Automated Purchase Order - Experiments and Expectations in Mid-sized Manufacturing Companies

Abstract

Operational processes were originally designed before of large-scale information technology revolution in industries. Based on this fact, it has been argued that by redesigning business processes with help of information technology, efficiencies in operational processes may be achieved. Process integration and automation should save valuable time and resources at the same time. However, in small and medium sized businesses limited resources reduce possibilities to implement both information technology and changes in business processes. The research in this area concentrates whether on large corporations (in depth or on large samples) or on small and medium sized companies based on statistical information. Longitudinal and deep analysis on business process change in small and medium sized companies is scarce. In depth analysis on small and medium sized companies in the area is scarce.

This research investigates the savings in labour and capital that are achievable through automating and integrating routine purchase process within a supply chain. This study investigated the area of purchasing and especially routine purchasing of direct production materials. Through the use of action research, quantitative and qualitative analysis, a variety of methods are used in order to give a broader view to the data and results.

From the practical point of view, the purchase process of production materials is often repetitive work based on information from diverse information systems and sources. This study investigated the possibility of increasing efficiency through automated routine processes. As an indicator of increased efficiency, change in inventory turns was chosen. Three research questions were set: will purchase order automation have an effect on inventory turns, what are the main contributors to any observed changes in inventory turns and are the observed changes relevant in a larger context of small and medium sized companies?

For the two first questions action research methodology was used with participant observation. Two projects of purchase order automation were conducted and effects on inventory turns were measured. The automation projects were conducted in a medium sized electronics manufacturing company and with two of its suppliers. A controlling sample was collected from the company item transaction database. These results were analysed with quantitative analysis methods. Thedata includes three samples of data between years 2000 and 2004. Results showed that automation does not clearly improve inventory turns but the results are mixed. Observed changes result from improved parameter setting and change in business conditions.

The third question was treated separately through semi-structured interviews within purchase professionals in medium sized manufacturing companies. Four interviews were conducted in 2014-2015 to verify results from purchase automation projects. The answers were analysed with qualitative methods. It was found that the process of automation and its results are relevant to medium sized manufacturing companies. Special care, however, should be taken while implementing the system and setting its basic parameters.

From the theoretical perspective, the research emphasizes the assumption that the benefits of business process changes are not always clearly visible but some positive results may be achieved. In regard of human decision-making biases it is clear that they exist and the effects of these biases may be reduced through process automation. The use of several different methods in data collection and analysis opens a larger picture for a deep analysis of the processes and their results. Through action research insights to the actual phenomenon are gained and a longitudinal analysis gives more than a snapshot to it.

From the managerial perspective, process automation is an option to consider but at the same time it should be part of a larger process change initiative to see that it does not result into sub optimisation of processes at the expense of general process optimisation of a company. It is crucial to understand the biases made by individual decision makers in business processes and see, how the negative effects of these biases may be avoided through careful consideration of process automation.

Automatisoitu ostotilaus – kokeiluja ja odotuksia keskisuurissa valmistavissa yrityksissä

Operatiiviset toimintatavat suunniteltiin ennen suurimittaista tietotekniikan vallankumousta eri teollisuuden aloilla. Onkin esitetty, että operatiivisten prosessien tehokkuutta voidaan kasvattaa uudistamalla liiketoimintaprosesseja ja käyttämällä niissä tietoteknisiä sovelluksia. Prosessien integroinnilla ja automatisoinnilla voidaan säästää arvokasta aikaa ja resursseja samanaikaisesti. Pienten ja keskisuurten yritysten kohdalla ongelmana ovat resurssien rajallisuus, mikä vaikeuttaa prosessien uudistamista ja tarvittavien tietoteknisten sovellusten käyttöönottoa. Tutkimus aiheesta rajoittuu joko suuryrityksiin (perusteellinen analyysi tai laajempaan otokseen perustuen) tai pieniin ja keskisuuriin yrityksiin tilastolliseen tietoon perustuen. Perusteellinen analyysi pienissä ja keskisuurissa yrityksissä on tällä alueella harvinaista.

