Lean-ajattelun hyödyntäminen laskentatoimen raportointiprosessissa – Case tuloslaskelman raportointi

Abstract

Useat yhtiöt ovat nähneet lean-tuotannon uutena mahdollisuutena vastata kiristyneeseen globaaliin kilpailuun ja suorittaa prosessit tehokkaammin ja pienemmillä kustannuksilla. Lean-ajattelun levitessä on se tullut osaksi myös laskentatoimea. Täman tutkielman tavoitteena on selvittää, miten lean-ajattelu ja -työkalut sopivat laskentatoimen raportointiprosessiin ja tutkia, minkälaisia hyviä ja huonoja puolia niissä on. Tutkimuksen tavoitteena on samalla tehdä prosessista entistä tehokkaampi, virtaviivaisempi ja nopeampi riskeeraamatta raportoinnin laatua. Raportointiprosessia tutkitaan case-yrityksessä, joka on iso suomalainen teknologian, automaation ja palveluiden toimittaja ja kehittäjä. Case-yrityksestä tutkielmaan on valittu yksi raportoiva yksikkö. Motivaatiota aiheeseen luo se, että lean-ajattelu on usein yhdistetty tuotantoon ja toimitusketjuihin, jolloin sen tuominen talouden ajatteluun ja raportointiprosessiin on mielenkiintoinen tehtävä. Lisäksi yrityksessä on todettu, että raportointi vie liian kauan ja liiketoiminnan päätöksenteon tueksi tieto tarvitaan yhä nopeammin.

Tutkielma on kvalitatiivinen tutkimus. Tutkimuksen empirian aineisto on kerätty teemahaastattelujen, fokusryhmätyöskentelyn ja raportointiprosessista kerätyn datan avulla. Lean-työkaluista raportointiprosessin parantamisessa hyödynnettiin ensisijaisesti arvovirtakartoitusta, ja A3-työkalua käytettiin konsernitasolla projektin hallintaan. Kaizenin eli jatkuvan parantamisen kulttuurin luominen oli myös yksi tavoitteista. Raportointiprosessista kuvattiin aluksi arvovirtakartoituksella nykytilanne, jonka pohjalta löydettiin parannettavia asioita. Kehitysideoiden avulla luotiin yksikölle tavoitetila, jonka hyötyjä verrattuna alkuperäiseen arvovirtaan mitattiin läpimenoajalla, korjausten lukumäärän muutoksella ja säästetyllä työkustannuksella. Kaikki edellä luetellut mittarit paranivat. Läpimenoaika lyheni yhdellä päivällä, korjausten määrä pieneni kolmannekseen alkuperäisestä ja työnkustannus pieneni vajaan neljänneksen alkuperäisestä.

Parantuneiden mittareiden ja tutkielmaan tehtyjen haastattelujen perusteella voidaan todeta, että lean-ajattelu sopii talouden raportointiprosessin parantamiseen ja ajattelumaailmaksi. Prosessia parannettaessa kävi myös ilmi, ettei teorian mukaisesti tätäkään prosessia voi parantaa irrallaan muista yrityksen prosesseista vaan parannusta tehdessä pitää koko organisaatiossa olla hyvä kommunikaatio ja parantaa myös muita prosesseja. Lisäksi raportointiprosessin nopeuttamista vaikeuttavat tekniset edellytykset, vaatimus korkeasta laadusta ja kunkin prosessin toiminnon tuoman arvon määrittäminen. Lean-työkalut ja etenkin arvovirtakartoitus todettiin talouden prosesseihin sopiviksi. Tutkielman prosessi ja sen muutokset todettiin vaikeasti yleistettäväksi organisaatiossa muihin yksiköihin tai prosesseihin, mutta sitä pidettiin hyvänä esimerkkinä ja todisteena siitä, että lean-ajattelua voidaan hyödyntää tarkkuutta vaativassa raportointiprosessissa.