Individual competencies and organisational support mechanisms to enhance virtual team success
Pysyvä osoite
Verkkojulkaisu
DOI
Tiivistelmä
Advances in information and communication technology allow organizations use virtual teamwork to meet their strategic goals. Research results regarding virtual teamwork outcomes are contradicting. From one side, virtual teams have been reported to produce better work outcomes, make more effective decisions, generate unique and high-quality ideas, develop more original solutions to problems, allow organizations to cut back time and expenses on traveling, recruit talents worldwide, and react quickly to global trends. On the other hand, virtuality has been reported to generate problems related to communication trust, knowledge sharing, coordination, etc. Also, virtual team members are exposed to increased occupational risk factors, including physical and psychosocial risks, due to blurred boundaries between home and work, decreased workplace ergonomics, and working from isolation.
Prior studies have shown that individual competencies of virtual team members can mitigate or even reverse the problems and risks caused by virtual context. Besides individual abilities, the situational context, such as leadership and organizational culture, play an important role in increasing virtual team members' effectiveness and decreasing occupational risk factors. Thus, to materialize the benefits of virtual teamwork and successfully manage the global workforces, organizations need to be able to both: identify and develop individual virtual teamworking competencies and develop an organizational culture that supports the actualization and (further) development of the competencies needed for virtual working environment. The main challenge now lies in the limited knowledge about a) virtual teamworking competencies and b) the complex relationships between competencies and the environmental aspects increasing or decreasing the actualization of the competencies.
The current study thus aimed to develop an academic and practical understanding of competencies and the complex relationship between competence actualization and external team-and organization-level aspects. Critical realism and case study approaches were selected to meet the overall aim of the research, as they allow the development of contextual understandings of complex phenomena. In the current research – contrary to the most virtual team and management-related research – an agency was given to the individuals. It was believed that individuals are the main drivers of the virtual teams' success and the best source for understanding the complex process of overcoming constraints in virtual teams. Thus, the data was gathered through in-depth interviews with 24 professionals working for the virtual teams daily.
In the analysis process, the researcher moved iteratively between theory and data, which helped to develop an empirically grounded and theoretically supported understanding of the individual competencies and organizational support mechanisms. Content and narrative analysis approaches were used to allow both: categorizing and connecting between different findings. The study included three distinct yet interconnected steps: 1) identifying the main challenges that virtual team members experience, 2) identifying individual competencies that help to overcome the challenges, and 3) identifying external team- and organizational-level aspects to support the application of competencies.
The analysis of empirical findings and literature in step one resulted in a thorough overview of the challenges that may hinder the effectiveness of virtual team members. However, it is important to note that the main body of virtual team-related literature treats the topic of challenges as if they were static and as if everybody would experience them in the same way. There is an alternative stream of literature acknowledging that the way people experience challenges depends on their prior experiences, competencies, social situations, etc. Though, an approach to challenges from the experience-based view is relatively complex as there are so many different aspects to consider. However, the current study can help shed light on some generalizable patterns and processes across different situations and individuals. Namely, the present study revealed a pattern of challenges emerging based on individuals' prior virtual teamwork-related work experience. The current study revealed that individuals undergo three distinct phases when adapting to virtual teamwork, which all include different challenges and require different competencies and organizational support mechanisms.
Acknowledging the challenges and processes that virtual team members go through, the attention was turned to academic and empirical insights about competencies that can help overcome the challenges. A comprehensive virtual teamwork-related competence framework was developed by systemizing the existing body of knowledge in the virtual team's literature, integrating competencies from other fields, and adding findings from the empirical data. In addition, before developing the framework, a thorough overview of the conceptualizations of the term competence and related attributes (values, attitudes, knowledge, and skills) was developed, which can contribute to overcoming the conceptual fuzziness related to the term competence in the academic literature.
Step three brought the researcher to the most unoccupied area in the academic literature. While there can be some indications found from the organizational learning (OL) research regarding the interventions that can help to support the application competencies, the OL scholars themselves call for more research that would provide concrete tools to use in the organizational settings. The current study responded to this call as well as the aim of the current study by incorporating the Self-Determination Theory (SDT) from the motivational theory as a framework that helps to explain the complex relationship between external situational characteristics and competence application. Using the SDT as a framework, several aspects were highlighted based on the literature and empirical findings to support the competence actualisation in virtual teams. To summarise, it can be said that focusing on the fit between the individual process of adjusting to virtual teams and constraints experienced, individual competencies, and team-and organisational level support mechanisms can significantly help to advance the success of implementing virtual teams.
