Managing planned organizational change: A closer look at change organizations, change management practices and organizational change capability

Abstract

Change has become a defining feature of modern life. Over the past decades, many authors have noted that the pace of change is steadily increasing. Recent global events – such as the COVID-19 pandemic, political upheavals, environmental challenges, and technological disruptions – show that change affects societies, nature, organizations, and individuals ubiquitously. Long-term trends such as digitalization, demographic shifts, globalization, climate change, and new technologies continue to transform our world rapidly. Some changes are predictable and evolve over time, while others appear suddenly and unexpectedly. In some views, change is exceptional – something that happens only at certain times. In others, change is the normal condition of organizational life, with societes, individuals and organizations constantly adjusting and realigning.

Although change can be contextualized in many ways, this dissertation focuses on organizational change. Organizations change for several reasons. They may seek to improve performance, remain competitive, respond to crises, adopt new technologies, or adapt to market or regulatory shifts. Consequently, the study of change has produced a wide range of theories and approaches. Some theories explain why change happens by examining drivers such as internal power dynamics, leadership decisions, technology, markets, or crises. Some theories examine how change unfolds, emphasizing the step-by-step processes, events, and interactions through which change becomes reality, while other theories describe the nature of change, distinguishing between gradual and continuous change, large-scale transformation, or carefully planned and structured change.

Despite the wealth of research, organizations continue to struggle with change. Many change initiatives fail to achieve their goals, and there is no single proven recipe that guarantees successful change. Existing change management approaches can be confusing or even contradictory, leaving organizations with a wide array of options but little clarity about which methods to choose. As organizations face increasing complexity and multiple concurrent changes, the ability to manage change effectively has become essential for survival and success. Consequently, the topic of organizational change is a highly contemporary subject of research. As a dissertation’s scope is limited, this dissertation focuses on planned organizational change, meaning the intentional efforts that organizations undertake to move toward a desired future state. Planned change is deliberate; it is designed and managed through models, frameworks, and structured practices.

Many empirical advances depict specific contexts where organizations are managing distinct planned change initiatives or specific types of planned changes. Examples of these are, e.g., studies examining planned change management in mergers and acquisitions, IT system implementations, hybrid work/workplace changes, circular economy change or digital transformation. This dissertation, however, takes an integrative angle by examining how large companies manage planned change above and beyond distinct planned change initiatives. Consequently, this dissertation studies how large companies manage planned change in general, beyond individual planned change initiatives (e.g., change programs, projects etc.).

In this dissertation, research was carried out via three themes and, consequently, three articles. The first article explores who is responsible for planned change management in large companies. As existing planned change theories seem to partly overlook the roles of individuals, teams, and networks dedicated to planned change management, the first part of the dissertation examines what kinds of “change organizations” (networks, teams and individuals) dedicated to planned change management exist in large companies. The second article assesses what kinds of change management practices are used in planned change management across industries. In parallel, it studies how change management practices relate to change management models. The third article adopts a wider perspective by empirically studying organizational change capability (OCC). Although the concept of OCC is recognized as important, current definitions are vague and mostly theoretical. The third article therefore explores what large organizations themselves consider as the key elements of organizational change capability.

This dissertation draws on principles of engaged scholarship by involving practitioners early in the research process to ensure the findings are both academically grounded and practically meaningful. Applying an engaged scholarship approach, this dissertation’s research questions are explored through a qualitative multiple case study involving eleven large companies in Finland. A total of 33 executives, managers, and specialists dedicated to planned change management in their respective organizations were interviewed.

This dissertation’s main contribution is in disclosing, via an empirically grounded approach, how large companies manage planned organizational change in general – beyond specific planned change initiatives. As regards more specific theoretical contributions, this dissertation contributes to theorizing on planned change management, the literature on change management practices as well as theorizing on organizational change capability, via itse three articles. Furthermore, based on the findings of this dissertation, an empirically grounded framework for developing organizational change capability in planned change management is presented. Using this approach, planned change management may be analyzed and developed in organizations – beyond specific change initiatives.

