Ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen hankintatoimessa

Abstract

Ohjelmistorobotiikka on yksi hankinnan 4.0 teknologioista, jota hyödynnetään liiketoimintaprosessien automatisoimiseksi osana meneillään olevaa neljättä teollista vallankumousta. Teollisuus 4.0:ssa korostuu digitaalisten teknologioiden integrointi liiketoimintaympäristöihin suorituskyvyn parantamiseksi, johon ohjelmistorobotiikka voi tarjota merkittäviä ratkaisuja. Kyseinen teknologia perustuu sääntöpohjaiseen automaatioon, jonka avulla organisaatiot voivat tehostaa hallinnollisia ja rutiininomaisia tehtäviä. Hankintatoimessa ohjelmistorobotiikan hyödyntämispotentiaali on suuri, sillä suuri osa hankinnan työtehtävistä on toistuvia ja sääntöpohjaisia. Vaikka ohjelmistorobotiikkaa on tutkittu kasvavissa määrin organisaatioiden liiketoimintaprosessien automatisointiin, tutkimus hankintatoimen osalta on edelleen vähäistä.

Tämän tutkimuksen tavoitteena on lisätä ymmärrystä ohjelmistorobotiikan soveltamisesta hankinnan prosesseihin sekä tarjota teoreettinen viitekehys, joka tukee yrityksiä teknologian käyttöönotossa ja sen vaikutusten arvioinnissa. Soveltamismahdollisuuksia tarkastellaan hankinnan keskeisten prosessien, kuten toimittajan valinnan, ostotilaus- sekä seuranta- ja arviointiprosessien näkökulmista. Kyseisen teknologian vaikutuksia hankintatoimeen analysoidaan operatiivisella, strategisella ja organisatorisella tasolla. Tutkimus tarkastelee myös hankintatoimen ajankohtaisia kehitystrendejä ja arvioi, voiko ohjelmistorobotiikan hyödyntäminen tukea hankinnan kehitystä ja tarjota kehitystrendien mukana ilmeneviin haasteisiin ratkaisuja.

Tutkimus on toteutettu kirjallisuuskatsauksena, jossa aineisto on koottu tieteellisen lähdekirjallisuuden pohjalta. Aineistona on hyödynnetty tieteellisiä tutkimuksia, kirjallisuuskatsauksia sekä akateemisia kirjoja. Aineiston valitsemisessa on painotettu tutkimusten tieteellistä näkökulmaa, ajankohtaisuutta sekä tuoreutta.

Tutkimustulokset osoittavat, että ohjelmistorobotiikka soveltuu useisiin hankinnan prosesseihin hyödynnettäväksi. Ohjelmistorobotiikalla voidaan muun muassa tehostaa hankinnan prosesseja, parantaa tiedon laatua ja prosessien läpinäkyvyyttä sekä mahdollistaa henkilöstöresurssien kohdentamisen strategisempiin tehtäviin. Kyseinen teknologia osoitettiin sopivaksi muun muassa toimittajan hyväksymisprosessiin, tarjouspyyntöjen luomiseen, ostotilausten käsittelyyn sekä toimittajien suorituskyvyn raportointiin. Tutkimuksessa analysoitiin myös teknologian hyödyntämiseen liittyviä haasteita, joita ovat esimerkiksi tietoturvariskit, prosessituntemuksen heikentyminen, osaamisen puute tai kustannussäästöissä epäonnistuminen. Vaikka ohjelmistorobotiikka tukee hankinnan digitalisoitumista ja vastuullisen toiminnan edistämistä, se ei yksinään ratkaise digitalisaation ja toimintaympäristön muutosten tuottamia haasteita. Tutkimuksen perusteella ohjelmistorobotiikka tarjoaa mahdollisuuksia hankinnan kehittämiseen, mutta teknologian onnistunut käyttöönotto vaatii huolellisesta suunnittelua, tehokasta muutosjohtamista sekä johdon tukea.