The main contribution of the current study is that it provides a framework for connecting different studies in the virtual team's literature, which have the same aim – to explain the success factors of virtual teams. So far, these studies have been carried out in isolation. Although closely connected, it was challenging to understand where they belong on the complex landscape of aspects related to virtual team-related success. Based on the results of the current study, three distinct yet interconnected research streams are proposed: a) research on virtual team-related constraints, b) research on virtual team member's individual characteristics (such as competencies, motivations, prior experiences, etc.), and c) research on team- and organisational level support mechanisms (such as tools, leadership, culture, etc.). The higher the congruency between factors in these streams – the higher the success of virtual teams.
Töötajate pädevused ja organisatsiooni tasandi toetusmehhanismid suurendamaks virtuaalsete meeskondade edukust
Info- ja kommunikatsioonitehnoloogia areng võimaldab organisatsioonidel kasutada virtuaalseid meeskondi oma strateegiliste eesmärkide saavutamisel. Uurimistulemused virtuaalsete meeskondade tulemuste osas on vastuolulised. Ühelt poolt on leitud, et virtuaalsed meeskonnad saavutavad paremaid töötulemusi, omavad tõhusamaid otsustusprotsesse, genereerivad unikaalsemaid ideid ja originaalsemaid lahendusi probleemidele, võimaldavad organisatsioonidel kokku hoida aega ja reisikulusid, värvata talente kogu maailmast ning reageerida kiiresti globaalsetele trendidele. Teisest küljest on leitud, et virtuaalsus tekitab väljakutseid seoses kommunikatsiooni, usalduse, teadmiste jagamise, koordineerimise ja palju muuga, mis omakorda võivad omada tõsiseid negatiivseid mõjusid meeskonnatöö tulemile. Lisaks on leitud, et virtuaalsetes meeskondades töötamine suurendab riskifaktoreid meeskonnaliikmetele. Riskifaktroid hõlmavad endas nii füüsilisi kui psühhosotsiaalseid tegureid, mis on põhjustatud piiride hägustumisest töö ja eraelu vahel, vähenenud ergonoomikast töökohal, psühholoogilisest isoleeritusest jms.
Varasemad uuringud on näidanud, et virtuaalsete meeskonnaliikmete pädevused võivad leevendada või isegi aidata vältida probleeme ja riske, mida põhjustab virtuaalne kontekst. Lisaks on uuringud näidanud, et lisaks meeskonnaliikmete pädevustele mängib virtuaalsete meeskonnaliikmete efektiivsuse suurendamisel rolli ka töökeskkond (sh juhtimise- ja organisatsioonikultuur, digitaalsete tööriistade valik, meeskonna sisekliima, jne.) Seega, et virtuaalsed meeskonnad saaksid organisatsioonidele tuua maksimaalset kasu, peavad organisatsioonid suutma teha mõlemat: a) tuvastada ja arendada meeskonnaliikmete virtuaalse meeskonnatööga seotud pädevusi, ning b) luu keskkond, mis toetab virtuaalmeeskonna liikmete pädevuste ellu rakendamist ja arengut. Peamine väljakutse seisneb hetkel piiratud teadmises järgmistes asjaolude osas: a) millised pädevused on vajalikud virtuaalmeeskonnas edukaks töötamiseks?; b) milline on seos virtuaalmeeskonna liikmete pädevuste ning töökeskkonnast tulenevate aspektide vahel?; ning c) kuidas saab organisatsioon toetada meeskonnaliikmeid virtuaalse meeskonnatööga seotud pädevuste rakendamisel?
Käesoleva uuringu eesmärk oli arendada nii teaduslikku kui ka praktilist arusaama individuaalsetest virtuaalmeeskonna tööga seotud pädevustest ja väliste teguritest, mille abil organisatsioonid saavad soodustada meeskonnaliikmeid pädevuste ellu rakendamisel. Lähtudes uurimistöö eesmärgist sai uuringu filosoofiliseks alustalaks valitud kriitiline realism. Kriitiline realism toetas antud uuringu eesmärkide täitmist, kuna see võimaldab uurida selliseid uurimisobjekte (nagu pädevused ja keskkonna mõju pädevuste rakendamisel), mida ei saa käega katsuda ja mõõta – tehes järeldusi nende märkide abil, mida me saame näha ja kogeda – nagu uuritavate indiviidide kogemused, sündmused, käitumine, jms. Et antud nn käega katsutavaid kogemusi koguda, intervjueeriti kahtekümmend nelja virtuaalmeeskonnas töötavat isikut. Siinjuures on oluline välja tuua, et käesolev uuring erines senistest virtuaalmeeskonna pädevsutega seotud uuringutest selle poolest, et virtuaalsetele meeskonnaliikmetele anti nn sõna ja usuti, et meeskonnaliikmed ei ole passiivsed keskkonna mõjude osas, vaid vastupidiselt – neil on endil oluline roll enda ümber oleva (töö)keskkonna kujundamisel.