<b>Muutosten Johtaminen Suuryrityksissä. Muutosorganisaatiot, Muutoshallinnan ja -Johtamisen Käytänteet ja Organisaatioiden Muutoskyvykkyys</b>

Jo vuosikymmenten ajan tutkijat ovat todenneet, että muutoksen vauhti kasvaa ja kiihtyy. Viimeaikaiset globaalit tapahtumat kuten COVID-19 -pandemia, geopoliittiset mullistukset, ympäristö- ja ilmastohaasteet sekä teknologinen disruptio osoittavat, että muutos vaikuttaa yhteiskuntiin, luontoon, organisaatioihin ja yksilöihin kaikkialla. Pitkän aikavälin trendit kuten digitalisaatio, väestörakenteen muutokset, globalisaatio, ilmastonmuutos ja uudet teknologiat muokkaavat maailmaamme nopeasti. Osa muutoksista on ennakoitavissa ja kehittyy hitaammin, kun taas toiset muutokset ovat äkillisiä ja odottamattomia. Joidenkin näkemysten mukaan muutos on poikkeuksellista, kun taas toisen katsannon mukaan muutos on normaali tila, jossa organisaatiot, yksilöt ja yhteiskunnat jatkuvasti mukautuvat ja suuntautuvat uudelleen.

Vaikka muutosta voidaan tarkastella monista viitekehyksistä katsoen, tämä väitöskirja keskittyy muutokseen, joka tapahtuu organisaatioiden kontekstissa. Organisaatiot muuttuvat useista syistä. Ne voivat pyrkiä parantamaan suorituskykyään, säilyttämään kilpailukykynsä, vastaamaan kriiseihin, soveltamaan uusia teknologioita taikka sopeutumaan markkina- tai sääntelymuutoksiin. Organisaatiomuutoksen tutkimus onkin tuottanut laajan valikoiman lähestymistapoja ja teorioita. Osa teorioista pyrkii selittämään miksi muutos tapahtuu tarkastelemalla sen taustalla olevia tekijöitä kuten sisäisiä valtasuhteita, päätöksentekoa, teknologiaa, markkinoita tai kriisejä. Jotkut teoriat puolestaan tarkastelevat sitä, miten muutos etenee – korostaen vaiheittaista prosessia, tapahtumia ja vuorovaikutuksia, joiden kautta muutos konkretisoituu. Toiset teoriat edelleen kuvaavat muutoksen luonnetta, käsitellen esimerkiksi asteittaisia ja jatkuvia muutoksia, transformaatioita sekä suunniteltua muutosta.

Laajasta tutkimusperinteestä huolimatta organisaatiot kamppailevat muutosten kanssa. Monet muutoshankkeet epäonnistuvat tavoitteissaan eikä ole olemassa yhtä todistetusti toimivaa lähestymistapaa, joka varmistaisi muutoksen onnistumisen. Olemassa olevat muutoshallinnan ja muutosjohtamisen mallit voivat myös olla osittain ristiriitaisia. Organisaatioiden kohdatessa kasvavaa kompleksisuutta ja useita päällekkäisiä muutoksia, kyky hallita ja johtaa muutosta tehokkaasti on muodostunut elintärkeäksi organisaatioiden selviytymiselle ja menestykselle. Siksi organisaatiomuutoksen tutkimus onkin erittäin ajankohtainen aihe.

