Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen toimittajan valintaprosessissa

Abstract

Automaatio on ollut merkittävä trendi yrityksissä viimeisten vuosien aikana. Monia yksinkertaisia ja manuaalisia tehtäviä on jo pitkälti automatisoitu. Automaatio vaatii organisaatiossa rahallisia ja tietotekniseen osaamiseen liittyviä resursseja, joita on rajallisesti. Toimittajan valintaprosessia on vaikea automatisoida, koska se sisältää paljon vaihtelevia ja strategisesti merkittäviä tehtäviä. Ohjelmistorobotiikka on suhteellisen kustannustehokas ja yksinkertainen automaatiotyökalu, jota on hyödynnetty laajasti monilla aloilla. Toimittajan valinnassa sen hyödyntäminen on lähteiden perusteella kuitenkin jäänyt vähäisemmäksi. Tutkielman tarkoituksena on kartoittaa ohjelmistorobotiikan roolia toimittajan valintaprosessissa sekä hyötyjä ja haasteita, joita ohjelmistorobotiikkaan liittyy toimittajan valintaprosessissa. Tutkielmassa tutkitaan ohjelmistorobotiikan käyttöön toimittajan valintaprosessissa liittyviä vaatimuksia, hyötyjä, haittoja sekä mahdollisia muutoksia, joita se aiheuttaa toimittajan valinnassa. Tutkielmassa käydään aluksi läpi ohjelmistorobotiikkaa ja sitten toimittajan valintaprosessia sen eri vaiheiden ja tehtävien kautta. Lopuksi käydään läpi, mitä raportoituja muutoksia, hyötyjä ja haittoja ohjelmistorobotiikka tuo toimittajan valintaprosessiin. Tutkielmasta käy ilmi, että ohjelmistorobotiikka sopii yksinkertaisten, toistuvien ja manuaalisten tehtävien automaatioon. Sitä voidaan hyödyntää jokaisessa toimittajan valintaprosessin vaiheessa. Ohjelmistorobotiikalla on rooli organisaation automaation kehittämisessä, sillä ohjelmistorobotiikka sopii hyvin ensimmäisiin automaatioprojekteihin. Ohjelmistorobotiikkaa hyödyntäessä organisaatio voi saada lisää osaamista liittyen automaatioon ja kehittää automaatiota aloittamalla ohjelmistorobotiikalla ja lisäämällä muita automaatiokeinoja osaamisen kasvaessa. Toimittajan valintaprosessin laaja tai kokonaisvaltainen automaatio ohjelmistorobotiikan avulla on haastavaa ja avuksi tarvitaan esimerkiksi tekoälyä. Ohjelmistorobotiikasta saatavat hyödyt toimittajan valintaprosessissa liittyvät tiedon keräämiseen ja arviointiin, tietopyyntöjen, hintatarjouspyyntöjen ja tarjouspyyntöjen lähettämiseen, päätöksenteon tukeen ja sopimusten laatimiseen. Ohjelmistorobotiikan suurimmat edut toimittajan valintaprosessissa ovat sen käyttöönoton matalat vaatimukset, sekä automaation laajennuksen potentiaalit ohjelmistorobotiikan avustuksella. Ohjelmistorobotiikan hyödyntämisessä toimittajanvalintaprosessissa ilmenevät haasteet liittyvät strategiaan, hankintaan, työkalujen valintaan, sidosryhmien sitouttamiseen, projektinhallintaan, toimintaan, muutosjohtamiseen sekä maturiteettiin. Lisäksi kun automaatiossa edetään ohjelmistorobotiikasta monimutkaisempiin menetelmiin, vaatimukset rahallisiin ja tietotekniseen osaamiseen liittyviin resursseihin kasvavat.