Analüüsiprotsessis liikus uurija iteratiivselt teooria ja andmete vahel, mis aitas luua empiiriliselt põhjendatud ja teoreetiliselt toetatud arusaama individuaalsetest pädevustest ja võimalikest teguritest, mille abil pädevuste ellu rakendamist toetada. Kombineerides sisu- ja narratiivanalüüsi tuvastas antud uuring: 1) peamised väljakutsed, millega virtuaalse meeskonna liikmed kokku puutuvad, 2) individuaalsed pädevused, mis aitavad väljakutsetest üle saada, ja 3) välised aspektid meeskonna- ja organisatsioonitasandil, mille abil toetada pädevuste ellu rakendamist ja edasi arendamist.
Uuringu esimeses etapis loodi põhjalik ülevaade väljakutsetest, mis võivad vähendada meeskonnaliikmete efektiivsust virtuaalmeeskonnas töötamisel. Siin on oluline välja tuua, et suurem osa senisest kirjandusest käsitleb virtuaalmeeskondadega seotud väljakuteid staatiliselt, ehk eeldades, et väljakutsed kohalduvad ühtemoodi kõigile. Lisaks nn. staatilisele vaatele, võeti antud uuringus kasutele ka alternatiivne vaade, mille kohaselt kogevad virtuaalmeeskondade liikmed väljakutseid erinevalt – sõltuvalt meeskonna virtuaalsuse tasemest, meeskonnaliikmete tööülesannetest/ varasemast kogemusest/ pädevustest, jne. Kombineerides mõlemat vaadet oli võimalik luua põhjalikum arusaam sellest, kuidas virtuaalsus võib meeskonnaliikmete efektiivsusele mõju avaldada.
Ning, kuigi inimesed on väga erinevad, tõi antud uuring välja teatavad sarnasused selles osas, kuidas virtuaalmeeskonnas töötamine võib meeskonnaliikmetele mõjuda sõltuvalt liikmete varasemast kogemusest virtuaalmeeskonna tööga. Nii avastatigi antud uurimistöö intervjuudele tuginedes, et virtuaalse meeskonnatööga kohanemisel läbivad meeskonnaliikmed kolm eristuvat etappi, mis kõik hõlmavad teatud liiki väljakutseid ja nõuavad omakorda teatud pädevusi ja organisatsioonilisi toetusmehhanisme väljakutsete ületamisel. Antud ülevaade on akadeemilises kirjanduses üks esimesi, mis vaatleb lisaks virtuaalmeeskonnatööga seotud väljakutsetele ka nende kujunemise protsesse. Lisaks aitab antud ülevaade organisatsiooni ja meeskonna juhtidel oma töötajaid paremini mõista ja toetada virtuaalmeeskonnatööga kohanemisel.
Tuginedes esimesest etapist saadud tulemustele, olemasolevale kirjandusele ja empiirilistele tulemustele, loodi uuringu teises etapis põhjalik ülevaade pädevustest, mis aitavad meeskonnaliikmetel virtuaalmeeskonnaga seotud väljakutseteid ületada. Antud etapis süstematiseeriti olemasolevast kirjandusest leitud teadmisi lisades neile empiirilised andmed, mis ühtekokku võimaldaski luua põhjaliku ülevaate virtuaalmeeskonnatööga seotud pädevustest viies kategoorias: a) koostöö, b) suhtlus; c) IKT, d) juhtimine ja e) enesejuhtimine. Lisaks raamistiku väljatöötamisele loodi antud uurimistöös põhjalik ülevaade pädevustega seotud mõistetest, mis võib aidata ületada hetkel valitsevat kontseptuaalset ebamäärasus pädevustega seotud kirjanduses. Lisaks tõi antud uuring välja, et pädevuste uurimisel võib tulla kasuks pöörata edaspidi senisest enam tähelepanu väärtustele ja hoiakutele, mis on nn. baasiks individuaalsete oskuste ja teadmiste arendamisel.
