Projektinhallinnan merkitys muutoksen suunnittelussa : Miten projektinhallinnan keinoin voidaan tukea muutosaloitteen suunnittelua?

Abstract

Tämä tutkielma tarkastelee muutoksen suunnittelua, eli toimia, joita harjoitetaan ennen kuin muutos implementoidaan. Aiempi tutkimus on painottunut tarkastelemaan muutosprosessin vaiheista erityisesti toteutuksen haasteita. Koska suunnittelulla luodaan muutosaloitteen perusta, ja koska suunnittelu ja toteutus ovat yhteydessä, on tärkeää tutkia muutoksen alkuvaiheita. Erilaisista muutoksen tyypeistä tarkastelu on rajattu suunniteltuun muutokseen, jonka yksi ominaispiirre on ennalta visioitu päämäärä. Suunnitellun muutoksen kautta toteutetaan useita merkittäviä kilpailukykyä ylläpitäviä organisaatiomuutoksia, kuten rakenteen, teknologian tai kulttuurin muutoksia. Aiempi tutkimus osoittaa systemaattisesti, että muutosaloitteet kuitenkin epäonnistuvat suurella todennäköisyydellä, jonka usein arvioidaan olevan noin 70 %. Osana muutoksen hallinnan tutkimuskenttää muutoksen suunnittelussa pidetään kriittisenä muun muassa nykyisestä tilanteesta irrottautumista sekä ihmisten kokemusta ja ymmärrystä muutosta kohtaan. Suunnitteluvaiheen haasteita on pyritty ratkomaan erityisesti johtajuuden avulla; johdon tehtävä on vastata haasteisiin esimerkiksi kommunikoinnin ja osallistamisen kautta.

Vaikka muutoksen suunnittelun haasteisiin on pyritty vastaamaan, muutosaloitteet suurella todennäköisyydellä eivät täytä asetettuja tavoitteita. Näin ollen muutoksen suunnittelu kaipaa täydentäviä tai tukevia keinoja. Projektinhallinta tutkimuskenttänä korostaa optimoinnin lisäksi nimenomaan suunnittelua. Kuten muutos, myös projekti etenee vastaavien vaiheiden kautta kohti asetettua tavoitetta. Projektin suunnittelussa korostuu muun muassa aikataulutus sekä resurssien ja epävarmuuksien arviointi. Projektinhallinnan näkökulma muutoksen suunnitteluun on mekaanisempi verrattuna muutoksen hallinnan sosiaalisia tekijöitä korostavaan otteeseen. Projektin suunnittelun painopisteet ja vahvuudet ovat osittain erilaisia verrattuna muutoksen suunnitteluun.

Tarkastelemalla ja vertailemalla muutoksen ja projektin hallinnan keinoja tukea muutosaloitteen suunnitteluvaihetta ja vastata suunnittelun keskeisiin haasteisiin, tämä tutkielma pyrkii vastaamaan kysymykseen siitä, miten projektin hallinnan keinoin voidaan tukea muutoksen suunnittelua. Tutkielma on toteutettu kirjallisuuskatsauksena hyödyntäen pääosin kansainvälisiä, vertaisarvioituja artikkeleja ja teoksia. Tulokset osoittavat, että projektin hallinnan keinojen soveltaminen muutoksen suunnittelun tukena on hyödyllistä tai jopa tarpeellista. Erityisesti projektin suunnittelun vahvuudet liittyen aikatauluttamiseen sekä epävarmuuksien, valmiuksien ja resurssien arviontiin voivat tukea muutoksen valmistelua. Tuloksia tukevat muun muassa havainnot projektin ja muutoksen käsitteiden yhteydestä sekä tutkimuskenttien yhteiset elementit, ja toisaalta niiden omat painopisteet ja vahvuusalueet, joita voidaan parhaimmillaan yhdistää toisiaan tukevina. Kirjallisuuskatsauksen perusteella huomataan myös, että vaikka projektin ja muutoksen suunnittelu käytännön ilmiöinä ovat tiivissäkin yhteydessä, tutkimusaloina ne ovat erilliset.