Yritysten välisen tiedonvaihdon automatisointi hankinnasta maksuun -prosessissa : Automatisointiin vaikuttavat tekijät suomalaisessa konepajateollisuudessa

Abstract

Digitalisaation etenemisestä huolimatta yritysten välisessä toiminnassa rutiininomaista tiedonvaihtoa suoritetaan edelleen manuaalisesti. Tiedonvaihdon automatisoinnin hidas eteneminen estää kustannustehokkuuden, seurattavuuden ja saumattoman datavirran hyötyjen realisoitumisen globaaleissa toimittajaverkostoissa. Tämän tutkimuksen tarkoituksena on selvittää, miksi yritykset eivät automatisoi tilaus-, toimitus- ja laskutusvaiheita, eli hankinnasta maksuun -prosessia (P2P), aktiivisemmin sekä mitkä tekijät vaikuttavat yritysten välisen tiedonvaihdon automatisointiin ja mitä hyötyjä se voi tarjota yrityksille. Laadullinen case-tutkimus toteutettiin Gioia-menetelmällä. Tutkimuksen aineisto kerättiin puolistrukturoitujen teemahaastattelujen avulla haastattelemalla kuutta eri P2P-prosessin vaiheiden asiantuntijaa kahdesta suuresta globaalista suomalaisesta konepajateollisuuden yrityksestä. Haastattelujen avulla selvitettiin yritysten näkökulmia tiedonvaihdon automatisointiin vaikuttavista tekijöistä. Lisäksi kartoitettiin mahdollisia välittömiä ja välillisiä hyötyjä. Tutkimuksen kirjallisuuskatsauksessa selvitettiin P2P-prosessin automatisoinnin tilaa, erityyppisiä yritystenvälisen tiedonvaihdon mahdollistavia integraatiomalleja sekä niihin liittyviä teknologioita. Lisäksi tarkasteltiin yleisesti innovaatioiden käyttöönottoon vaikuttavia tekijöitä innovaatioiden diffuusioteorian kautta sekä tiedonvaihdon automatisoinnin esteitä ja hyötyjä verraten näitä lopuksi tämän tutkimuksen empiirisiin tuloksiin. Tutkimuksen tulokset esitetään kolmetasoisena rakennemallina tiedonvaihdon automatisointiin vaikuttavista tekijöistä. Vaikuttavat tekijät jakautuivat kolmeen 3. tason dimensioon: muutosvalmius, teknologiset ratkaisut ja toimintaympäristö. Rakennemallissa 2. tason teemat kokoavat haastateltavien vastauksista muodostetut 1. tason käsitteet. Samoin automatisoinnin hyödyistä koottiin erillinen rakennemalli, jossa 2. tason teemat ovat toimitusketjun näkyvyys, toiminnan tehokkuus, vaatimuksenmukaisuuden todentaminen ja ekotehokkuus. Automatisointiin vaikuttavat tekijät ja hyödyt koottiin myös P2P-prosessin vaiheittain tilaukseen, toimitukseen ja laskutukseen jaoteltuna. Tutkimuksessa tunnistetut tiedonvaihdon automatisointiin vaikuttavat tekijät sekä automatisoinnin mahdollistamat hyödyt olivat pääsääntöisesti yhteneviä aihepiirin aikaisemman tutkimuksen kanssa. Tuloksissa on näkyvissä selkeästi aikaan sidonnaisuus. Vaikuttavissa tekijöissä korostui aikaisempaan kirjallisuuteen verrattuna toimittajaverkoston ja datan merkitys. Hyödyissä tehokkuuden rinnalle nousivat näkyvyyden, vaatimuksenmukaisuuden sekä ekotehokkuuden näkökulmat. Covid-19-pandemian tunnistettiin myös kiihdyttäneen niin tiedonvaihdon automatisointia kuin yleisesti digitalisaatiota. Tiedonvaihdon automatisointiin vaikuttavat tekijät ja hyödyt yhdistävän mallin lisäksi tämä tutkimus kokoaa tilannekatsauksen tiedonvaihdon automatisoinnin aihepiiristä sekä esittää käytännöllisiä suosituksia niin yritysten johdolle kuin muille tiedonvaihdon automatisointia edistäville toimijoille.