Liiketoimintaprosessia tukevan tietojärjestelmän käyttöönoton kriittiset menestystekijät, interventiot ja ongelmat

Abstract

Tietojärjestelmien merkitys ja niihin panostaminen on digitalisoituvassa maailmassa yhä tärkeämpää. Tietojärjestelmäinvestoinnit aiheuttavat yrityksille kuitenkin edelleen suuria vaikeuksia. Onnistuneen implementoinnin taustalla olevia tekijöitä on tutkittu paljon, mutta epäonnistumisia ja implementoinnin aikana esiintyneitä ongelmia ei ole kyetty juurikaan vähentämään. Tietojärjestelmäinvestointien ongelmat aiheuttavat yrityksille suuria kustannuksia ja siksi onnistuneiden käyttöönottojen ja niiden taustalla olevien tekijöiden tutkiminen on erittäin tärkeää. Näitä tekijöitä on aiemmassa kirjallisuudessa kutsuttu muun muassa kriittisiksi menestystekijöiksi ja interventioiksi. Aikaisemmissa tutkimuksissa keskittyminen on kohdistettu etenkin laajojen toiminnanohjausjärjestelmien käyttöönottoihin. Tässä tutkielmassa aihetta käsitelläänkin pienempien, liiketoimintaprosesseja tukevien tietojärjestelmien näkökulmasta. Tutkielman tavoitteena on auttaa yritysten projektiryhmiä ja johtoa ymmärtämään, minkälaisia ongelmia liiketoimintaprosesseja tukevan tietojärjestelmän käyttöönotossa voi esiintyä, minkälaisia kriittisiä menestystekijöitä siinä on havaittavissa ja mitä interventioita tällaisen tietojärjestelmän implementoinnissa voi käyttää. Lisäksi tutkielman tavoitteena on luoda määritelmät kriittisille menestystekijöille ja interventioille, sillä aiemmassa kirjallisuudessa selvää jakoa näiden käsitteiden välille ei ole syntynyt. Määritelmien avulla yrityksille syntyy paremmat työkalut implementointien tueksi, minkä lisäksi käsitteet auttavat aiheen jatkotutkimuksissa. Tutkimuskysymyksiin vastataan case-yrityksessä suoritettujen haastattelujen avulla. Tutkielmassa havaitaan, että liiketoimintaprosessia tukevan tietojärjestelmän implementoinnissa esiintyy samanlaisia ongelmia kuin muissa tietojärjestelmäinvestoinneissa. Toimivimpia interventioita ovat koulutus, kommunikointi ja viestintä, johdon tuki ja osallistaminen. Kriittisimpiä menestystekijöitä ovat prosessikuvaukset ja vaatimusmäärittelyt, projektiryhmän osaaminen, testaus ja vianetsintä, pilotointi, henkilökunnan sitoutuminen ja järjestelmän kehittäminen.