Tämä väitöskirja keskittyy organisaatioiden suunnitellun muutoksen (planned change) hallintaan ja johtamiseen. Suunniteltu muutos on tietoista; sitä suunnitellaan, hallitaan ja johdetaan mallien, viitekehysten ja rakenteisten käytäntöjen avulla. Merkittävä määrä empiiristä tutkimusta on tarkastellut tilanteita, joissa organisaatiot hallitsevat ja johtavat yksittäisiä suunniteltuja muutoshankkeita tai tietyn tyyppisiä suunniteltuja muutoksia. Tällaisia ovat esimerkiksi muutoksen hallinta ja johtaminen yritysostoissa ja fuusioissa, IT-järjestelmämuutoksissa, hybridityötä koskevissa muutoksissa, kiertotaloussiirtymissä tai digitaalisessa transformaatiossa. Edeltävä tutkimus selvittää suunnitellun muutoksen hallintaa ja johtamista spesifin muutoshankkeen tai -tyypin yhteydessä. Tämä väitöskirja ottaa kokonaisvaltaisen näkökulman ja tarkastelee sitä, miten suuret yritykset hallitsevat ja johtavat suunniteltua muutosta yleisesti, ilman yhteyttä tiettyyn muutoshankkeeseen (kuten muutosprojektiin tai -ohjelmaan). Väitöstutkimus toteutettiin kolmen teeman ja kolmen artikkelin kautta. Ensimmäinen artikkeli tutkii, ketkä organisaatioissa ovat vastuussa suunnitelluista muutoksista. Koska olemassa olevat suunnitellun muutoksen teoriat näyttävät osittain sivuuttavan suunniteltuun muutokseen keskittyviä rooleja, väitöskirjan ensimmäinen osa tarkastelee, millaisia "muutosorganisaatioita" (verkostoja, tiimejä ja yksilöitä) suurissa yrityksissä on. Toinen artikkeli selvittää eri toimialoja läpileikkaavasti, millaisia muutoshallinnan ja muutosjohtamisen käytäntöjä organisaatioissa käytetään. Samanaikaisesti, artikkeli tutkii miten muutoshallinnan ja muutosjohtamisen käytännöt limittyvät osiksi muutoshallinnan ja -johtamisen malleja. Kolmas artikkeli tarkastelee organisaation muutoskyvykkyyden käsitettä empiirisesti. Vaikka muutoskyvykkyys tunnistetaan nykytutkimuksessa tärkeäksi, sen nykyiset määritelmät ovat epämääräisiä ja pääosin aiemmasta kirjallisuudesta johdettuja. Väitöskirjan kolmas artikkeli tarkasteleekin, mitä suuret organisaatiot itse pitävät muutoskyvykkyyden keskeisinä elementteinä.

Soveltaen osallistavaa tutkimusotetta (engaged scholarship), väitöskirjan tutkimuskysymyksiä tarkastellaan laadullisen monitapaustutkimuksen avulla, otoksen käsittäessä yksitoista suurta yritystä Suomesta. Tutkimuksessa haastateltiin yhteensä 33 johtajaa, päällikköä, esihenkilöä ja asiantuntijaa, jotka ovat vastuussa suunnitellun muutoksen johtamisesta omissa organisaatioissaan. Aineistoa kerättiin pääosin puolistrukturoiduin teemahaastatteluin.

Tämän väitöskirjan keskeinen anti on empiirisesti osoittaa, miten suuret yritykset hallitsevat ja johtavat suunniteltuja organisaatiomuutoksia yli yksittäisten muutoshankkeiden. Väitöskirja tuo uutuusarvoisia näkökulmia suunnitellun muutoksen johtamisen, muutosjohtamisen käytäntöjen sekä organisaation muutoskyvykkyyden teorioihin, kolmen artikkelinsa kautta. Lisäksi väitöskirjan empiiristen tulosten pohjalta on johdettu viitekehys organisaation muutoskyvykkyyden kehittämiseksi suunnitellun muutoksen johtamisessa. Tätä lähestymistapaa voidaan hyödyntää organisaatioissa suunnitellun muutoksen johtamisen analysointiin ja kehittämiseen – yli yksittäisten muutoshankkeiden. Tämä väitöskirja tarjoaa organisaatioille jäsennellyn viitekehyksen muutoskyvykkyytensä arvioimiseksi ja kehittämiseksi suunnitelluissa muutoksissa.