Sähköposti johtamisvälineenä, käyttö ja esimieheltä vaadittavat kompetenssit hajautuneessa työssä

Abstract

Viestintä- ja tietoteknologian kehittyminen on muuttanut työnteon perinteisiä muotoja. Hajautettu työ on lisääntynyt organisaatioissa. Sähköpostin käyttö on kasvattanut esimiesten mahdollisuuksia liikkuvan työn ja etätyön tekemiselle. Sähköisen viestintävälineen, kuten sähköpostin välityksellä tapahtuva johtaminen on yleistynyt jatkuvasti ja esimies pystyy hoitamaan esimiestehtäviään usein myös sähköpostin välityksellä. Sähköpostijohtamista käytetään, vaikka työskennellään samassa toimitilassa. Johtaminen sähköpostin välityksellä vaatii esimieheltä erilaisia kompetensseja ja osaamista sekä taitoja kuin perinteinen työ. Tämän tutkielman tavoitteena on selvittää sähköisten viestintävälineiden välityksellä tapahtuvaa johtamista.

Tutkielman viitekehyksessä perehdytään ensin sähköpostiin viestintävälineenä. Toiseksi kuvataan hajautettua työtä, esimiehen kompetensseja ja sähköpostijohtamista. Päätutkimuskysymys on: Miten sähköpostia käytetään johtamisvälineenä hajautuneessa työssä? Tutkimuksen alakysymykset ovat: Millaisiin johtamistilanteisiin sähköpostin käyttö liittyy? ja Millaisia johtamiskompetensseja sähköposti vaatii esimieheltä? Tutkimus toteutettiin kvalitatiivisena tutkimuksena ja analyysimenetelmänä käytettiin teoriaohjaavaa sisällönanalyysia. Tutkimuksen empiirinen aineisto koostuu teemahaastatteluista, joissa haastateltiin sähköpostia esimiestehtävissään käyttäviä esimiehiä.

Tutkimustulosten perusteella sähköpostia pidettiin tehokkaana, helppokäyttöisenä ja nopeana viestintävälineenä. Sähköpostijohtamista käytetään tiedon jakamisessa ja työtehtävien täsmentämisessä. Sähköposti koettiin välitöntä reagointia vaativissa tilanteissa kuitenkin hitaaksi viestintävälineeksi. Näissä tilanteissa esimiehet käyttivät ennemmin pikaviestinsovelluksia. Esimiesten kompetensseista korostui kiinnostus sekä teknologian käyttöä että osaamisenkehittämistä kohtaan. Sähköisten viestintävälineiden rinnalle esimiehet kokivat tarvitsevansa myös kasvokkain tapahtuvaa johtamista. Tämän tutkimuksen mukaan sähköpostijohtamisella, ei täysin voida korvata kasvokkain tapahtuvaa johtamista. Tutkimustulosten joukosta nousi esille havainto, jossa esimiehet eivät aina kokeneet sähköisten viestintävälineiden välityksellä tapahtuvaa vuorovaikutusta johtamiseksi.