IT-hankintojen toteutus kahdessa suomalaisyliopistossa : Tapaustutkimuksen kohteena Turun yliopisto ja Helsingin yliopisto
Liljenbäck, Lauri (2017-11-15)
IT-hankintojen toteutus kahdessa suomalaisyliopistossa : Tapaustutkimuksen kohteena Turun yliopisto ja Helsingin yliopisto
Liljenbäck, Lauri
(15.11.2017)
Tätä artikkelia/julkaisua ei ole tallennettu UTUPubiin. Julkaisun tiedoissa voi kuitenkin olla linkki toisaalle tallennettuun artikkeliin / julkaisuun.
Turun yliopisto
Tiivistelmä
IT-hankintatoimi osana julkisia hankintoja on akateemisessa kirjallisuudessa koulutuksen ja yliopistojen näkökulmasta vähän käsitelty aihe. IT:n toimivuus on nykypäivänä kuitenkin elinehto myös korkeakoulumaailmassa ja siten IT on myös euromääräisesti merkittävää liiketoimintaa. Tutkielma käsittelee IT-hankintatoimen prosesseja suomalaisissa yliopistoissa niihin vaikuttavien ulkoisten tekijöiden, sisäisen sääntelyn ja itse prosessien toteutumisen kautta. Tutkimusongelma on "Minkälainen on IT-hankintaprosessi suomalaisissa yliopistoissa" ja se jakautuu kolmeen alakysymykseen, jotka liittyvät hankintojen suunnittelun strategisuuteen, hankintojen teoria- sekä standardisidonnaisuuteen ja tutkimuksen puitteissa luodun mallin soveltuvuuteen yliopistojen IT-hankintatoimen kuvaamisessa.
Tutkimus on asetelmaltaan laadullinen sekä intensiivinen tapaustutkimus, jonka kohdeorganisaatioina toimivat Turun yliopisto ja Helsingin yliopisto. Tutkimus muodostaa kattavan kuvan organisaatioiden IT-hankintatoimesta ja tarkastelee prosesseja teoreettisen viitekehyksen pohjalta luodun julkisia IT-hankintoja mahdollisimman hyvin kuvaavaa tutkijan omaa mallia vastaan. Tutkimus on siis deduktiivinen ja tähtää käyttökelpoisen työkalun lisäksi kuvailemaan suomalaisten yliopistojen hankintakäytäntöjä. Primaariaineistona tutkimuksessa käytetään organisaatioiden IT-hankinta-asiantuntijoiden haastatteluja ja sekundaariaineistona haastatteluja tukevat viralliset sekä epämuodolliset organisaatioissa käytössä olevat hankintoihin liittyvät dokumentit. Tutkimuksessa kuvataan laajasti kohdeyliopistojen IT-hankintatoimen suunnittelu sekä toteutus. Itse hankintaprosessit käydään läpi ja esitetään prosessikaavioina.
Kohdeyliopistoissa IT-hankintoja suunnitellaan strategisesti osana yliopistojen kausittaista yleisstrategiaa. Koko IT-toiminnon rooli on tukea strategian toteutusta mahdollisimman hyvin ja tältä pohjalta IT-hankintatoimen ohjaukseen vaikuttaa myös muu ylemmän tason pitkäjänteinen suunnittelu. Akateeminen tutkimustieto, siitä johdetut teoriat ja kaupalliset mallit vaikuttavat organisaatioiden IT-hankintaprosessien muodostamiseen sekä kehittämiseen, joskin lähinnä välillisesti sekä tiedostamatta. Yliopistojen hankintaprosessit noudattavat pääsääntöisen hyvin tutkimuksessa muodostettua mallia eivätkä yliopistot poikkea toisistaan ratkaisevasti; tähän vaikuttavat etenkin kansallisen ja EU-tason IT-hankintojen kilpailutusta oleellisesti säätelevä hankintalaki ja yliopistojen yhteistyö, lähtökohtaisesti samanlaiset tarpeet sekä yhtenäinen tietopohja.
Tutkimus on asetelmaltaan laadullinen sekä intensiivinen tapaustutkimus, jonka kohdeorganisaatioina toimivat Turun yliopisto ja Helsingin yliopisto. Tutkimus muodostaa kattavan kuvan organisaatioiden IT-hankintatoimesta ja tarkastelee prosesseja teoreettisen viitekehyksen pohjalta luodun julkisia IT-hankintoja mahdollisimman hyvin kuvaavaa tutkijan omaa mallia vastaan. Tutkimus on siis deduktiivinen ja tähtää käyttökelpoisen työkalun lisäksi kuvailemaan suomalaisten yliopistojen hankintakäytäntöjä. Primaariaineistona tutkimuksessa käytetään organisaatioiden IT-hankinta-asiantuntijoiden haastatteluja ja sekundaariaineistona haastatteluja tukevat viralliset sekä epämuodolliset organisaatioissa käytössä olevat hankintoihin liittyvät dokumentit. Tutkimuksessa kuvataan laajasti kohdeyliopistojen IT-hankintatoimen suunnittelu sekä toteutus. Itse hankintaprosessit käydään läpi ja esitetään prosessikaavioina.
Kohdeyliopistoissa IT-hankintoja suunnitellaan strategisesti osana yliopistojen kausittaista yleisstrategiaa. Koko IT-toiminnon rooli on tukea strategian toteutusta mahdollisimman hyvin ja tältä pohjalta IT-hankintatoimen ohjaukseen vaikuttaa myös muu ylemmän tason pitkäjänteinen suunnittelu. Akateeminen tutkimustieto, siitä johdetut teoriat ja kaupalliset mallit vaikuttavat organisaatioiden IT-hankintaprosessien muodostamiseen sekä kehittämiseen, joskin lähinnä välillisesti sekä tiedostamatta. Yliopistojen hankintaprosessit noudattavat pääsääntöisen hyvin tutkimuksessa muodostettua mallia eivätkä yliopistot poikkea toisistaan ratkaisevasti; tähän vaikuttavat etenkin kansallisen ja EU-tason IT-hankintojen kilpailutusta oleellisesti säätelevä hankintalaki ja yliopistojen yhteistyö, lähtökohtaisesti samanlaiset tarpeet sekä yhtenäinen tietopohja.