Käyttäjäedustajien valinta IT-projekteihin

Abstract

Iso osa tietojärjestelmäprojekteista epäonnistuu siksi, että kehitetty järjestelmä ei vastaa riittävän hyvin loppukäyttäjien tarpeita. Loppukäyttäjien näkökulmaa ei oteta aina lainkaan huomioon kehitysprosessissa, mikä aiheuttaa ongelmia järjestelmän tuotanto- ja käyttöönottovaiheessa. Ja silloinkin, kun loppukäyttäjiä otetaan mukaan kehitysprojektiin, käyttäjäedustajien valinnoissa voidaan epäonnistua ja valita vääränlaisia henkilöitä edustajaryhmiin, jolloin järjestelmä jää puutteelliseksi. Tässä tutkimuksessa selvitettiin, miten yritykset ja julkiset organisaatiot tekevät käyttäjäedustajavalintoja IT-projekteihin, mitä kriteereitä näissä valinnoissa käytetään ja millaisia hyötyjä käytetty valintatapa tarjoaa sekä mitä haasteita käytettyihin valintatapoihin liittyy. Tutkimus on toteutettu laadullisin menetelmin haastattelututkimuksena, jossa haastateltiin kahdeksaa käyttäjän osallistamisen asiantuntijaa eri IT-alan yrityksistä ja yritysten IT-osastoilta. Haastatte-luiden perusteella selvisi, että IT-alan yrityksillä ei ole käytössä tiettyä prosessia käyttäjäedustavalintojen tekemiseen, vaan päätökset ja valinnat tehdään projekti- ja yrityskohtaisesti. Valinnoissa käytetyt kriteerit ovat niin ikään projektikohtaisia päätöksiä, vaikka joitakin universaaleja kriteereitä, kuten käyttäjän tekniset ja sosiaaliset taidot ja asiantuntijuus pystyttiin löytämään. Käytettyjä valintatapoja perusteltiin motivoituneiden ja sitoutuneiden käyttäjäedustajien saamisella mukaan projekteihin. Haasteita käyttäjäedustajavalinnoissa aiheutti projektin aikataulu ja ajanpuute. IT-projekteissa käyttäjäedustajia valitaan projektikohtaisesti, samalla pyrkien toteuttamaan käyttäjien omaa halua osallistua ja oppia uutta. Käyttäjäedustajia projekteihin valittiin yleisimmin sisäisiä kanavia käyttämällä. Valintoja tekemässä olivat projektipäälliköt ja projektin johto, jolla oli viimeinen sana siitä, kuka tekee mitäkin. Valintakriteereitä tutkimuksessa löydettiin useita, kuten asiantuntijuus kehitysalueesta, tekniset ja sosiaaliset taidot, kyky hahmottaa suuria kokonaisuuksia ja katsoa projektia pitkälle eteenpäin sekä rohkeus kommentoida muutoksia. Kriteereistä olivat päättämässä samat henkilöt, jotka olivat tekemässä valintoja. Motivaatiota ja mielenkiintoa kehitystä kohtaan painotettiin yrityksissä. Nämä koettiin suurimmiksi hyödyiksi tietyn valintatavan käytössä. Suunnitelmallisuus valinnoissa oli suurin tekijä käyttäjäedustajavalintojen onnistumisessa. Henkilökemioiden risteävyys puolestaan nostettiin suurimmaksi syyksi epäonnistumiseen.