Ulkoistetun taloushallinnon toimivuus ja ongelmakohdat : Case-tutkimus kansainvälisen yrityksen taloushallinnosta

Abstract

Tutkielmassa tarkastellaan, mikä vaikuttaa siihen, että ulkoistettu taloushallinto on toimiva ja ulkoistamiselle asetetut tavoitteet tulevat saavutettua. Erityisesti keskitytään tekijöihin, jotka vaikuttavat taloushallinnon prosessien toimivuuteen, kun taloushallinnon prosessit ovat ulkoistettu. Tutkielmassa vastataan kolmeen tutkimuskysymykseen: mitkä tekijät vaikuttavat ulkoistetun taloushallinnon prosessien toimivuuteen, mitä ongelmakohtia on havaittavissa ulkoistetussa taloushallinnossa ja miten näitä ongelmakohtia voitaisiin pyrkiä ratkaisemaan? Tutkielma toteutetaan case-tutkimuksena työvoiman vuokrausalalla toimivassa organisaatiossa. Case-organisaation valintaan vaikutti se, että organisaatio ulkoisti melkein kokonaisuudessaan taloushallintonsa vuosina 2009 ja 2010, joten organisaatiolla on pitkä kokemus yhteistyöstä taloushallinnon ulkoistuskumppaneiden kanssa. Lisäksi case-organisaatio vaihtoi taloushallinnon ulkomaisen palveluntarjoajan vuoden 2018 alussa. Yhä useammat yritykset ovat 2000-luvun aikana ulkoistaneet osittain tai kokonaisuudessaan taloushallintonsa. Tässä tutkielmassa keskitytään myynti- ja ostoreskontran, laskutuksen, palkanlaskennan, kirjanpidon ja sisäisen laskennan ulkoistukseen. Tutkielmassa tarkastellaan taloushallinnon ulkoistusprosessivaihetta ja päivittäistä taloushallintoa. Päivittäisen taloushallinnon toimivuutta tutkitaan yhteistyön, luottamuksen, osaamisen, suorituksen johtamisen ja kontrollien näkökulmasta. Tämän tutkielman johtopäätöksenä voidaan sanoa, että kommunikointi, luottamus, osaaminen, suorituksen johtaminen ja kontrollit nousevat merkityksellisiksi tekijöiksi päivittäisen taloushallinnon toimivuuden kannalta. Erityisiä ongelmakohtia varsinkin aasialaisen taloushallinnon ulkoistuskumppanin kanssa voidaan pitää liian nopeaa työntekijöiden vaihtuvuuden astetta ja huonoa ongelmatilanteiden hoitoa. Ratkaisuna havaittuihin ulkoistetun taloushallinnon ongelmakohtiin voidaan pitää sellaisen suorituksen johtamismallin luomista, joka painottaisi huonon suoriutumisen syiden tunnistamista ja ongelmien ratkaisua yhdessä. Myös säännölliset puhelin- ja videopalaverit toimivat tapana vahvistaa henkilöiden välisiä siteitä ja näin lisäisi osapuolten halua parantaa yhteistyötä. Lisäksi ongelmakohtana nähdään entisen ulkoistuskumppanin suorittama perehdyttäminen.