TOGAF Architecture Principles implementations in procurement digitalization management

Abstract

Investing in procurement technology and capabilities gives companies the possibilities to succeed in a fast-evolving and ever-changing environments to improve value adding collaborations, visibility, profitability, efficiency, create innovative business models, products and services, and minimize risks. However, the adoption of new, constantly evolving technologies in procurement is often a complex process. The procurement digitalization management requires understanding processes and users to find value adding possibilities with shared and interconnected applications and IT systems across the business units, and real time information sharing and communication among both internal and external numerous partners. Organisational and environment complexity, appropriate governance mechanisms, cyber security risks and the lack of strategic linkages to IT systems development are seen as the key factors in IT development and digitalization project failures.

The concept of Enterprise Architecture Management (EAM) is a practice for aligning organizations strategic goals and technical initiatives to achieve them building long term capabilities and added business value. Enterprise Architecture (EA) is a description of organisation structure, strategy, products, actors, business processes, data, and information systems, infrastructure and their interrelationships. The current understanding of EA will determine how efficiently and quickly companies can adopt new advanced digital solutions and add competitive advantage and value with supporting capabilities. Therefore, many organizations are now investing in EAM on their digitalization and digital transformation projects, and it was chosen to study more detailed to tackle these noted challenges in procurement digitalization management research field. Enterprise Arhictecture Principles (EAPs) are an integral part of EAM. This research concentrates on one of the most used EAPs sources, TOGAF (The Open Group Architecture Framework) architecture principles, which are “general rules and guidelines for the use and deployment of all IT resources and assets across the enterprise, intended to be enduring and seldom amended, that inform and support the way in which an organization sets about fulfilling its mission”. The research gap was found in EAPs’ implementation in the context of procurement digitalization management. It is relevant to understand, how procurement and IT leaders can employ TOGAF architecture principles in procurement digitalization management. The most prominent procurement digitalization management design principles were also compared to the TOGAF architecture principles and their implementations.

This research was conducted as an assignment for a big Finnish company in the food industry as a qualitative intensive single case study. The case company has several new procurement digitalization projects in progress within for instance AI, RPA, supplier management and in ERP-segments. They were interested in developing their knowledge about EA, EAM, TOGAF architecture principles and their implementations in the procurement digitalization management context and have suggestions towards them. Empiria was collected with semi-structured interviews both at procurements and IT departments management.

This research resulted, that EAM and EAPs can be used in all kinds of change, innovation and digitalization projects offering also new suggested framework for this work. In addition, it is concluded, TOGAF architecture principles are able to guide procurement digitalization management keeping the project focused on principles of each architectural layer (business, data, application & technology), objectives, stakeholders and processes aligning the technology initiatives with business objectives. In the context of procurement digitalization management this research synthesizes knowledge about EAPs mechanisms, how they can be turned to effective processes highlighting the equipped dynamic capabilities: the ability to sense and seize valuable business and digital improvements, as well business and digital innovation opportunities, and reconfigure business processes, capabilities and resources accordingly to build and sustain competitive advantage, which is necessary in rapidly changing and turbulent situations. Similarly, TOGAF architecture principles and their implementations promote and facilitate stakeholders’ involvement and communication, assisting to gain better consensus and holistic view with less resistance to change. Their implementations improve organizations procurement digitalization readiness and digital capability, information management, data sharing and flexible IT infrastructure (e.g. interoperability and integrated systems). The identified development suggestions were offered to the case company.

Investoimalla hankintateknologiaan ja -valmiuksiin yritykset saavat mahdollisuuden menestyä nopeasti kehittyvissä ja jatkuvasti muuttuvissa ympäristöissä, jotta ne voivat parantaa lisäarvoa tuottavaa yhteistyötä, näkyvyyttä, kannattavuutta ja tehokkuutta, luoda innovatiivisia liiketoimintamalleja, tuotteita ja palveluja sekä minimoida riskejä. Uusien, jatkuvasti kehittyvien teknologioiden käyttöönotto hankintatoimessa on kuitenkin usein monimutkainen prosessi. Hankintojen digitalisoinnin johtaminen edellyttää prosessien ja käyttäjien ymmärtämistä, jotta voidaan löytää lisäarvoa luovia mahdollisuuksia ja parantaa reaaliaikaista tietojen jakamista sekä sisäisten että ulkoisten lukuisten kumppaneiden kesken liiketoimintayksiköiden yhteisten ja toisiinsa liitettyjen sovellusten ja IT-järjestelmien avulla. Organisaation ja ympäristön monimutkaisuus, asianmukaisten hallintamekanismien ja strategisten yhteyksien puuttuminen IT-järjestelmien kehittämiseen sekä kyberturvallisuusriskit nähdään keskeisinä tekijöinä IT-kehityksen ja digitalisaatiohankkeiden epäonnistumisissa.

