Toiminnanohjausjärjestelmän aiheuttamien organisatoristen muutosten heijastuminen organisaation kilpailuetuun Case: IFS Applications -toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto kolmessa organisaatiossa

Abstract

Kilpailevilla markkinoilla toimivat organisaatiot pyrkivät jatkuvasti tarjoamaan tuotteita ja palveluita asiakkailleen nopeammin ja kustannustehokkaammin kuin aikaisemmin. Tässä onnistuakseen organisaatiot tavoittelevat kilpailuetua, joka monessa tapauksessa toimii elinehtona organisaatioiden pärjäämiselle ja hengissä säilymiselle. Organisaation halukkuus kilpailuedun kehittämiselle kumpuaa sen strategiasta ja toiminnanohjausjärjestelmän hankkiminen voi olla yksi keino toteuttaa organisaation strategisia tavoitteita kilpailuedun kehittämisestä. Toiminnanohjausjärjestelmä on kokonaisvaltainen tietojärjestelmä, joka kattaa organisaation toiminnan aina tuotannosta asiakashallintaan asti ja tästä syystä sen käyttöönotto aiheuttaa organisaatiossa usein merkittävän muutosprosessin. Muutosprosessi koskettaa usein organisaation toimintaa aina organisaation operatiiviselta tasolta sen pitkälle juurtuneisiin toimintatapoihin ja aina organisaatiokulttuuriin asti.

Tämä tutkielma tarkastelee toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönoton aiheuttaman organisatorisen muutosprosessin heijastumista organisaation kilpailuetuun. Tutkimuksen toimeksiantajana oli IFS Finland Oy Ab ja tutkimuksen haastattelut tehtiin kolmessa organisaatiossa, jotka toimivat metalli- ja energia-alalla. Haastatteluiden perusteella organisaatiot tavoittelivat toiminnanohjausjärjestelmän hankkimisella erityisesti toiminnan tehostamista, tiedon läpinäkyvyyttä sekä yhteisten toimintatapojen kehittämistä yli kansainvälisten rajojen ja olivat valmiita tarkoituksellisesti muuttamaan toimintatapojaan saavuttaakseen nämä tavoittelemansa kilpailuedut. Suurimpina haasteina muutosprosessin onnistumiselle nähtiin olevan muutoksen suuri työmäärä, henkilöstön osaaminen sekä toimitusvarmuuksien säilyttäminen.

Tutkimuksen perusteella vaikuttaisi siltä, että toiminnanohjausjärjestelmän käyttöönotto käynnistää organisaatiossa merkittävän muutosprosessin, jonka suurimpia organisatorisia muutoksia ovat henkilöstön operatiivisen toiminnan muutokset jokapäiväisessä työssä sekä organisaation liiketoimintamallien ja -prosessien kehittäminen. Muutosprosessin onnistumisen näyttäisi vaikuttavan organisaation tavoiteltujen kilpailuetujen saavuttamiseen, sillä onnistuneen muutosprosessin avulla kilpailuedulliset hyödyt saavutetaan haastateltavien mukaan nopeammin. Tällöin avainasemassa toiminnanohjausjärjestelmän avulla tavoitellun kilpailuedun muutosprosessissa olisi erityisesti organisaation henkilöstö, henkilöstön ymmärrys muutoksen tarpeellisuudelle sekä henkilöstön mukaan ottaminen prosessin suunnittelussa. Näin ollen, näiden tärkeyttä tulisi korostaa uusille toiminnanohjausjärjestelmää käyttöönsä ottaville organisaatioille jo projektin alkuvaiheessa.