IT-hankintojen toteutus kahdessa suomalaisyliopistossa : Tapaustutkimuksen kohteena Turun yliopisto ja Helsingin yliopisto

Abstract

IT-hankintatoimi osana julkisia hankintoja on akateemisessa kirjallisuudessa koulutuksen ja yliopistojen näkökulmasta vähän käsitelty aihe. IT:n toimivuus on nykypäivänä kuitenkin elinehto myös korkeakoulumaailmassa ja siten IT on myös euromääräisesti merkittävää liiketoimintaa. Tutkielma käsittelee IT-hankintatoimen prosesseja suomalaisissa yliopistoissa niihin vaikuttavien ulkoisten tekijöiden, sisäisen sääntelyn ja itse prosessien toteutumisen kautta. Tutkimusongelma on "Minkälainen on IT-hankintaprosessi suomalaisissa yliopistoissa" ja se jakautuu kolmeen alakysymykseen, jotka liittyvät hankintojen suunnittelun strategisuuteen, hankintojen teoria- sekä standardisidonnaisuuteen ja tutkimuksen puitteissa luodun mallin soveltuvuuteen yliopistojen IT-hankintatoimen kuvaamisessa.

Tutkimus on asetelmaltaan laadullinen sekä intensiivinen tapaustutkimus, jonka kohdeorganisaatioina toimivat Turun yliopisto ja Helsingin yliopisto. Tutkimus muodostaa kattavan kuvan organisaatioiden IT-hankintatoimesta ja tarkastelee prosesseja teoreettisen viitekehyksen pohjalta luodun julkisia IT-hankintoja mahdollisimman hyvin kuvaavaa tutkijan omaa mallia vastaan. Tutkimus on siis deduktiivinen ja tähtää käyttökelpoisen työkalun lisäksi kuvailemaan suomalaisten yliopistojen hankintakäytäntöjä. Primaariaineistona tutkimuksessa käytetään organisaatioiden IT-hankinta-asiantuntijoiden haastatteluja ja sekundaariaineistona haastatteluja tukevat viralliset sekä epämuodolliset organisaatioissa käytössä olevat hankintoihin liittyvät dokumentit. Tutkimuksessa kuvataan laajasti kohdeyliopistojen IT-hankintatoimen suunnittelu sekä toteutus. Itse hankintaprosessit käydään läpi ja esitetään prosessikaavioina.

Kohdeyliopistoissa IT-hankintoja suunnitellaan strategisesti osana yliopistojen kausittaista yleisstrategiaa. Koko IT-toiminnon rooli on tukea strategian toteutusta mahdollisimman hyvin ja tältä pohjalta IT-hankintatoimen ohjaukseen vaikuttaa myös muu ylemmän tason pitkäjänteinen suunnittelu. Akateeminen tutkimustieto, siitä johdetut teoriat ja kaupalliset mallit vaikuttavat organisaatioiden IT-hankintaprosessien muodostamiseen sekä kehittämiseen, joskin lähinnä välillisesti sekä tiedostamatta. Yliopistojen hankintaprosessit noudattavat pääsääntöisen hyvin tutkimuksessa muodostettua mallia eivätkä yliopistot poikkea toisistaan ratkaisevasti; tähän vaikuttavat etenkin kansallisen ja EU-tason IT-hankintojen kilpailutusta oleellisesti säätelevä hankintalaki ja yliopistojen yhteistyö, lähtökohtaisesti samanlaiset tarpeet sekä yhtenäinen tietopohja.