Controllerin rooli ja kriittiset taidot pilvipohjaisen BI-järjestelmän implementaatioprojektissa

Abstract

Ajan saatossa controllerit ovat omaksuneet käyttämään uusia tietojärjestelmiä, joista yksi keskeisimmistä on Business Intelligence (BI) -järjestelmät. BI-järjestelmän implementaatio on usein hyvin resurssi-intensiivinen ja monimutkainen prosessi. Yksi implementaation menestykseen vaikuttava kriittisen tärkeä tekijä on implementaatioprojektin tiimin taidot. Tämän tutkimuksen tavoitteena on parantaa tietämystä siitä, millainen on controllerin rooli pilvipohjaisen BI-järjestelmän implementaatioprojektissa ja millaiset controllerin taidot edistävät projektin menestystä. Aiemmat tutkimukset keskittyvät pääasiassa siihen, miten controller käyttävät BI-järjestelmiä työssään näiden loppukäyttäjinä eikä controllerin rooliin järjestelmän käyttöönotossa. Kirjallisuudessa ei ole myöskään täysin yhtenäistä näkemystä siitä, millaiset controllerin taidot ovat nykyhetkellä relevantteja. Tutkimuksella kartoitetaan samalla, millaiset projektitiimin muiden jäsenten taidot edistävät pilvipohjaisen BI-järjestelmän implementaatioprojektin menestystä.

Tutkimus toteutettiin laadullisena case-tutkimuksena suomalaisessa valmistavassa keskisuuressa yrityksessä, jossa toteutettiin pilvipohjaisen BI-järjestelmän implementaatioprojekti. Ensisijainen empiirinen aineisto kerättiin puolistrukturoiduilla haastatteluilla. Haastateltavat koostuivat projektin ydintiimistä: case-yrityksen talouspäälliköstä ja kahdesta ulkopuolisesta BI-konsultista. Näiden lisäksi haastateltiin case-yrityksen toimitusjohtajaa. Haastatteluaineistoa täydennettiin harkiten tutkijan omilla havainnoilla, sillä tutkija oli controllerin positiossa projektissa.

Tutkimuksen tuloksien mukaan controllerin rooli pilvipohjaisen BI-järjestelmän implementaatio-projektissa voi koostua kolmesta eri tehtäväkokonaisuudesta: datan laadun varmistamisesta, liiketoiminnallisten tarpeiden määrittelystä ja järjestelmän jalkauttamisesta organisaatiossa. Controllerin rooli projektissa on vahvasti liiketoimintaorientoitunut, mutta se sisältää teknologiaorientoituneita elementtejä. Controller toimii tyypillisesti keskeisenä linkkinä liiketoiminnan ja teknisten asiantuntijoiden välillä.

Controllerin kriittisiä eli kaikista olennaisimpia taitoja pilvipohjaisen BI-järjestelmän implementaatioprojektissa ovat kommunikaatio- ja viestintätaidot sekä liiketoimintaosaaminen. Controllerin olennaisiin ammatillisiin taitoihin kuuluu hyvät kirjanpidon, taloushallinnon ja talousraportoinnin taidot sekä ymmärrys yrityksen talouden prosesseista. Teknisissä taidoissa korostuu Microsoft Excel -osaaminen, lähdejärjestelmien hallinta, BI-järjestelmän käyttäjäosaaminen ja yleistason ymmärrys BI-järjestelmän toiminnasta sekä arkkitehtuurista. Kommunikaatio- ja viestintä-taitojen lisäksi muita olennaisia pehmeitä taitoja ovat tiimityö- ja neuvottelutaidot. Olennaisia metodologisia taitoja ovat ongelmanratkaisukyky, analyyttinen ajattelutapa, kyky hahmottaa ja hallita laajoja asiakokonaisuuksia sekä aloitteellisuuden ja itsensä johtamisen taidot.

Pilvipohjaisen BI-järjestelmän implementaatioprojektin johtajan tärkein taito on liiketoiminta-osaaminen. Johtajan menestystä edistävistä pehmeistä taidoista korostuu kommunikaatio- ja viestintätaidot, neuvottelutaidot ja muutoksen johtamisen kyky. Johtajan ymmärrys BI-järjestelmän toiminnasta ja rakenteesta voi edistää projektin menestystä. Projektin tekniset asiantuntijat vaikuttavat projektin menestykseen eniten teknisillä taidoillaan. Lisäksi heillä pitäisi olla riittävästi kommunikaatio- ja viestintätaitoja. Teknisen asiantuntijan ymmärrys kirjanpidon perusperiaatteista voi edistää projektin menestystä, jos BI-järjestelmää käytetään talousraportoinnin työkaluna.