How to manage the long tail of procurement

Abstract

This research was conducted as an assignment for a Finnish telecommunication company, Telia Finland Oyj. There has been a lot of research done around the theme of how to manage the procurement. However, the literature and managers’ attention highly concentrates on capturing the value from the most important purchases, leaving a void and unawareness of what to do with the smaller ones, i.e. how to manage the tail spend. As a concept, tail spend refers to approximately the smallest 20% of the total spend that is divided between the majority of the suppliers. Even if a compliant procurement process existed in a company, it might be excessively heavy on tail purchases, leading easily to a chaotic environment that is driven by maverick buying. The literature recognizes maverick buying as a driver to spend fragmentation but also a consequence of it and uncontrolled tail spend procurement. Other similar factors were sought from the characteristics of indirect procurement, service procurement, and their specification’s impact on the capabilities of controlling the tail spend and managing it efficiently. The factors were then evaluated through procurement’s strategic hierarchy framework to derive a basis for a tactical tool to capture the value and minimize the waste from the tail. Results showed that not all tail spend is similar thus should not be managed similarly. Within the tail, the long tail, uncontrolled and recently chancing spend, was identified to be the key area to be involved to improve procurement’s performance. Long tail was also identified as an area where waste accumulates due to a rigid process and un-assigned responsibility, and the value could be better captured by a faster or more systematic process. Therefore, a new process was implemented to enable reactive value capturing accordingly, and proactively, to turn long tail into a short tail and eliminate the problem.

Tämä opinnäytetyö suoritettiin toimeksiantona Suomalaiselle telekommunikaatioyritykselle, Telia Finland Oyj:lle. Hankinnan johtamisesta on tehty paljon tutkimusta. Kuitenkin tutkimuksessa ja hankinnan ammattilaisten työssä huomio keskittyy vahvasti kaikkein tärkeimpiin hankintoihin, mikä jättää epäselväksi, miten pieniä hankintoja kannattaisi johtaa. Vaikka ostajayrityksellä olisi selkeä hankintaprosessi, jota noudattaa, se saattaa olla suunniteltu suuremmille hankinnoille, ja näin ollen aivan liian raskas pienille. Tämän takia pienten hankintojen johtaminen voi olla hyvinkin puutteellista ja hankintaprosessin ohitus yleistä. Kirjallisuudessa hankintaprosessin ohitus tunnistetaan sekä spendin pirstaloitumisen syynä, että seurauksena siitä, ettei spendiä ole systemaattisesti johdettu. Muita vastaavia tekijöitä käsiteltiin epäsuoran ja palveluhankinnan erityispiirteistä, sekä spesifikaation vaikutuksesta kyvykkyyksiin kontrolloida pieniä hankintoja ja johtaa niitä tehokkaasti. Lisäksi kyseiset tekijät arvioitiin strategisen hankinnan näkökulmasta, jotta perusta taktiselle työkalulle pienten hankintojen johtamiselle voitiin määrittää. Tutkimus osoitti, etteivät kaikki pienet hankinnat ole samanlaisia, eikä niitä kuulu johtaa samalla tavalla. Pienten hankintojen joukosta tunnistettiin niin sanottu long tail, kontrolloimaton ja jatkuvasti tarpeiltaan muuttuva hankinta, jonka johtamisessa ongelmat kulminoituvat. Long tail -hankinnan prosessin osalta jäykkä prosessi ja puuttuva vastuu osoittautuivat suurimmiksi hukan lähteiksi, ja prosessista voitaisiin saada arvoa nopeudella ja systemaattisella johtamisella. Tämän vuoksi uusi johtamistapa implementoitiin, ja uudessa prosessissa arvo haetaan prosessoimalla hankintoja systemaattisella tavalla sekä proaktiivisesti vähentämällä long tail -hankintojen määrää tulevaisuudessa.