Sähköinen pitkäaikaisarkistointi yksityissektorilla

Abstract

Tutkielman tavoitteena on selvittää yksityissektorin näkökulmasta sähköistä pitkäaikaisarkistointia, ja sen toteuttamisen menetelmiä. Tämän lisäksi pyritään tutkimaan, onko yksityissektorin toimijan mahdollista toteuttaa sähköistä pitkäaikaisarkistointia luotettavasti, ja mitä sen toteuttaminen vaatii.

Tiedon määrä jatkaa kasvuaan, ja organisaatioiden haasteeksi nousee relevantin informaation kerääminen sekä säilyttäminen. Sähköisessä pitkäaikaissäilyttämisessä merkityksellistä on tunnistaa organisaation omat tiedonhallinnan prosessit, digitaalisen pitkäaikaisarkistoinnin viitekehykset, haasteet sekä mitä säilyttämisen sisältö itse asiassa on.

Tutkimuksen teoreettinen viitekehys esittelee yksityissektorin luotettavan sähköisen pitkäaikaissäilytyksen keskeisimmät taustateoriat. Tutkittava ilmiö koostuu yksinkertaistetusti kahdesta osa-alueesta: tiedosta ja säilyttämisestä. Tieto ja säilyttäminen jakaantuvat omiin alakohtiinsa, ja yhdistyvät toteuttamaan sähköistä pitkäaikaisarkistointia. Teoreettisen näkökulman lisäksi toteutettiin haastattelututkimus, jossa pyrittiin löytämään näkökulmia sekä teemoja, jotka vaikuttavat yksityissektorin digitaaliseen pitkäaikaisarkistointiin. Samalla pyritään analysoimaan taustateorian näkökulmia haastattelututkimuksen tuloksien avulla. Tutkimus on toteutettu laadullisena, ja sen tieteenfilosofisena suuntauksena on pragmatismi. Pyrkimyksenä tutkielmassa on ilmiön tutkimustulosten hyväksikäyttö käytännön toteutuksessa.

Voidaan todeta, että yksityissektorin sähköisen pitkäaikaisarkistoinnin kannalta merkittävimmät teemat ovat organisaation nykytila, säilyttämisen sisällön ymmärtäminen, viitekehysten merkityksen tunnistaminen sekä informaatioteknologian vaikutus. Organisaatiolla tulee olla olemassa tiedonhallinnan käytännöt toteuttaakseen luotettavasti sähköistä pitkäaikaisarkistointia. Tämän lisäksi merkityksellistä on organisaation sitoutuminen taloudellista pitkäaikaiseen säilyttämiseen. Säilyttämisen sisällön suhteen tulee tunnistaa, mitä ja miksi jotain säilytetään. Säilytettävälle aineistolle tulee olla jatkuvuuden tai lainsäädännön suhteen peruste. Organisaation on myös ymmärrettävä sähköiseen pitkäaikaisarkistointiin liittyvät taustateoriat sekä viitekehykset. Ilman ymmärrystä sekä hyväksikäyttöä toteuttaminen ei ole mielekästä. Näiden lisäksi tietotekniikan nopea kehittyminen vaatii, että organisaatio varautuu jollakin tavalla niin säilytettävän aineiston kuin myös tietoteknisen ympäristön vanhentumiseen. Mikäli yksityissektorin organisaatio on kykenevä edellä mainittujen osa-alueiden hallintaan, on sen mahdollista luotettavasti säilyttää sähköistä aineistoa pitkälle tulevaisuuteen.