Datakuutioihin perustuvan suunnittelumallin käyttö budjetointiprosessin tukena

Abstract

Budjetointiin on kohdistunut paljon kritiikkiä viimeisten vuosien aikana. Organisaatiot käyttävät budjetointiin paljon aikaa ja resursseja. mutta budjetti voi valmistumisen jälkeen vanhentua hy vinkin nopeasti. Budjetointi on kuitenkin säilyttänyt asemansa organisaatioissa tästä huolimatta. Yksi syy tähän on se, että budjetti on johdon työkalu, jolla voidaan suunnitella tulevaa toimintaa ja ohjata sitä kohti strategisia tavoitteita. Tulevaisuuteen varautuminen on entistä tärkeämpää, kun dynaamisessa liiketoimintaympäris tössä toiminta voi muuttua hyvinkin nopeasti, kuten koronan aikana. Organisaatioiden pitää pys tyä suunnittelemaan toimintaansa entistä nopeammin. Tällaisen suunnittelun tueksi onkin tullut uusia käytäntöjä, kuten rullaavaa ja ajureihin perustuvaa suunnittelua. Nykyään tietojärjestelmien käyttö on olennainen osa budjetointia. Tietojärjestelmien avulla voi daan automatisoida manuaalisia tehtäviä, jolloin aikaa voidaan käyttää tiedon analysointiin. Yk sinkertainen esimerkki tietojärjestelmien hyödyntämisestä budjetoinnissa on liiketoimintayksik köjen budjettien yhdistely. Dataa käytetäänkin paljon päätöksenteon tukemisessa, jolloin tietojär jestelmien avulla pystytään tuottamaan organisaatioiden päättäjille relevanttia tietoa oikea-aikai sesti. Tämän tutkielma tutkii sitä, miten datakuutioita ja mallintamista käyttävät tietojärjestelmät voivat tukea budjetointia. Tätä ilmiötä tutkitaan IBM:n Planning Analyticsin avulla. IBM Planning Ana lyticsin on nähty voivan tehostaa budjetointia. Tämän tutkielman tarkoituksena on tutkia, mistä tehokkuuden lisäys johtuu ja minkälaisia ratkaisuja on käytännössä. Toisena tavoitteena on ym märtää sitä, miten mallintaminen ja lisääntynyt tieto toiminnasta tukee budjetointia. IBM esittää, että Planning Analytics järjestelmän avulla voidaan tehdä ajuriperusteista suunnitte lua, käyttää suoritusmittareita, rakentaa skenaarioita, toteuttaa rullaavaa ennustamista ja komp leksisia kustannusallokaatioita. Näiden menetelmien toteutumista käytännössä tarkastellaan tässä tutkielmassa. Tutkielmassa ilmiötä tutkitaan kahden case organisaation avulla. Näistä organisaatioista on haas tateltu henkilöitä budjetointiprosessin eri tasoilta, jolloin tutkielmaan saatiin erilaisia näkökulmia. Tämän lisäksi on haastateltu konsultteja, jotka ovat osallistuneet organisaatioiden suunnittelumal lien rakentamiseen. Tutkimuksessa tarkastelluista suunnittelumalleista havaittiin useita tekijöitä, jotka tukevat orga nisaatioiden budjetointia. Ensinnäkin molempien suunnittelumallit tukevat tiedon keräämistä yh teen, jolloin budjettien syöttö voidaan tehdä yhdessä järjestelmässä. Toisella organisaatiolla kon solidointiin sisältyi myös sisäisten eliminointien tekemistä. Molemmissa organisaatioissa henki löstökustannusten budjetointia tehtiin ajuriperusteisesti, jolloin sivukulut valuivat budjettiin au tomaattisesti. Tätä käytettiin etenkin koronan aikana väliaikaisen työeläkemaksun alennuksen mallintamiseen. Yhdessä liiketoimintayksikössä voitiin suunnittelumallien avulla tehdä toiminto perusteisen suunnittelun kaltaista suunnittelua. Tuotanto pystyi myynnin volyymien avulla laske maan oman resurssitarpeensa. Tuotanto pystyi tuotannon määrän ja kiinteiden kulujensa avulla tuottamaan myynnille valmistuksen hankinta- ja valmistuskustannukset, jolloin myynti sai oman kannattavuutensa laskettua. Kustannusallokaatioita tehtiin molempien organisaatioiden suunnit telumalleissa. Niiden avulla voitiin ajureiden perusteella jakaa kuluja liiketoimintayksiköille tar kasti aiheutumisperiaatteen mukaan, mutta usein ajureina oli liikevaihtoon perustuvia mittareita