Tällä tutkimuksella selvitettiin, voidaanko rutiininomaisen ostotyön prosessin automatisoinnilla ja integroinnilla toimittajien kanssa saavuttaa säästöjä toimitusketjun työ- ja pääomakustannuksissa. Tutkimus tehtiin siis ostotyön ja erityisesti suorien tuotannollisten materiaaliostojen alueella. Käyttämällä toimintatutkimusmenetelmää, sekä kvantitatiivisia että laadullisia analyysitapoja, saadaan laajempi näkökulma käsiteltyyn tietoon ja tuloksiin. Käytännöllisestä lähtökohdasta katsoen on tuotannollisten materiaalien ostotoiminta usein toistuvaa, rutiininomaista työtä, joka perustuu tietoon eri järjestelmistä ja lähteistä. Tuottavuuden nostamiseksi oli kiinnostava tutkia saadaanko rutiinityön automatisoinnilla tehostettua kyseistä prosessia. Varaston kierron muutos valittiin tehokkuuden nousun mittariksi. Tutkimuksessa haettiin vastausta kolmeen kysymykseen: onko ostotilauksen automatisoinnilla vaikutusta varaston kiertonopeuteen, mitkä tekijät vaikuttavat havaittuihin muutoksiin varaston kiertonopeudessa ja ovatko tässä tutkimuksessa saadut havainnot merkittäviä suuremmassa joukossa pieniä ja keskisuuria yrityksiä?

Kahden ensimmäisen kysymyksen kohdalla käytettiin toimintatutkimusta ja tutkijan osallistumista toimintaan tutkittavassa kohteessa. Kaksi ostotilauksen automatisointiprojektia toteutettiin ja niiden yhteydessä mitattiin varaston kiertonopeuden muutoksia. Automatisointiprojektit toteutettiin keskisuuressa yrityksessä kahden yrityksen tavarantoimittajan kanssa. Vertaileva otos kerättiin yrityksen nimiketapahtumien tietokannasta. Nämä tulokset analysoitiin kvalitatiivisin menetelmin. Materiaali sisältää kolme otosta vuosien 2000 ja 2004 väliseltä ajalta. Tutkimuksessa todettiin, että automatisointi ei selkeästi parantanut varastojen kiertonopeutta vaan tulokset ovat ristiriitaisia. Havaitut muutokset johtuvat pääsääntöisesti parannetusta järjestelmän parametrien asetuksista sekä muista liiketoimintaympäristön muutoksista.

Kolmas tutkimuskysymys käsiteltiin erikseen käyttäen puolistrukturoitua haastattelurunkoa, jonka avulla haastateltiin ostotoiminnan ammattilaisia keskisuurissa valmistavissa yrityksissä. Vuosina 2014-2015 toteutettiin neljä haastattelua, jotta voitaisiin tarkistaa automatisointiprojektien tuottamat tulokset. Haastattelujen vastaukset analysoitiin laadullisin menetelmin. Tuloksena havaittiin, että automatisointiprosessi ja sen tulokset ovat merkityksellisiä keskisuurissa valmistavissa yrityksissä. Erityinen huomio tulee kuitenkin kiinnittää käyttöönottoprojektiin ja järjestelmän perustietojen määritykseen.

Teoreettisesta näkökulmasta tutkimus vahvistaa näkemystä siitä, että liiketoimintaprosessien muutoksella saadut hyödyt eivät ole aina selvästi näkyvissä, vaikka joitain positiivisia vaikutuksia voidaan havaita. Inhimillisten päätöksentekoprosessien alttius poikkeamille normaalista vaikuttaa myös ostoprosessiin, ja automatisoimalla ostoprosessia sen negatiivisia vaikutuksia varaston kiertonopeuteen voidaan vähentää. Eri menetelmien käyttö tiedon keräämisessä ja tiedon analysoinnissa antaa laajemman kuvan toimintatapoihin ja niiden tuloksiin. Toimintatutkimuksen avulla voidaan päästä lähemmäs asioiden todellisia syitä ja pitkällä tutkimusjänteellä saadaan enemmän kuin yksittäisiä kuvia tilanteesta. Yrityksen johdon näkökulmasta toimintaprosessien automatisointi on yksi mahdollisuus, mutta sen tulisi aina olla seurausta laajemmasta toiminnan arvioinnista jotta vältytään yksittäisten prosessien optimoinnilta koko yrityksen liiketoimintaprosessin optimoinnin kustannuksella. On myös erittäin tärkeää ymmärtää yksittäisen päätöksentekijän aiheuttamat poikkeamat prosessiin, ja se miten nämä poikkeamat voidaan välttää huolellisella valinnalla siitä, mitä prosesseja automatisoidaan.