Kolmas ja viimane samm viis uurija antud uurimistöö kõige väljakutsuvama, kuid teisalt ka kõige põnevama küsimuse juurde – millised välised töökeskkonnaga seotud tegurid aitavad toetada virtuaalmeeskonnaliikmeid pädevuste ellu rakendamisel? Väljakutsuv oli antud küsimus just seetõttu, et selle vaatenurga alt on pädevusi väga vähe uuritud. Enamikes senistes pädevustega seotud uuringutes keskendutakse kas pädevuste kaardistamisele või siis pädevuste arendamisega seotud teemadele. Ja kuigi organisatsiooniteooriatest võib leida mõningaid vihjeid võimalikele aspektidele, mis võivad aidata pädevuste rakendamist toetada, tunnistavad ka antud valdkonna uurijad, et siiani ei ole õnnestunud luua praktilisi tööriistu, mida personalijuhid tegelikkuses edukalt rakendada saaksid. Üks põhjusi senise vähese edu taga võib olla see, et töökeskkonnas on väga paljutegureid, on keeruline on luua ühte lihtsasti hõlmatavad ülevaadet, mis oleks teisalt ka piisavalt põhjalik. Teisalt võib olla ka põhjuseks see, et sarnaselt pädevustele, on töökeskkonna tegureid siiani käsitletud eraldiseisvalt - jättes kõrvale meeskonnaliikmete endi mõju töökeskkonna kujundamisel.
Käesolevas uuringus võeti kasutusele motivatsiooniteooriast pärit Enesemääramisteooria (inglise keeles STD), mis oli abiks, et visualiseerida ja lihtsustada keerulist suhet väliste situatsiooniliste aspektide (nagu organisatsioonikultuur, töödisain), kui sisemiste tegurite (sh motivatsioon, pädevused, autonoomia) vahel. Enesemäärmisteeoria rakendamine võimaldas luua lihtsasti hoomatava ülevaate aspektidest ja tegevustest, millega organisatsioonide ja meeskondade juhid saavad oma töötajaid toetada, eesmärgiga, et meeskonnaliikmed oma olemasolevaid virtuaalmeeskonnatööga seotud pädevusi rakendaks või edasi arendaks.
Kokkuvõtvalt võib öelda, et selleks, et virtuaalsed meeskonnad oleksid edukad väljakutsete ületamisel on esmalt oluline, et meeskonnaliikmed suudaksid väljakutseid ületada. Siinjuures mängivadki olulist rolli meeskonnaliikmete pädevused ja nende pädevuste sobivus käesolevate väljakutsetega. Lisaks on oluline meeskonnaliikmeid toetada, lähtudes virtuaalse meeskonnatööga seotud eripäradest, kuna toetuse olemasolul on suurem tõenäosus, et meeskonnaliikmed oma olemasolevaid pädevusi väljakutsete ületamisel rakendavad, ning vajadusel edasi arendavad.
Akadeemilise külje pealt aitab käesolev uuring olemasolevat teadmist virtuaalmeeskondadega seotud väljakutsete ja pädevuste osas süstematiseerida ning edasi arendada. Lisaks on käesolev uuring teadaolevalt üks esimesi, mis uuris lisaks üksikisiku pädevustele ka väliseid tegureid, mis võivad omada olulist mõju pädevuste rakendamisel. Praktilise poole pealt on võimalik antud uuringus loodud pädevuste ja sellega seotud toetusmehhanismide raamistiku kasutades teha teadlikumaid valikuid nii virtuaalmeeskonnaliikmete valimisel, väljakutsetega toimetuleku toetamisel kui ka koolitamisel.
Yksilölliset kyvykkyydet ja organisaation tukimekanismit virtuaalitiimien menestyksen edistämisessä.
Sarja
Turun yliopiston julkaisuja - Annales Universitatis Turkuensis. Sarja E|115
Saavutettavuusominaisuudet
Ei tietoa saavutettavuudesta
item.page.okmtext
Avainsanat
virtual teamworkvirtual teamscompetenciescompetencevaluesattitudesskillsknowledgeself-determination theoryperson-environment fitvirtuaalinen tiimityövirtuaalitiimitkyvykkyydetosaaminenarvotasenteettaidottietoitsemääräämistieoriavirtuaalne meeskonnatöövirtuaalne meeskonnatööpädevusedväärusedhoiakudteadmisedoskusedenesemääramisteooria