Työntekijöiden johtaminen tietojärjestelmämuutoksessa : Muutosjohtamisen kriittisten menestystekijöiden tunnistaminen pilvipohjaisen toimisto-ohjelmiston muutoksessa

Abstract

Organisaatiot kohtaavat tänä päivänä yhä nopeampia ja haastavampia muutoksia, joihin niiden on kyettävä reagoimaan pysyäkseen kilpailukykyisinä. Teknologian rooli on muuttunut liiketoiminnan kannalta merkittäväksi vaikuttaen koko organisaation toimintaan. Strategisesti tärkeästä roolistaan huolimatta tietojärjestelmämuutokset kuitenkin usein epäonnistuvat. Erityisesti muutosjohtajuuden puute on tunnistettu keskeiseksi epäonnistumistekijäksi. Lisäksi työntekijät, jotka ovat organisaatiolle tärkeä resurssi, on tunnistettu olevan yksi muutoksen vaikeimmin johdettavista osa-alueista. Tutkielmassa tietojärjestelmämuutoksia tarkastellaan pilvipohjaisen toimisto-ohjelmiston muutoksen näkökulmasta. Pilvipohjaiset toimisto-ohjelmistot, joita ovat esimerkiksi Microsoft 365 ja Google Workspace, ovat keskeisiä työkaluja organisaatioissa, mutta niiden vaihtaminen on uusi ilmiö tieteellisessä tutkimuksessa. Tämän tutkielman tavoitteena on tarkastella työntekijöitä tietojärjestelmämuutoksen keskiössä ja selvittää, mitkä ovat parhaita keinoja työntekijöiden johtamiseksi pilvipohjaisen toimisto-ohjelmiston muutoksen yhteydessä.

Tutkimus suoritettiin laadullisena tapaustutkimuksena. Tutkielman kirjallisuuskatsauksessa tarkasteltiin tietojärjestelmämuutoksia, muutosjohtamista ja työntekijöiden roolia muutoksessa. Kirjallisuuskatsauksessa muodostettiin tutkielman teoreettinen viitekehys, jonka mukaan muutosjohtamisen kriittisiä menestystekijöitä ovat muutostarve ja visio, organisaatiokulttuuri, muutosagentit, osallistaminen, koulutus, viestintä ja johdon tuki. Tutkimusaineisto kerättiin puolistrukturoitujen haastattelujen avulla haastattelemalla yhteensä viittä kohdeorganisaation eri rooleissa työskentelevää työntekijää. Haastattelujen avulla selvitettiin, miten työntekijät kokivat tapahtuneen pilvipohjaisen toimisto-ohjelmiston muutoksen, mitä muutosjohtamisen työkaluja muutoksessa hyödynnettiin ja miten tärkeinä tehtyjä toimia pidettiin muutoksen onnistumisen ja työntekijöiden muutokseen sopeutumisen näkökulmasta.

Tutkielman tulokset osoittavat, että kaikki kirjallisuuskatsauksessa muodostetun teoreettisen viitekehyksen kriittiset menestystekijät oli huomioitu kohdeorganisaation muutosprojektissa työntekijöiden johtamisessa. Lisäksi haastattelujen perusteella ilmeni kolme uutta teemaa, joita ei ollut tunnistettu aiemmissa tutkimuksissa. Vaikka kaikki viitekehyksen tekijät tunnistettiin hyödyllisiksi, pidettiin muutamien tekijöiden roolia tärkeämpänä kuin muiden. Tutkielman perusteella voidaan todeta, että pilvipohjaisen toimisto-ohjelmiston muutoksen johtaminen vaatii monipuolista lähestymistapaa ja eri tekijöiden huomioimista. Parhaita keinoja työntekijöiden johtamiseksi ovat koulutuksen tarjoaminen, runsas ja monikanavainen viestintä, muutosagenttien hyödyntäminen, projektiryhmän teknisen osaamisen varmistaminen, muutoksen määrittäminen ennen muutosprojektin alkua, käytön tuki myös käyttöönoton jälkeen ja työntekijöiden erilaisuuden huomioiminen.