Ennakoiva varjoinformaatioteknologian hallinta

Abstract

Tämän Pro gradu -tutkielman tavoitteena on selvittää, millaisilla erilaisilla ennakoivilla menetelmillä ja toimenpiteillä tarvetta varjo-IT:n käyttöön voidaan yrityksissä vähentää tai tehdä siitä ainakin hallitumpaa ja näkyvämpää. Tutkielma suoritettiin laadullisena tutkimuksena ja siihen haastateltiin kahdeksaa Turun alueen IT- tai tietohallintojohtajaa. Tutkielman aihetta lähestytään varjo-IT:n, sen hallinnan ja uusien teknologisten ratkaisuiden omaksumisen näkökulmasta.

Toimintaa jossa työntekijät ja yritysten liiketoimintayksiköt täydentävät yrityksen virallista IT-infrastruktuuria epävirallisella informaatioteknologialla, ilman yrityksen IT-osaston tietoa tai hyväksyntää, kutsutaan englannin kielisessä kirjallisuudessa termillä shadow information technology (shadow IT) eli suomeksi varjoinformaatioteknologiaksi (varjo-IT). Varjo-IT:n epämuodollisuus ja sen ilmenemisen näkymättömyys kuitenkin tekevät siitä vaikean ilmiön hallita. Varjo-IT:n hallinnan tulisikin lähteä siitä, että ymmärretään syyt siihen, miksi työntekijät ja liiketoimintayksiköt haluavat käyttää varjo-IT:tä. Ymmärtäessään paremmin työntekijöidensä ja liiketoimintayksiköidensä käyttäytymistä, yritysten on helpompi lähteä rakentamaan hallintarakenteita varjo-IT:tä varten ja suunnitella ja käyttää erilaisia ennakoivia menetelmiä, jotka perustuvat varjo-IT-ratkaisujen käytön syihin.

Tutkimuksen perusteella saatiin selville, että ennakoiva varjo-IT:n hallinta tarkoittaa vahvaa ymmärrystä siitä, mitä varjo-IT nykypäivänä tarkoittaa ja hyvää yrityksen toimintaympäristön ja siinä ilmenevien tekijöiden tuntemista ja näiden kahden asian yhteensovittamista siten, että tarve varjo-IT:n hyödyntämiselle vähenee tai siitä tulee ainakin hallitumpaa ja tiedostetumpaa. Tutkimuksen perusteella hyviä ennakoivia varjo-IT:n hallintamenetelmiä ovat ohjeistus, tiedottaminen, kommunikaatio ja se, että IT-osasto tarjoaa hyvää asiakaspalvelua ja sellaisia ratkaisuja ja palveluita, joita heidän asiakkaansa haluavat käyttää.

Tämän tutkimuksen perusteella voidaan sanoa, että yritysten tulisi käyttää erilaisia ennakoivia varjo-IT:n hallintamenetelmiä, jos ne haluavat vähentää varjo-IT:n ilmenemistä toiminnassaan tai tehdä siitä ainakin hallitumpaa ja IT-osaston tietoista.