä on usein haastava ja mahdollisesti jopa kuormittava. Controllereihin kohdistuu paineita ja odotuksia sekä liiketoimintayksikön suunnalta että talouden funktion suunnalta. Toisaalta controllereiden pitäisi pystyä olemaan liiketoimintayksikön business partner ja sisäinen kumppani, joka sparrailee liiketoimintayksikön johtoa ja tukee heitä, ja toisaalta taas controllereilla on talouden funktion suunnalta funktionaalisia vastuita liiketoimintayksikössä ja hänen odotetaan edistävän konsernin etua ja valvovan näiden edistymistä. Tässä tutkimuksessa tutkitaan, miten controllerit tasapainoilevat eri sidosryhmien välisissä odotuksissa, miten he toimivat organisaatioissa eri sidosryhmien välisissä ristiriidoissa ja millä tavoilla he pystyvät vaikuttamaan informaation kulkuun organisaatiossa. Tutkimuksessa hyödynnetään kahta erilaista näkökulmaa aiheen tutkimiseen. Controllereiden tapaan viestiä organisaatiossa eri sidosryhmien välillä hyödynnetään Gilesin (2016) viestinnän mukauttamisen teoriaa. Teoriassa esitellään kolme eri mukauttamisen tapaa, jotka ovat lähentäminen, erilaistaminen ja säilyttäminen. Viestinnän lähentämisessä omaa viestintätyyliään lähennetään toisen kanssa ja tässä pyritään edistämään tai parantamaan henkilöiden välistä viestintää. Viestinnän erilaistamisella ja säilyttämisellä puolestaan pyritään tehdä erovaisuutta viestinnän avulla toiseen osapuoleen, joko erilaistamalla omaa viestintätyyliään tai säilyttämällä oma viestintätyylinsä. Controllereiden informaatiotaktiikoiden tarkasteluun hyödynnetään puolestaan Goreztki ym. (2018) tutkimuksessa käytettyä informaatiotaktiikoiden luokittelua. Tukijat käyttivät Barzilai-Nahonin (2008) taksonomiaa luokitellessaan controllereiden informaatiotaktiikoita. Tämä taksonomia sisältää kolme eri informaatiokontrollin dimensiota: mitä – controllerit päättävät mitä he viestivät, milloin – controllerit päättävät milloin he viestivät ja miten – controllerit päättävät miten he viestivät asiat. Tutkimus pyrkii vastaamaan seuraaviin tutkimuskysymyksiin: 1) Miten controllereiden käyttämät informaatiotaktiikat eroavat eri sidosryhmien välillä?, 2) Miten controllerit ottavat huomioon eri sidosryhmät informaatiotaktiikoiden käyttämisessä ja omassa viestinnässään? ja 3) Miten erilaiset tekijät vaikuttavat controllereiden viestinnän mukauttamiseen? Tutkimus toteutettiin laadullisena tutkimuksena ja sen empiirinen aineisto kerättiin teemahaastatteluiden avulla. Tutkimukseen haastateltiin controllereita, joilla on kokemusta eri liiketoimintayksiköiden vastuucontrollereina. Haastatteluiden keskeisenä löydöksenä oli, että controllerit pyrkivät hyvin usein lähentämään omaa viestintäänsä liiketoimintayksikön suuntaan. Motiivina tälle on nimenomaan viestinnän sujuvoittaminen ja varmistaminen siitä, että asiat ymmärretään oikein. Viestinnän erilaistamista tai säilyttämistä ei haastatteluissa niinkään noussut esille. Keskeisinä vaikuttavina tekijöinä viestinnän mukauttamiselle haastatteluissa nousi henkilösidonnaiset tekijät, kuten esimerkiksi henkilön koulutus tai työkokemus ja asiasidonnaiset tekijät, kuten esimerkiksi informaation luonne. Controllereiden käyttämissä informaatiotaktiikoissa nousi selviä eroavaisuuksia controllereiden välillä. Controllerit, jotka halusivat tavalla tai toisella suojella liiketoimintayksikköä, käyttivät informaatiotaktiikoita sekä liiketoimintayksikön että talouden funktion suuntaan. Puolestaan taas controllerit, jotka eivät kokeneet tarvetta suojella liiketoimintayksikköä, käyttivät informaatiotaktiikoita vain liiketoimintayksikön suuntaan. Yksittäisten informaatiotaktiikoiden käyttämisessä eri sidosryhmien välillä ei kuitenkaan haastatteluissa havaittu eroa, vaan controllerit käyttivät näitä aina tilannekohtaisesta tarpeeseen.