Liiketoimintayksiköiden välinen kommunikaatio vahinkovakuutusyhtiön budjetoinnissa

Abstract

Vahinkovakuutusyhtiön tuoteportfolio muodostuu keskenään hyvin erityyppisistä ja erilaisille asiakasryhmille suunnatuista tuotteista, joiden hinnoittelu, myyminen, myynnin ennustaminen, korvausasioiden hoitaminen ja tulevien korvausten arvioiminen vaativat yhtiön liiketoimintayksiköiltä monipuolista osaamista. Tästä johtuen vakuutusyhtiöissä työskentelee suuri joukko koulutukseltaan ja persoonallisuuksiltaan toisistaan eroavia ihmisiä, jotka yhdessä osallistuvat yhtiön toiminnan suunnitteluun. Yhtiön taloudellisen suunnittelun laadun ja riittävän tiedonkulun varmistamiseksi kommunikaation on toimittava liiketoimintaosastojen välillä.

Tämän tutkimuksen tavoitteena on selvittää, miten budjetointi tapahtuu vahinkovakuutusyhtiössä, millaista tietoa taloudellisen suunnittelun taustalla on ja miten tietoa siirretään liiketoimintayksiköiden välillä. Tutkimuksen teoreettisena viitekehyksenä käsitellään organisatorisen oppimisen kirjallisuutta, organisaatioviestintää ja budjetoinnin tutkimusta vakuutusyhtiöön sovellettavin osin. Tutkimuksen empiirinen osa toteutettiin laadullisena tutkimuksena yhden vahinkovakuutusyhtiön taloudelliseen suunnitteluun syventyen. Aineistoa kerättiin viidellä teemahaastattelulla, joihin osallistui yhtiön työntekijöitä eri toiminnoista. Yksi haastatelluista osallistuu budjetointiin yhtiön johdon tasolta, tuotejohtaja keskittyy vakuutusportfolionsa kannattavuuden hallintaan, kun taas myynti- ja korvausosastojen keskeisin budjetointitehtävä on oman yksikkönsä henkilöresurssin suunnittelu.

Tutkimuksen kohteena olevan vakuutusyhtiön budjetointi perustuu yhtiön omistajien asettamaan tuottotavoitteeseen, jonka perusteella lasketaan yhtiön liiketoiminta-alueille tavoitteellinen yhdistetty kulusuhde, joka muodostuu riskisuhteen ja toimintakulusuhteen summana. Riskisuhde kuvaa yhtiön vakuutusportfolion kannattavuutta, kun taas toimintakulusuhde kuvaa yhtiön operatiivisen toiminnan tehokkuutta. Riskisuhteessa lasketaan maksettujen korvausten suhde vakuutusmaksutuottoon, kun taas toimintakulusuhteessa lasketaan liikekulujen ja korvausten hoitokulujen suhde vakuutusmaksutuottoon. Riskisuhdettaan vakuutusyhtiö hallitsee vakuutusturvien hintojen säätelyllä, riskivalinnalla ja ehtomuutoksilla. Toimintakulusuhdettaan yhtiö voi parantaa tehostamalla operatiivisia toimintojaan, eli myyntiä, korvausten hoitoa sekä tukitoimintoja.

Vakuutusyhtiön budjetointi perustuu vahvasti liiketoimintayksiköiden itsenäisesti tekemiin suunnitelmiin, sillä yhtiössä koetaan, että eri vakuutuslajien ja erilaisten toimintojen parissa työskentelevät yksiköt tuntevat parhaiten oman tuoteportfolionsa, asiakkaansa ja suunnittelutarpeensa. Myynti- ja korvausosastojen kokemuksia asiakasrajapinnasta pyritään siirtämään entistä enemmän tukemaan tuoteyksikön hinnoittelupäätöksiä. Liiketoimintayksiköt ovat päätyneet keskenään hyvin erilaisiin ratkaisuihin suunnittelun keskittämisestä, tiedonkeruukäytännöistä ja tarkkuudesta päättäessä: korvausosastolla luotetaan muodolliseen raportointiin, ja myyntiorganisaatiossa tiedon kulku perustuu luottamukseen ja henkilöiden vakiintuneisiin rooleihin. Yhdistettynä liiketoimintayksiköiden luomat suunnitelmat muodostavat kerran vuodessa tehtävän yhtiön taloudellisen suunnitelman, jota päivitetään kuukausittain tehtävällä ennusteella. Tunnuslukutavoitteiden lisäksi johto ohjaa yhtiön toimintaa jakamalla yksiköille resurssit sekä asettamalla eri hierarkiatasoille valtuusrajat, joiden puitteissa yksiköt saavat toimia itsenäisesti.