Strategian jalkauttaminen budjetoinnista luopumisen yhteydessä : Tapaustutkimus rullaavien ennusteiden ja keskeisten suorituskykyindikaattoreiden käytöstä

Abstract

Perinteisesti budjettiohjausta on pidetty tärkeimpänä organisaation ohjauksen funktiona ja budjetointi on myös tutkituimpia aiheita johdon laskentatoimessa. Perinteisesti budjettia on hyödynnetty strategian jalkauttamisen työkaluna, mutta Beyond Budgeting -kirjallisuus kannustaa luopumaan budjetoinnista kokonaan sen yhteydessä ilmenevien ongelmien vuoksi. Mutta miten budjettiohjausta voidaan toteuttaa ilman budjettia? Tutkielmassa syvennytäänkin strategian jalkauttamiseen perinteisen budjetoinnin luopumisen yhteydessä hyödynnettäessä Beyond Budgeting -kirjallisuuden suosittelemia rullaavia ennusteita ja keskeisiä suorituskykymittareita. Tutkimus toteutettiin tapaustutkimuksena ja puolistrukturoitujen haastatteluiden osallistujat koostuivat tapausorganisaation eri osien ja hierarkiatasojen henkilöstöstä. Yksilöhaastatteluissa keskusteltiin yhteensä seitsemän henkilön kanssa: neljä näistä oli talousosaston johtotason henkilöstöä, yksi johdon laskentatoimen asiantuntija ja kaksi olivat mukana myynnin ja tuotannon suunnittelussa. Tutkimuksen tulosten perusteella rullaavien ennusteiden käyttöönotto on vaikuttanut perinteisellä budjetoinnilla tavoiteltuun ohjaukseen nimenomaan mahdollistamalla tuotannon resurssien jakoa mahdollisimman realistisesti, mutta rullaavat ennusteet eivät kuitenkaan täysin ole korvanneet perinteisiä investointeja sisältäviä kustannusbudjetteja. Rullaavat ennusteet mahdollistavat myynnin ja tuotannon suunnittelun kuukausia etukäteen sekä niihin tarvittavien resurssien ohjaamisen ja riittävyyden varmistamisen ajantasaisesti, mikä on ollut perinteisten budjettien haaste. Rullaavilla ennusteilla tarkkaillaan myös kustannuksia ja ne tarjoavat viitekehyksen operatiivisten toimintojen suunnitteluun ja valvontaan. Keskeiset suorituskykyindikaattorit toteuttavat tavoiteasetantaan perustuvaa ohjausvaikutusta ottamalla huomioon organisaation taloudelliset ja ei-taloudelliset tavoitteet eri näkökulmien avulla. KPI-mittarit auttavat katsomaan myös organisaation ulkopuolelle vertailuanalyysin muodossa, kun taas perinteiseen budjettiin liitetyt tavoitteet tarkastelevat usein organisaation sisäistä suoriutumista ja taloutta. KPI-mittarit ajavat huomion tulevaisuuteen ja siksi tukevat rullaavan suunnittelun mukaista suoritusmittaamista. Yhteishenkeä tukevien tiimikohtaista suoritusmittaamisen ja palkitsemisen avulla KPI-mittarit mahdollistavat organisaation henkilöstön keskittymisen suoriutumaan kilpailijoita paremmin yhden mittariluvun täyttymisen tai organisaation sisäisten tiimien keskinäisen taistelun sijaan. Strategian jalkauttamisessa keskeiset suorituskykyindikaattorit jalkauttavat strategiaa mittareiden seurannan kautta. KPI-mittarit saavat huomion kiinnittymään organisaation strategiaa edistäviin toimenpiteisiin pelkkien taloudellisten lukujen sijaan, kuten budjettiin perustuvat tavoitteet yksin tekevät. Lisäksi, KPI-mittarit kiinnittävät huomion korjausliikkeitä vaativiin osa-alueisiin kesken tilikauden ja siten saavat aikaan parantavia toimenpiteitä ennen liiketoiminnan tilan vakavaa heikkenemistä, johon perinteinen budjetti ei ole kyennyt. KPI-mittarit edistävät strategian ketterää jalkauttamista myös kesken strategian implementoinnin, kun mittareiden valikoimaa muutetaan keskeisten tavoitteiden mukaisiksi organisaation yhteensovittaessa nousevaa strategiaa ja suunniteltua strategiaa ohjatessaan toimintaansa kohti tavoitteitaan.