Hankintaprosessin kehittäminen matalan hierarkian organisaatiossa : paradoksaalisten jännitteiden tunnistaminen ja hallinta dynaamisen tasapainomallin avulla

Abstract

Hierarkian vähentämistä on käytetty tapana lisätä organisaation ketteryyttä ja kykyä toimia nopeasti muuttuvissa liiketoimintaympäristöissä. Matalan hierarkian organisaatioille tyypillistä on hajautettu päätöksenteko, vuorovaikutuksen kautta muodostuvat roolit sekä työntekijöiden itseohjautuvuus. Tällaisissa organisaatioissa haasteiksi tunnistetaan tuen, ohjauksen ja valvonnan puute sekä liian suurten vastuiden kasaantuminen yksittäisille henkilöille. Näitä samoja haasteita voidaan tunnistaa myös hankinnan kontekstissa. Hankintaa matalan hierarkian organisaatioissa ei juurikaan ole tutkittu. Hankintaprosessien tarkoitus on standardoida, kontrolloida ja ohjata hankintoja. Tämän takia hankintaprosessia pidetään mahdollisena ratkaisuna matalan hierarkian organisaatioiden hankintaan liittyville haasteille. Hankintaprosessit perustuvat kuitenkin perinteisesti hierarkkisiin malleihin, kuten tarkkoihin rooleihin, sääntöihin ja ohjeistuksiin.

Hierarkkisen hankintaprosessin ja matalan hierarkian organisaation välillä voidaan tunnistaa paradoksaalisia jännitteitä. Paradoksaaliset jännitteet ovat epäjohdonmukaisuuksia kahden erillään tarkasteltuna loogiselta vaikuttavan mutta yhdistettäessä ristiriitaisen asian välillä. Paradoksaalisia jännitteitä voidaan tunnistaa ja hallita tutkimuksessa hyödynnetyn dynaamisen tasapainomallin avulla. Tässä tutkimuksessa kehitetään toimeksiantajan matalan hierarkian organisaatioon hankintaprosessi, joka huomioi toimeksiantajan tarpeet sekä matalan hierarkian organisaation ja hankintaprosessin välillä tunnistettavat paradoksaaliset jännitteet. Tutkimus toteutetaan intensiivisenä tapaustutkimuksena, jossa hankintaprosessi kehitetään kolmessa työpajassa läheisessä yhteistyössä toimeksiantajan henkilöstön kanssa.

Tutkimuksen tulokset korostavat toimeksiantajan tarpeita hankintaprosessille. Toimeksiantajan tärkeimmät tavoitteet ovat hankintojen mahdollistaminen koko henkilöstölle, hankinnoissa ohjeistaminen sekä läpinäkyvyyden lisääminen. Lisäksi tulokset paljastavat hankintaprosessin kehittämisessä tunnistettuja paradoksaalisia jännitteitä ja niiden hallinnassa käytettyjä menetelmiä. Tunnistettuja paradoksaalisia jännitteitä kategorisoidaan organisoinnin ja suoriutumisen sisäisiin ja välisiin jännitteisiin. Perinteisiin hankintaprosesseihin yhdistettyjä jännitteiden hallintamenetelmiä ovat hankintaprosessiohjeiden ja työkalujen tarjoaminen hankinnan tehtävien viestimiseksi ja standardoimiseksi. Matalan hierarkian organisaatioihin yhdistettyjä hallintamenetelmiä ovat puolestaan alhaalta ylöspäin muodostettavat prosessit, vertaisperusteinen vastuullisuus, informaation läpinäkyvyys sekä reunaehtojen asettaminen.

Tutkimus tuo uutta näkökulmaa sekä hankintaan että matalan hierarkian organisaatioihin keskittyvään kirjallisuuteen. Hankintapäätöksenteko voidaan hajauttaa organisaatiossa vertausperusteiseen vastuullisuuteen perustuvan päätöksentekomallin avulla. Hankintojen tekemiseen matalan hierarkian organisaatiossa halutaan tarjota ohjeistusta sekä työkalut, joiden avulla hankintojen läpinäkyvyyttä edistetään. Tutkimuksessa tunnistetaan, että matalan hierarkian organisaatioissa hankintaprosessilla voidaan toteuttaa hierarkkista organisaatiotason johtamista. Hankintojen käytännön toteuttamiseen tulisi kuitenkin jättää vapautta, mikä puolestaan edustaa päivittäisen työn kollektiivista johtamista. Lisäksi tutkimus antaa esimerkin dynaamisen tasapainomallin soveltamisesta hankintaprosessin kehittämisessä.