Kokonaisarkkitehtuurin johtaminen (KAJ) on käytäntö, jonka avulla sovitetaan yhteen organisaatioiden strategiset tavoitteet ja tekniset aloitteet niiden saavuttamiseksi, jotta voidaan luoda pitkän aikavälin valmiuksia ja lisäarvoa liiketoiminnalle. Kokonaisarkkitehtuuri (KA) on kuvaus organisaation rakenteesta, strategiasta, tuotteista, toimijoista, liiketoimintaprosesseista, datasta, tietojärjestelmistä, infrastruktuurista ja niiden keskinäisistä suhteista. Nykyinen käsitys KA:sta määrittää, kuinka tehokkaasti ja nopeasti yritykset voivat ottaa käyttöön uusia teknologioita ja digitaalisia ratkaisuja sekä lisätä kilpailuetua ja arvoa kyvykkyyksien avulla. Siksi monet organisaatiot investoivat kokonaisarkkitehtuurin johtamiseen digitalisaatiohankkeissaan, ja sitä päätettiin tutkia yksityiskohtaisemmin näiden todettujen haasteiden ratkaisemiseksi hankintojen digitalisaation johtamisen alan tutkimuksissa. Kokonaisarkkitehtuuriperiaatteet (KAP) ovat olennainen osa KA:n johtamista. Tässä tutkimuksessa keskitytään yhteen käytetyimmistä KAP-lähteistä, TOGAF (The Open Group Architecture Framework) arkkitehtuuriperiaatteisiin, jotka ovat ”yleisiä sääntöjä ja ohjeita kaikkien IT-resurssien ja varojen käytöstä ja käyttöönotosta koko yrityksessä, jotka on tarkoitettu pysyviksi ja joita muutetaan harvoin, ja jotka antavat tietoa ja tukevat tapaa, jolla organisaatio pystyy täyttämään tavoitteitaan”. Tutkimusaukko löydettiin KAP:n implementoinnista hankintojen digitalisaation johtamisen yhteydessä. Olennaista on ymmärtää, miten hankinta- ja IT-johtajat voivat soveltaa TOGAF-arkkitehtuurinperiaatteita hankintojen digitalisaation johtamisessa. Merkittävimpiä hankintojen digitalisaation johtamisen suunnitteluperiaatteita verrattiin myös TOGAF-arkkitehtuuriperiaatteisiin ja niiden toteutuksiin.

Tämä tutkimus toteutettiin toimeksiantona elintarvikealan suurelle suomalaiselle yritykselle laadullisena intensiivisenä yksittäistapaustutkimuksena. Case-yrityksellä on käynnissä useita uusia hankintojen digitalisaatiohankkeita esimerkiksi tekoälyn, RPAn, toimittajahallinnan ja toiminnanohjauksen (ERP) osa-alueilla. Yritys oli kiinnostunut kehittämään tietämystään KA:sta, sen johtamisesta, TOGAF-arkkitehtuuriperiaatteista ja kertomaan näkemyksiään niiden mahdollisista implementoinnista hankintojen digitalisaation johtamisen kontekstissa sekä saamaan ehdotuksia niitä kohtaan. Empiria kerättiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla sekä hankinta- että IT-osastojen johtajilta.

Tutkimuksen tuloksena oli, että KA:n johtamista ja periaatteita voidaan käyttää kaikenlaisissa muutos-, innovaatio- ja digitalisointihankkeissa, ja tutkimus tarjoaa myös uuden ehdotetun teoreettisen viitekehyksen tälle työlle. Lisäksi todettiin, että TOGAF-arkkitehtuuriperiaatteet pystyvät ohjaamaan hankintojen digitalisaation johtamista keskittymällä erikseen jokaiseen arkkitehtuurikerroksen (liiketoiminta, data, applikaatiot ja teknologia) periaatteisiin, niiden tavoitteisiin, sidosryhmiin ja prosesseihin, joilla teknologia-aloitteet sovitetaan yhteen liiketoiminnan tavoitteiden kanssa. Hankintojen digitalisaation johtamisen yhteydessä tässä tutkimuksessa kootaan yhteen tietoa KAP:n mekanismeista ja siitä, miten ne voidaan muuntaa tehokkaiksi prosesseiksi korostaen niiden luomia dynaamisia kyvykkyyksiä: kykyä havaita ja hyödyntää arvokkaita liiketoiminnallisia ja digitaalisia parannuksia sekä innovaatiomahdollisuuksia, sekä kykyä muokata liiketoimintaprosesseja, kyvykkyyksiä ja resursseja niiden mukaisesti kilpailuedun rakentamiseksi ja ylläpitämiseksi, mikä on välttämätöntä nopeasti muuttuvissa ja turbulenttisissa tilanteissa. Samoin TOGAF-arkkitehtuuriperiaatteet ja niiden toteuttaminen edistävät ja helpottavat sidosryhmien osallistumista ja viestintää, mikä auttaa saavuttamaan paremman yhteisymmärryksen ja kokonaisvaltaisen näkemyksen, jolloin myös muutosvastarinta vähenee. Lisäksi organisaatioiden digitalisaatiovalmius ja digitaaliset kyvykkyydet, tiedonhallinta, tiedon jakaminen ja joustava IT- infrastruktuuri (esim. yhteistoimivuus ja integroidut järjestelmät) kehittyvät. Tunnistetut kehitysehdotukset koottiin tutkittavalle yritykselle.